Аудит кадрового делопроизводства в 2024: польза, виды, процедура

Кадровый аудит организации (иногда называют — аудит кадровой службы) — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит кадровых документов — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит кадровых документов — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение трудовых договоров с дистанционными работниками, заключение договоров о материальной ответственности, ведение учета рабочего времени, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний кадровый аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит, как правило, актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего кадрового аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

Чем внешний кадровый аудит полезнее внутреннего

Основным недостатком проведения внутреннего кадрового аудита является, то что фактически исполнители проверяют свою работу и выявляют свои ошибки. Результат проверки КДП может оказаться необъективным, так как по результат может повлиять на оплату труда кадрового персонала.

Так же обнаруженные недостатки придется кадровому персоналу исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.

Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы. Независимые аудиторы оценивают кадровое делопроизводство, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудита кадровых процессов.

Цели проведения аудита кадровых документов

Как правило, основная цель проведения кадрового аудита для клиента — нивелировать возможные претензии со стороны контролирующих органов, в частности чиновников государственной трудовой инспекции. Кроме того, кадровый аудит поможет своевременно выявить отсутствие или ненадлежащее оформление кадровых документов, которое зачастую приводит к доначислению налогов, например, НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль. При возникновении споров с работниками наличие правильно оформленных кадровых документов всегда поможет работодателю доказать свою точку зрения не только сотруднику, а также станет веским доказательством в суде.

Проверяющему при проведении аудита кадрового делопроизводства ставится 2 основных цели:

• проверка наличия обязательных кадровых документов;
• анализ имеющихся кадровых документов на предмет соответствия действующему трудовому законодательству.

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности. Тем более, что именно руководитель компании несет ответственность за нарушения в области КДП.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска, привлечении к сверхурочной работе и т.д.;
• если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
• при смене руководителя организации;
• при массовом увольнении работников;
• при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
• если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
• в некоторых других случаях.

Аудит кадровой службы как правило проводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

• выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
• определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
• издать приказ о проведении аудита кадровой документации.
• выяснить у заказчика какая необходима проверка: сплошная и/или частичная выборка. При сплошной исследуются 100% значимых элементов, а при частичной — некоторая часть однотипных.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

• штатное расписание с приказом об утверждении;
• трудовые договора и договора о материальной ответственности;
• приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
• график отпусков;
• уведомления работников о времени начала отпуска;
• графики сменности (в случае работы по сменам);
• табеля учета использования рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• положение по защите персональных данных работника и согласия на обработку персональных данных;
• трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
• книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• должностные инструкции;
• локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
• локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа, положение о коммерческой тайне);
• результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ).

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа, инструктажа на рабочем месте и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет кадрового аудита составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Основные ошибки, выявляемые при проведении кадрового аудита

Аудит КДП выявляет много нарушений. Нередко работники кадровой службы знают о них, но не могут донести до руководства, что есть нарушение трудового законодательства, и не в их компетенции его исправить самостоятельно.

Например:

• в организации не предусмотрен порядок индексации заработной платы;
• в штатном расписании по одноименным должностям установлены разные должностные оклады;
• не проведена специальная оценка условий труда;
• заработная плата и иные выплаты работникам выплачиваются путем перечисления в кредитную организацию.

К основным нарушениям при проведении аудита кадров можно отнести:

• отсутствие трудового договора с работником либо замена его договором ГПХ при фактических трудовых отношениях;
• отсутствие в трудовых договорах обязательных условий, например, условий труда на рабочем месте согласно проведенной СОУТ;
• отсутствие дополнительных соглашений к трудовым договорам в случае изменения обязательных условий;
• отсутствие утвержденного графика отпусков, уведомлений о времени начала отпуска;
• деление отпуска на части размером менее 14 календарных дней;
• отсутствие табелей учета рабочего времени или их искажение;
• нарушение порядка привлечения к работе сверхнормы, в выходные и праздничные дни;
• нарушение порядка направления в служебные командировки;
• работники не ознакомлены с локальными нормативными актами;
• отсутствие должностных инструкций.

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Какой есть потенциал у персонала отдела кадров. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Куда обратиться за услугами кадрового аудита

Иногда кадровый аудит идет дополнительной услугой к аудиту бухгалтерской (финансовой) отчетности. Поэтому при выборе исполнителя для кадрового аудита вы можете посоветоваться со своими аудиторами. В аудиторских компаниях, предоставляющих широкий спектр услуг, зачастую есть не только «классические» аудиторы, но и специалисты по кадровому делопроизводству, налоговые юристы и другие специалисты, которые помогут решить необходимые вашей компании задачи.

«Правовест Аудит» — именно такая компания. Мы еще до заключения договора проводим личную встречу с лидерами практики аудита, на которой выясняются потребности заказчика, определяется техническое задание на аудит с учетом реальных нужд компании-клиента. В частности, с заказчиком может быть согласована глубокая проверка налогового учета, анализ кадрового делопроизводства, системы внутреннего контроля и др.