Оформление и учет выявленной недостачи зависит от двух ситуаций.
Ситуация 1. Если недостача была выявлена при вскрытии коробок (например, при приемке кладовщик пересчитывает общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недостача), зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
Ситуация 2. Если же при приемке товаров кладовщик должен был пересчитать фактическое количество полученного товара (вскрыть все коробки), то обнаружение недостачи следует оформить актом инвентаризации.
Бухгалтерский учет и документы
Ситуация 1. После составления акта, как правило, оформляется претензия и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. В данном случае, в бухгалтерском учете стоимость недостачи товара списывается в порядке, установленном п. 60 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" (далее — Методические указания), утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н.
При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска, такие суммы недостач списываются покупателем со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» на основании решения руководителя.
Порядок списания сумм со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» аналогичен порядку, изложенному в пункте 29 Методических указаний.
Ситуация 2. Недостача товаров списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм — за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи товаров списываются на финансовые результаты (п. 30 Методических рекомендаций).
В материалах, представленных руководству организации для оформления списания сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации или специализированных организаций (п. 31 Методических рекомендаций).
Налог на прибыль
Для целей налога на прибыль недостача в пределах утвержденных норм естественной убыли стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, Письмо Минфина от 06.07.2015 N 03-03-06/1/38849).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены зависит от того установлено виновное лицо или нет.
Если виновное лицо установлено, то в этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717 (п. 1)):
- признания виновным суммы ущерба;
- вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).
В доходах необходимо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Если виновное лицо не установлено, то стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 29.12.2015 N 03-03-06/1/77005):
- постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (Письма Минфина от 01.02.2017 N 03-03-06/1/5078, от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177, от 16.12.2011 N 03-03-06/4/149);
- документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Ситуация 1. Оснований для признания в расходах суммы обнаруженной недостачи нет в связи с отсутствием документа из органов об отсутствии виновных лиц и расходы не направлены на получение доходов (п.1 ст.252 НК РФ).
Ситуация 2. Организация не собирается взыскивать с виновного лица нанесенный материальный ущерб и в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела по факту кражи обращаться не будет.
Статьей 238 ТК РФ закреплена обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время, согласно ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Независимо от того, будет признан работник виновным в недостаче или нет, основания для отражения в расходах суммы обнаруженной недостачи отсутствуют.
На основании ст. 240 ТК РФ работодатель может отказаться от взыскания ущерба с виновного работника, то есть освободить работника от определенной имущественной обязанности. Но, если работодатель установил размер ущерба, причину его возникновения и предел материальной ответственности работника, то отказ работодателя от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода, полученного им в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (ст.41, 209 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.06.2014 N 03-04-05/28925).
Кроме того, велика вероятность, что налоговый орган сочтет отказ от взыскания ущерба — выплатой в пользу работника в рамках трудовых правоотношений. Соответственно такая выплата будет квалифицирована как объект обложения страховыми взносами (п.1 ст.420 НК РФ).
Восстанавливать НДС, ранее правомерно принятый к вычету, нужно в тех случаях, которые указаны в п. 3 ст. 170 НК РФ. При этом недостача, обнаруженная в процессе инвентаризации имущества, к числу таких случаев не относятся (Решения ВАС РФ от 19.05.2011 N 3943/11, от 23.10.2006 N 10652/06).
При отсутствии документов, подтверждающих отсутствие виновных лиц и недоимку товара, есть риск, что налоговый орган доначислит НДС как при безвозмездной реализации товаров (п.1 ст.146 НК РФ). Налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и то обстоятельство, что имущество выбыло именно по указанным основаниям, без передачи его третьим лицам. В противном случае, списание имущества может быть расценено как его безвозмездная реализация, облагаемая НДС по правилам п.1 ст.154 НК РФ.
Таким образом, при наличии акта приемки товара или акта инвентаризации при списании недостачи, оснований для восстановления ранее принятого к вычету НДС нет, так же как и оснований для обложения данной операции НДС в качестве операции по безвозмездной передачи товаров третьим лицам. Однако гарантий, что претензий у налогового органа в данной ситуации не возникнет, нет.
Расходы на рекламу
Налог на прибыль
В соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ «О рекламе» (далее — Федеральный закон N 38-ФЗ) рекламой признается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.
Объект рекламирования — товар, средства индивидуализации юридического лица и (или) товара, изготовитель или продавец товара, результаты интеллектуальной деятельности либо мероприятие (в том числе спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари), на привлечение внимания к которым направлена реклама;
В целях налогообложения прибыли расходы на рекламу включаются в состав прочих расходов в соответствии с пп.28 п.1 ст.264 НК РФ. Пунктом 4 статьи 264 НК РФ предусмотрены виды рекламных расходов, относящиеся к нормируемым и ненормируемым для целей налогообложения прибыли.
Например, расходы на раздачу образцов товаров (проведение дегустации) прямо не поименованы в данном пункте, соответственно они могут быть учтены в расходах в размере, не превышающем 1 процента выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.
Расходы на рекламу должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст.252 НК РФ). Если организация проводит рекламную акцию, то необходимо оформить организационно-распорядительные документы и составить отчет о проведении данного мероприятия. Для обоснования и документального подтверждения можно утвердить маркетинговую политику организации.
Если раздача товаров не отвечает определению рекламы, например, товары передаются в качестве подарков (бонусов) клиентам компании (т.е. заранее определенному кругу лиц), то такая передача товаров считается безвозмездной. Расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с такой передачей, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются (п.16 ст.270 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.07.2017 N 03-07-11/46167)
НДС
Если стоимость товара, предназначенного для рекламных целей, не превышает 100 рублей, то он не облагаются НДС (пп. 25 п.3 ст.149 НК РФ) и организация обязана вести раздельный учет (п.4 ст.170 НК РФ). Если же стоимость рекламных товаров за единицу превышает 100 руб., то такая операция облагается НДС в общеустановленном порядке.
При безвозмездной передаче товаров (в том числе в рекламных целях) налоговая база по НДС определяется как стоимость данных товаров, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ, с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения в них налога на добавленную стоимость, то есть исходя из рыночных цен.
В случае невозможности определения рыночной цены товаров налоговую базу по НДС следует определять как стоимость этих товаров, исчисленную исходя из всех фактических расходов налогоплательщика на их приобретение (создание) и передачу (Письмо Минфина России от 20.07.2017 N 03-07-11/46167).