Итак, с 1 января 2013 года действует новый закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. N 402-ФЗ. Он разрешил организациям самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, используемых в работе. Как известно, первичные документы важны не только для целей бухучета, но и в налогообложении для принятия расходов в целях статьи 252 НК. Мы подготовили обзор часто задаваемых вопросов о первичке и предлагаем его Вашему вниманию.
1. Как правильно оформить использование в работе унифицированных форм Госкомстата?
С 2013 года организации вправе оформлять факты хозяйственной жизни, как унифицированными формами первичных документов, так и разработанными самостоятельно. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (письмо Минфина России от 06.05.2013 N 03-03-06/1/15770).
Унифицированные формы документов, утвержденные Госкомстатом, как правило, содержат все реквизиты, поименованные в статье 9. Поэтому могут быть утверждены организацией в качестве первичных документов, используемых в работе.
Унифицированные формы содержат не только обязательные, но и дополнительные реквизиты (номер формы, гриф "утверждено", дату и номер приказа Госкомстата об утверждении). Поскольку эти реквизиты не относятся к обязательным, организация может делать с ними все, что угодно. Удалить их из унифицированной формы, вместо «утверждено Госкомстатом» указать дату и номер приказа руководителя об утверждении форм к применению в организации.
Также организация вправе использовать форму в том виде, в котором она утверждена Госкомстатом. То есть не вносить в нее никаких изменений. Указание в применяемой форме документа даты, номера приказа руководителя вместо реквизитов Госкомстата не обязательно и на правомерность использования данной формы в качестве первичного документа не влияет.
Важно, чтобы руководитель утвердил применяемые в работе первичные документы в учетной политике. При этом прикладывать к ней пустые бланки не нужно, достаточно написать, что применяются унифицированные формы Госкомстата.
2. Как правильно оформить использование в работе регистров программы 1С-бухгалтерия?
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах должны своевременно регистрироваться и накапливаться в регистрах бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета перечислены в статье 10 Закона N402-ФЗ. Формы, используемых в работе регистров, утверждаются руководителем организации. В качестве приложения к учетной политике распечатывать регистры не обязательно. Достаточно закрепить в учетной политике, что применяются формы регистров из программы 1С.
Обязана ли организация применять унифицированные формы по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1?
По мнению Роструда, с 1 января 2013 года коммерческие организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Главное - соблюсти требование статьи 9 Закона N402-ФЗ о наличии всех обязательных реквизитов.
Однако положения статьи 9Закона N 402-ФЗ можно применить к трудовым документам только отчасти. Приведем несколько примеров.
Так, указанной статьей предусмотрена возможность составления первичного документа в электронном виде. Но Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты по учету труда такой возможности не допускают. Например, в пункте 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, определено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме.
Пунктом 7 Положения о командировках предусмотрено, что отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которыми определяется фактический срок пребывания в месте командировки, должны проставляться непосредственно в командировочном удостоверении (форма NТ-10) и заверяться подписью полномочного должностного лица, а также печатью организации, в которую командирован работник. Поэтому проставление печатей принимающей организации является обязательным в силу прямого указания Положения о командировках, тогда как в перечень обязательных реквизитов такие показатели не включены.
Личная карточка работника (форма NТ-2) должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
В то же время данные сведения не входят в перечень обязательных реквизитов, приведенный в статье 9 Закона N 402-ФЗ.
Поэтому, в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, поскольку они содержат всю необходимую для учета труда информацию.
3. Какой документ необходим заказчику транспортных услуг для подтверждения расходов на доставку при исчислении налога на прибыль?
Согласно статье 252 НК РФ расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (в частности, с Законом N 402-ФЗ). С 1 января 2013 года организации используют самостоятельно разработанные формы первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона N 402-ФЗ.
При этом, обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Именно к таким документам и относится транспортная накладная. Ведь согласно пункту 2 статьи 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной. Транспортная накладная является перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза.
Форма и порядок заполнения транспортной накладной установлены Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (далее - Правила). Мнение о необходимости применения транспортной накладной по утвержденной Правилами форме было озвучено Минфином России в письмах от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36, от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014. Поэтому, если организация получила транспортную накладную отличную от утвержденной формы, налоговые органы могут исключить расходы на доставку в целях налогообложения.
4. Можно ли самостоятельно разработать форму путевого листа и указывать в качестве маршрута «по городу»?
С 1 января 2013 года организации используют самостоятельно разработанные формы первичных документов. Однако обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Их применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. В соответствии с пунктом 2 статьи 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Поэтому, если нет перевозок пассажиров, багажа и грузов, если работник ездит только один и без груза, то не запрещаются поездки на легковом автомобиле без оформления путевого листа на транспортное средство по вышеизложенным правилам.
При этом расходы в целях налогообложения должны быть обоснованы и подтверждены документально. Путевой лист — первичный документ, подтверждающий произведенные расходы на ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации именно в служебных целях.
Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Поэтому путевой лист, не содержащий информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (Постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.2013 г. N Ф06-3844/13 по делу N А55-26509/2012).
Таким образом, организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа, ограничившись реквизитами, поименованными в статье 9 Закона N402-ФЗ. При этом в ней также целесообразно указывать информацию, подтверждающую использование автомобиля в служебных целях, в частности маршрут движения.
Аудитор, Куратор по вопросам налогообложения и бухучета ООО «ПРАВОВЕСТ Аудит» Ирина Остафий
Приглашаем Вас принять участие в ближайшем Круглом столе, который состоится 3 октября 2013 г. и 14 ноября на тему: «Изменения в налогах, бухучете, Гражданском кодексе в 2013 году».
Мы будем рады Вам и ждем Ваших вопросов!
Искренне Ваш,
«ПРАВОВЕСТ Аудит»
Звоните: 8 (495) 134-32-23
Пишите: info@pravovest-audit.ru