Восстановление трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Если трудовой договор утрачен, работодателю следует предпринять все возможные меры, направленные на его восстановление.

Работодатель вправе восстановить трудовой договор путем оформления его дубликата (ГОСТ Р 7.0.8-2013), т.е. повторного экземпляра подлинника, имеющего юридическую силу оригинала, который остается у работодателя.

Для этого необходимо:

• провести расследование причин утраты документов и по итогам такого расследования оформить документы, фиксирующие факт утраты и являющиеся основанием для их восстановления (приказ о создании комиссии и проведении расследования причин утраты документов; объяснения ответственных лиц; акт по результатам расследования; реестр утерянных документов);
• после завершения расследования издать приказ, в котором указать перечень утраченных документов и мероприятий по их восстановлению, сроки восстановления, а также указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации;
• направить письменный запрос работнику (бывшему или действующему) с просьбой предоставить в установленный срок его экземпляр трудового договора;
• на основе полученного от работника экземпляра трудового договора оформить дубликат и подписать его работником и работодателем;
• после оформления дубликата трудового договора возвратить работнику его экземпляр трудового договора.

Требования к оформлению дубликата:

• на первом листе дубликата следует сделать надпись «Дубликат. Изготовлен сторонами "___"________ ____ г.»;
• дубликат должен быть идентичен подлиннику и содержать те же сведения и условия, которые содержались в утраченном трудовом договоре, в том числе фразу «Экземпляр трудового договора получил»;
• датировать дубликат следует текущей датой, т.е. датой его подписания работником и работодателем;
• подписать дубликат трудового договора необходимо будет работнику и работодателю. От имени работодателя подписать дубликат и поставить печать должно лицо, уполномоченное в организации подписывать трудовые договоры-руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Если 2-й экземпляр трудового договора у работника отсутствует, то его можно восстановить путем оформления дубликата на основании имеющихся у работодателя документов, связанных с трудовой деятельностью работника: сохраненного у работодателя копии трудового договора, приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, личной карточки формы N Т-2, записей трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности и других.

Вышеуказанный порядок восстановления трудового договора подтверждается также разъяснениями на официальном сайте Роструда.

Если трудовой договор и иные кадровые документы восстановить вышеуказанным способом не удалось (например, не смогли найти работника, работник не отвечает на запрос или отказывается предоставить свой экземпляр договора, подписать дубликат), то необходимо оформить соответствующий Акт, в котором нужно указать:

• перечень документов, восстановление которых невозможно.
• какие меры предприняты для восстановления документов;
• причины, по которым невозможно получить подписи работников.

К данному акту необходимо приобщить документы, подтверждающие невозможность восстановления утраченной кадровой документации путем оформления дубликатов (запросы работникам о предоставлении документов, объяснительные записки работников, ответы на запросы с отказом предоставить или подписать документ, справки с банков и др.).

На основании составленного акта и имеющейся у работодателя документации, связанной с трудовой деятельностью работника, рекомендуем заново, текущей датой оформить трудовой договор и подписать его уполномоченным лицом работодателя, оставив его не подписанным со стороны работника. Причины отсутствия подписи работника в данном случае будут объяснены вышеуказанным Актом и приобщенными к нему документами.