Расходы на подарки с логотипом 2025: как избежать ошибок в налоговом учете (прибыль и НДС)

Налог на прибыль: рекламные или представительские расходы?

Учет расходов на сувениры, передаваемые контрагентам, во многом зависит от того в рамках какого мероприятия они передаются:

1. имеет место рекламная акция (расходы на рекламу налог на прибыль);
2. проведен официальный прием и обслуживание представителей других организаций (представительские расходы налог на прибыль).

Согласно под. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, относятся к прочим расходам. Расходы на рекламу учитываются для целей налогообложения с учётом особенностей, установленных п. 4 ст. 264 НК РФ.

Так, согласно ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе»:

Реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

Объект рекламирования — товар, средства индивидуализации юридического лица и (или) товара, изготовитель или продавец товара, результаты интеллектуальной деятельности либо мероприятие (в том числе спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари), на привлечение внимания к которым направлена реклама.

Согласно Разъяснениям ФАС России от 14.06.2012 под неопределенным кругом лиц понимаются те лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования. Под рекламой понимается определенная неперсонифицированная информация, направленная на продвижение определенного объекта рекламирования, даже если она направляется по определенному адресному списку.

В своих последних разъяснениях, Минфин РФ (со ссылкой на Письмо ФАС России от 21.09.2023 № КТ/76869/23) настаивает на том, что сама по себе сувенирная продукция с нанесением на нее логотипа организации не может быть расценена как реклама. А вручение её клиентам компании является распространением среди заранее определённого круга лиц, что не позволяет учитывать расходы на изготовление и передачу такой продукции в качестве рекламных расходов для целей налогообложения прибыли. При этом в случае, если речь идет о распространении сувенирной продукции, в том числе с логотипами хозяйствующих субъектов, для неопределенного круга лиц (например, при проведении рекламных акций), такая сувенирная продукция может рассматриваться в качестве одной из составляющих такой рекламы в виде рекламного мероприятия (см. письма Минфина РФ от 27.09.2023 № 03-03-06/2/91906, от 14.12.2023 № 03-03-06/2/120821).

Признавая правомерность учёта расходов на изготовление сувенирной продукции ФАС МО указал, что при использовании предметов с нанесенной на них рекламной информацией происходило распространение рекламы, и распространяемая таким образом информация была доступна не только лицу, которому передан носитель рекламной информации, но и всем, с кем взаимодействует данное лицо, т.е. неограниченному кругу лиц.

Однако, справедливости ради сроит отметить, что в данном деле фигурировали акты передачи сувенирной продукции, в которых не было указано, каким именно физическим или юридическим лицам переданы носители рекламной информации.

(см. постановление ФАС МО от 23.08.2007, 30.08.2007 № КА-А40/8398-07 по делу № А40-73314/06-115-452).

Кроме того, данная позиция была обозначена в ряде официальных разъяснений Федеральной антимонопольной службы:

• от 23.01.2006 № АК/582 «О рекламе на сувенирную продукцию»;
• от 30.10.2006 № АК/18658 «О рекламной продукции»;
• от 05.04.2007 № АЦ/4624 «О понятии «неопределенный круг лиц»;

которые направлены налоговым органам для использования в работе письмом ФНС России от 25.04.2007 № ШТ-6-03/348@.

Так, ФАС обозначила следующую позицию. Под понятием «неопределенный круг лиц» понимаются те лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования. Такой признак рекламной информации, как предназначенность для неопределенного круга лиц, означает отсутствие в рекламе указания о неком лице или лицах, для которых реклама создана и на восприятие которых она направлена.

Раздача сувенирной продукции с логотипом организации признается распространением среди неопределенного круга лиц, если заранее невозможно определить всех тех лиц, до которых такая информация будет доведена. Нанесение логотипов на сувенирную продукцию (авторучки, футболки, пакеты, календари и прочее) осуществляется в рекламных целях, независимо от дальнейшего распространения данной продукции сотрудникам, партнерам данной организации или третьим лицам, в том числе на безвозмездной основе.

Следует учитывать, что письмом ФАС России от 02.12.2022 № МШ/109196-ПР/22 данные документы разъяснительного характера были признаны недействующими, однако полагаем, что поскольку статья 3 Закона № 38-ФЗ не претерпела изменений, указанная выше позиция не утратила своей актуальности (при этом ссылка на данные письма при отстаивании налогоплательщиком своей позиции в ходе налогового спора будет являться некорректной).

О правомерности учёта стоимости изготовленной сувенирной продукции с символикой организации в составе рекламных расходов свидетельствует и арбитражная практика (постановления ФАС СЗО от 13.09.2010 № А26-12427/2009, ФАС ВВО от 07.05.2008 № А29-6646/2007). В данных постановлениях получателями сувенирной продукции как раз являлись клиенты или потенциальные клиенты компании.

Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, фирме необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе. В первичных документах, на выбытие вручаемых подарков, достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных расходов, которые нормируются согласно абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ.

При этом положения Закона № 38-ФЗ не устанавливает каких-либо ограничений для способов распространения рекламы. Следовательно, раздача сувенирной продукции может осуществляться не только в рамках специально организованного рекламного мероприятия, но и в иных ситуациях: при проведении переговоров, деловых встреч и т.п. Факт передачи сувенирной продукции с символикой организации сам по себе удовлетворяет признакам рекламы, указанным в Законе № 38-ФЗ, независимо от того, при каких обстоятельствах осуществлялось распространение такой рекламной продукции.

Однако отмечаем, что если организация решила подарить сувенирную продукцию в ходе официального представительского мероприятия, то необходимо учесть следующее.

Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Однако сначала необходимо определить, что такое представительские расходы, что к ним относится. Так, согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ к ним относятся:

• затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или аналогичного мероприятия):
  • представителей других организаций для установления и поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления);
  • официальных лиц организации-налогоплательщика;
• издержки на транспортное обеспечение доставки указанных лиц до места проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, на период проведения мероприятия.

По мнению финансового ведомства, перечень представительских расходов закрыт и не включает затраты на покупку сувениров в подарок контрагентам (письма Минфина России от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819, от 08.10.2012 № 03-03-06/1/523, от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). А вот налоговые органы придерживаются иного мнения: если сувениры с символикой вручаются представителям фирм-партнеров во время официального приема в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, их стоимость относится в целях налогообложения к представительским расходам (письма УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51). Такого же мнения придерживаются и арбитры (постановления ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10, от 31.01.2011 № Ф05-16032/2010 по делу № А40-55061/2010).

Для целей налогообложения эти расходы признаются в пределах лимита: не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если совокупная величина представительских расходов и стоимость передаваемой в ходе такого мероприятия сувенирной продукции будет превышать установленный п. 2 ст. 264 НК РФ лимит, можно предположить, что налоговые органы будут наставать на том, что расходы на раздачу сувенирной продукции относятся именно к представительским расходам.

Представительские расходы учитываются при определении налоговой базы только если они экономически обоснованы и документально подтверждены. Документы, служащие для подтверждения представительских расходов (письма Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, 13.11.2007 № 03-03-06/1/807):

• приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);
• договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;
• акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;
• отчет по произведенным представительским расходам. В нем отражаются:
  • цель и результаты проведения представительского мероприятия;
  • дата и место проведения;
  • программа мероприятия;
  • состав приглашенной делегации;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели.

При вручении сувениров конкретным лицам следует составить ведомость выдачи подарков. Утвержденных форм по учету переданной сувенирной продукции не существует. По этой причине составление данной ведомости зависит от правил документооборота конкретной организации.

НДС

Безвозмездная передача сувениров третьим лицам в целях налогообложения НДС приравнивается к реализации товаров, поэтому у организации возникает обязанность исчислить и уплатить налог (подп. 1 п.1 ст. 146 НК РФ). Если компания учла расходы как рекламные и оформила для этого все необходимые документы, передача на сторону сувениров, расходы на приобретение (создание) единицы которых не превышают 300 руб. от налогообложения НДС освобождается (подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ, письма Минфина России от 26.07.2021 № 03-03-06/1/59638, от 20.07.2017 № 03-07-11/46167).

В НК РФ не указано, как определять себестоимость рекламных товаров — с учетом «входного» НДС или без. По мнению Минфина РФ, для освобождения от НДС, стоимость товаров, распространяемых в рекламных целях не должна превышать 300 рублей с учетом сумм входящего налога (письмо Минфина РФ от 27.04.2010 № 03-07-07/17). Таким образом, если стоимость одного сувенира составляет 300 и менее рублей с учетом НДС, объекта налогообложения при его передаче не возникает. При этом суммы входящего НДС включаются в стоимость рекламной продукции (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.04.2010 № 03-07-07/17), если организация не отказалась от данной льготы в порядке, предусмотренном п. 5 ст. 149 НК РФ. В данном случае при передаче сувениров стоимостью менее 300 руб. возникает обязанность по начислению НДС (к стоимости следует добавлять НДС), а также появляется право на вычет суммы входящего налога (Письмо Минфина РФ от 26.02.2016 № 03-07-07/10954).

Если расходы на приобретение (создание) одного сувенира превышают 300 рублей с учетом предъявленного налога, то передача таких товаров признается объектом обложения НДС. К примеру, если цена приобретения одной ручки 360 руб. (в т.ч. НДС — 60 руб.), воспользоваться освобождением от НДС организация не сможет. Налоговой базой признается рыночная стоимость передаваемой продукции (п. 2 ст. 154 НК РФ. При этом в случае невозможности определения рыночной цены налоговая база определяется как стоимость этих рекламных товаров, исчисленная исходя из всех фактических расходов на их приобретение (создание) и передачу (см. письмо Минфина РФ от 20.07.2017 № 03-07-11/46167)). Входящий НДС принимается к вычету в общем порядке (ст. 171, ст. 172 НК РФ).