Автоматизация «управленки» в 2022 году

Сложности с ПО для управленческого учета в текущей ситуации

Что использовалось именно как ПО по учету и управлению финансами компаний? В первую очередь — это крупные ERP системы: Microsoft Axapta, Oracle, SAP, BI. Есть мелкие решения — это Microsoft Office, Excel и Google Sheets, Google Docs. Сейчас эти возможности будут пропадать.

Соответственно, что остается? Из крупных ERP систем я бы выделил компанию 1С и всякие ее продукты. Это достаточно мощный игрок, который решает много разных задач. Есть также общие решения: это Яндекс (Диск) с его Excel, ФинГрад и всевозможные Облачные решения.

Что можно сказать про эти системы? 1С отлично решает задачи первичного учета. То есть это: 1С-бухгалтерия, ЗУП, ERP, УТ, всякие специальные продукты1С: Молокозавод, ЮвелирСофт и т.п. — которые отлично справляются с обработкой первички. Это их большое преимущество. Конечно, сегодня прошла новость, что они тоже поднимают стоимость лицензионных ключей, но это не то что фейк — это касается только USB-ключей, в которых у них носители. Я думаю, что с USB-ключами они разберутся. Локальная стоимость подорожала там в 10 раз, но это все временно, я думаю.

Яндекс (Диск). Это попытка сделать Excel. Соответственно, по Excel что-то получается, что-то не получается. Часто такой Excel намного более тяжелый, чем Google, то есть он грузится дольше, работает хуже. Часто в Google хранили какую-то информацию, которую хотели, чтобы не была в общем доступе, делали разграничение прав. В Яндексе такого нет. В общем, полностью повторить свойства Google у них не получилось.

Есть ФинГрад, который, в отличие от ERP, не решает всех задач, но задачи сбора управленческой и финансовой отчетности он закрывает легко. Соответственно, ФинГрад включен в реестр отечественного софта Минкомсвязи.

Следующее — это Облачные решения (ПланФакт, Финолог, ФинТабло и др.). Их достаточно много. Они по-своему хорошие. Они очень красивые, достаточно дешевые. У них есть несколько недостатков. Первый — это единое Облако. Для многих компаний это неприемлемо. Второй факт — это то, что это Облако может находиться и за рубежом. И третье — что все эти компании полноценно делают только отчет о движении денежных средств. Отчет о прибылях и убытках они уже делают плохо, баланс не сводят вообще. То есть это отличные решения только для малого бизнеса — можно свести деньги.

Но мы говорим про полноценный управленческий учет, который нужен для принятия решений. То есть вы должны смотреть вперед, видеть информацию достоверно, оперативно, раскрываемо, актуально, с аналитикой. Иными словами, не просто видеть: деньги ушли, деньги пришли, а смотреть: какой товар приносит прибыль, какая услуга приносит прибыль, какой контрагент должен.

Например, инвестор просит отчеты за январь (сейчас март), а главный бухгалтер говорит, что отчетность за январь будет только в апреле, когда будет отчетность за весь квартал. Закроет квартал — сделает отчетность. Инвестор хочет отчетность сейчас, в марте. А главный бухгалтер не может ее собрать. Инвестор в ужасе, и непонятно, что ему делать, потому что он хочет видеть картину в реальном времени.

Варианты решений для автоматизации управленческого учета

Если у вас уже есть какая-то ERP текущая, то мы предлагаем ее не трогать. Потому что в нормальной компании внедрение ERP — это где-то от полутора лет до трех, с непонятными рисками, с непонятным результатом. Поэтому, то что у вас работает — даже если оно попало под санкции — лучше оставить. Как вариант — находить неавторизированных сотрудников, которые могут это поддерживать.

Google Sheets — с ними вопрос. Потому что в какой-то момент (а это может быть любой момент) Google может отключить нас от всего, что связано с Google. Соответственно, вся информация потеряется в один день. Google Sheets требуется замена.

Такой пример: «Додо Пицца», ее самарская франчайзи — это самая крупная франчайзи «Додо Пиццы» — перешел с Google Sheets в 2021 году за один месяц. У них много оперативной информации было в этих документах. Мы перевели всё в ФинГрад. Это заняло по всему этому «Додо-Самара» один месяц.

Сеть магазинов «Для взрослых» вела в Google Sheets оперативные взаиморасчеты между бизнес-единицами. Это проект уже 2022 года. Там у одного юрлица могут быть разные счета: для импорта, для розницы, для маркетплейсов, есть займы между своим юрлицами. Перевод этих расчетов в Финград занял две недели, вместе с обучением и запуском в продуктовое использование.

Excel. С ним риск блокировки заметно меньше, если он у вас не по подписке конечно, а куплен разово. Соответственно, вы можете его использовать. Есть некоторый риск, что не будет проходить обновление. Но вопрос заключается в том, что отчетность в Excel — это очень трудоемко и с ошибками. Первый риск заключается в том, что вы собираете информацию, ошибаетесь в момент переноса. Второй момент, что вы перенесли все правильно, но эта информация не обновилась, в бухгалтерию пришла новая информация — в Excel уже никто не обновляет. Соответственно, у Финград есть клиенты, которые отказались от Excel за два дня; есть клиенты, которые отказались от Excel полностью за месяц. В принципе, эта работа для нас понятна. Если что-то ведете в Excel, мы заменяем.

Это всё было про добрый умысел. Я лично в своей практике регулярно сталкивался со злым умыслом, когда или кассир, или какой-то управляющий, от отчета которого зависит его KPI, подделывал отчетность. И на уровне Excel это очень тяжело контролируется. Допустим, в Группе компаний Аркадия Новикова каждый управляющий отправлял в Excel отчет по своему ресторану, чтобы получить какой-то свой бонус. Проверить его было практически невозможно. После того, как Группа компаний работает в ФинГраде, управляющий или главный бухгалтер, кто отвечает за отчетность, готовит отчетность в ФинГраде, и, соответственно, эта отчетность проверяется, вплоть до каждого блюда, по каждой покупке.

И следующий момент, который тоже сейчас стал очень актуален, — это контроль расходов. Момент оплаты — это важный момент, когда можно провести переговоры.

Про планирование. Все понимают под ним разное. Некоторые — план платежей на завтра, некоторые — план на год. Сейчас, я думаю, на год уже никто особо не строит, но планировать доходную и расходную часть на ближайшие несколько месяцев все равно надо.

Вот в крупном холдинге, компании «Р-Фарм» построение системы контроля расходов прошло в Финграде за два месяца. При том, что у них есть система Axapta, в котором ведется ERP.

Ну и, помимо контроля денег, контроль основных показателей — прибыль/убытки, дебеторка/кредиторка, запасы — всё это как раз делается с помощью трех отчетов, полноценно работающих в Финград — Отчет о движении денег, Отчет о прибылях и убытках, Управленческий баланс.