123456

Отметки в путевых листах для целей налогового учета

Отметки в путевых листах для целей налогового учета

На балансе Организации есть несколько автомобилей, каждый из которых закреплен за своим водителем. Транспортные перевозки не являются основным видом деятельности Организации. Оформляется один путевой лист на месяц по каждому автомобилю.

Как в таком случае правильно отразить в путевых листах отметку о предрейсовых медицинских осмотрах водителей, чтобы принимать расходы на топливо в налоговом учете? Является ли такая отметка одним из обязательных реквизитов путевого листа? Нужно ли в рассматриваемой ситуации в путевом листе отражать отметку о проведении предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства?

Отметка о предрейсовом медицинском осмотре

Отметка в путевом листе о дате и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя — является одним из обязательных реквизитов путевого листа.

На это указывает п. 16 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, утверждающий обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее — Приказ Минтранса № 152). Согласно данному документу путевой лист применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

До сих пор нет единого мнения, должны ли использовать этот документ только транспортные организации, занимающиеся перевозкой пассажиров или грузов, либо им должны руководствоваться все организации, эксплуатирующие тот или иной вид транспорта. Арбитражная практика по этой проблеме противоречива.

Полагаем, что в случае отсутствия отметок о предрейсовом медицинском осмотре в путевом листе негативных налоговых последствий быть не должно. В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Минфин РФ разъяснял (например, письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547), что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Подтверждает данную позицию и арбитражная практика (например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N А53-26379/2010).

Хотя исключить претензии налоговых органов нельзя.

Поэтому во избежание претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем Организации независимо от вида деятельности выполнять требования к обязательным реквизитам путевого листа, форма которого утверждается к применению руководителем организации. Тем более, что по мнению Минфина РФ при разработке собственной формы путевого листа необходимо, чтобы он содержал все обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса N 152, независимо от вида деятельности организации (например, письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

В соответствии с п. п. 9, 10 Приказа Минтранса N 152, путевой лист оформляется на день или срок, не превышающий месяца, на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом.

29 января 2002 г. Минздравом России совместно с Минтрансом России утверждены Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств».

В соответствии с указанными выше Методическими рекомендациями в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо организовать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств. Предрейсовые медицинские осмотры проводятся прошедшими специальное обучение медицинскими работниками (врачами, фельдшерами, медицинскими сестрами).

Предрейсовый медицинский осмотр производится перед началом рабочей смены водителей.

Кроме того, в силу п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ) проведение медицинских осмотров водителей и технических осмотров транспортных средств (ТС) является мерой, направленной на обеспечение безопасности дорожного движения юридическими лицами и ИП при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией ТС. Причем эти осмотры обязаны проводить юридические лица и ИП, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (п. 4 ст. 20 Закона N 196-ФЗ).

Есть примеры судебных решений подтверждающих, что действие указанного Закона, а также подзаконных актов, предусматривающих обязанность проводить медосмотры водителей, распространяется на все организации, эксплуатирующие ТС (они тоже осуществляют перевозку пассажиров — сотрудников компании), а не только на организации, осуществляющие перевозки пассажиров и грузов (транспортные организации) (постановления ФАС ЗСО от 16.10.2008 N Ф04-6445/2008(14518-А75-6), ФАС ВВО от 03.06.2008 N А82-9455/2007-29, ФАС ПО от 15.01.2010 N А72-4961/2009).

Таким образом, каждой организации следует проводить медицинские осмотры водителей автомобилей и проставлять отметки о проведении медосмотров в путевом листе.

Отметка о предрейсовом контроле технического состояния

Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства — тоже является обязательным реквизитом путевого листа (п.16.1 Приказа Минтранса N 152). Такая отметка проставляется контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется его подписью с указанием фамилии и инициалов. Отвечает за это работник субъекта транспортной деятельности, осуществляющий допуск транспортных средств к эксплуатации.

Данный контроль проводится ежедневно, то есть и отметку на путевом листе необходимо ставить ежедневно (п. 2.5 Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации (Утверждены Приказом Минтранса России от 15.01.2014 N 7))

Таким образом:

  1. отметку о предрейсовом осмотре водителя нужно проставлять в путевом листе перед началом рабочего дня водителя, т.е. ежедневно.
  2. кроме этого нужно делать отметку о прохождении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
  3. учитывая, что организация вправе разработать свою форму путевого листа, в бланке путевого листа, оформляемого на месяц, следует предусмотреть возможность отражать указанные отметки каждый день, когда автомобиль выезжает с места стоянки.

По нашему мнению, в путевой лист следует включить таблицу для проставления соответствующих необходимых отметок (в т.ч. на оборотной стороне путевого листа), т.е. в ней можно указывать: в одной графе — дату и время осмотра, а в другой медицинский работник будет заверять факт проведения контроля своим штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

08.02.2018

Эксперты «Правовест Аудит»