Кадровый аудит в период пандемии

Проверка кадровых документов

Кадровый аудит представляет собой независимую проверку кадровой документации организации на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства. В рамках кадрового аудита проводится такие мероприятия как:

• анализ имеющихся у организации кадровых документов с точки зрения соблюдения законодательных норм;
• проверка наличия обязательных кадровых документов;
• подготовка итогового отчета с объективной оценкой текущего состояния кадрового документооборота в организации, указанием выявленных нарушений и возможных негативных последствий для компании;
• формирование рекомендаций по устранению нарушений и/или минимизации негативных последствий.

Период Covid-19 характеризуется большим количеством новых нормативных — правовых актов на федеральном и региональном уровне. Работодатель, принимая решение о построении взаимоотношений с работниками, должен опираться не только на Трудовой кодекс РФ, но и на регулирование периода пандемии. Такая ситуация привела к тому, что оформление трудовых отношений в период коронавируса стало еще одним сегментом повышенного риска, который усугубляется отсутствием сложившейся практики применения.

Грамотное оформление кадровой документации сможет обезопасить компанию от претензий и штрафов. Своевременное выявление и корректировка ошибок поможет «сработать на опережение» и избежать недовольства работников и трудовых споров, проверок трудовой инспекции. Проведение кадрового аудита поможет устранить в будущем вопросы привлечения организации к ответственности за допущенные ошибки (См. например, «Кадровый аудит сохранил 9 млн руб. и свободу руководителю» )

Типичные ошибки оформления документов в «коронавирусный» период

Под пристальным вниманием трудовой инспекции могут оказаться любые изменения в трудовых взаимоотношениях между работодателем и работниками в период действия режима повышенной готовности, в частности:

• перевод работников на дистанционную работу;
• вопросы выплаты заработной платы;
• увольнения сотрудников в период действия ограничений в связи с Covid-19;
• предоставления сотрудникам отпусков за свой счет;
• объявления простоя;
• перевод на неполное рабочее время;
• изменение размера заработной платы и др.

Рассмотрим несколько примеров, с которыми наши специалисты столкнулись на практике.

Сотрудники вашей компании в период нерабочих дней работали из дома. Оформили ли вы при этом надлежащим образом перевод сотрудника на дистанционную работу? Обозначили ли вы в договоре временные границы «дистанционности»? Отсутствие срока окончания дистанционного режима работы может привести к тому, что работник откажется ходить в офис и после снятия всех ограничений. Отметим, что в этом случае, чтобы вернуть сотрудника в офис придется искать весомые аргументы, обосновывающие, невозможность дальнейшей удаленной работы. В противном случае отказаться от предоставления работнику удаленной работы после пандемии может оказаться затруднительно.

Выработанные кадровым аудитом рекомендации помогут скорректировать недочеты в оформлении документации и достичь договоренностей с сотрудниками.

Организация оформила простой в нерабочие дни. В то же время в соответствии с Указом Президента РФ за персоналом в нерабочие дни сохраняется зарплата, следовательно, организации, приостановившие работу, не могут объявить простой, который приведет к уменьшению заработка сотрудников. Кадровый аудит, выявив эту проблему, может предложить решение, как исправить ситуации. В частности, работодателю нужно будет доплатить 1/3 заработной платы и проценты за несвоевременную выплату зарплаты.

Другая ситуация — простой был объявлен до начала режима нерабочих дней. Здесь необходимо исследовать обстоятельства и обосновать, что простой — результат объективной невозможности осуществлять производственную и хозяйственную деятельность (к примеру, из-за ограничительных мер прекратились поставки материалов, необходимых для производства, что и послужило причиной приостановки деятельности). В этом случае компания вправе не прекращать простой в период нерабочих дней. Однако компания не может ввести простой исключительно по причине ограничения деятельности в период повышенной готовности.

Анализ и в случае необходимости корректировка оформления простоя может уберечь работодателя от привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и от вероятного судебного иска работника с требованием выплатить разницу между заработной платой в простое и полагающейся по трудовому договору, так и моральный ущерб.

Организация перевела работников на неполное рабочее время с выплатой заработной платы пропорционально отработанному работником времени. В этой ситуации важно учитывать основание введения данного рабочего режима: соглашение сторон на основании заявления работника (ст. 93 ТК РФ) или инициатива работодателя (ст. 74 ТК РФ). Первый вариант является самым «безболезненным» для организации. На основании заявления работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В то же время, если договориться с работниками не удалось и принято решение об установлении режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя необходимо учитывать обязательные требования ст. 74 ТК РФ. Так, установление режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя допускается в целях сохранения рабочих мест в случае, если причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, могут повлечь за собой массовое увольнение работников. При этом работодатель обязан уведомить работника об установлении режима неполного рабочего времени не менее чем за 2 месяца.

Кадровый аудит также поможет оценить ситуацию и установить наличие всех необходимых документов, оформляющих переход на режим неполного рабочего, и при необходимости скорректировать их положения.

В период пандемии на работодателей также возложена обязанность следовать требованиям Роспотребнадзора. В частности, в организации должен быть принят локальный акт, регулирующий порядок организации труда в условиях режима повышенной готовности. Кадровый аудит позволит установить, соблюдены ли организацией все возложенные на нее дополнительные обязанности.

Таким образом, результатом кадрового аудита станет объективная оценка того, не было ли допущено организацией каких-либо нарушений в процессе организации взаимоотношений с работниками в «коронавирусный» период. Специалисты помогут вам проверить корректность составленных документов с учетом норм трудового законодательства и правил подзаконных актов режима повышенной готовности. Итогом анализа станет оценка текущего положения и выработанные рекомендации по возможной корректировке оформления трудовых отношений, которые помогут избежать недовольства работников и споров с трудовой инспекции. В текущей непростой ситуации повышенное внимание к оформлению каждого факта изменения взаимоотношений с работниками станет залогом защищенности организации от возможных трудовых споров.