Командировки 2023: расчеты с подотчетными лицами и др.

Содержание

• Нормативные акты по командировкам
• Работы (услуги) по договору ГПХ — не командировка
• НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов при ГПХ
• Запрет направления в командировки
• Документальное оформление командировки
• Поездка в головной офис в пределах населенного пункта
• Определение срока пребывания
• Определение срока командировки без проездных документов
• Оплата периода командировки
• Порядок определения среднего заработка
• Особенности учета начисленных выплат
• Единовременные премии при определении среднего заработка
• Если в расчетном периоде нет рабочих дней и начислений
• Доплата до заработной платы
• Как учитывать доплату среднего заработка работника «до оклада» за время командировки в целях налогообложения прибыли
• Как оплатить работу в командировке при суммированном учете рабочего времени
• Командировка в ДНР и ЛНР
• Командировка в выходные и праздничные дни
• Вместо двойной оплаты дополнительный день отдыха
• Работа сверхнормы в командировке
• Порядок привлечения к работе сверхнормы
• Оплата сверхурочной работы в командировке
• Как оплачивать работу в ночные часы в командировке
• Что нужно учесть, если работник заболел в командировке
• Как продлить командировку в случае болезни работника
• Что учитывать, если работник оформил больничный в заграничной командировке
• Какие возможны риски за нарушения, связанные с командировкой, во время которой работник взял больничный
• Командированный за границу: НДФЛ у нерезидента
• Дата в проездном документе не совпадает с датой начала (окончания) командировки
• Железнодорожный транспорт
• Воздушные перевозки
• Важность посадочного талона для воздушной перевозки
• Учет понесенных расходов при отмене командировки
• Городской общественный транспорт
• Личный и служебный автомобиль (затраты на ГСМ, автомойку, парковку и пр.)
• Арендованный автомобиль
• Такси
• Проживание
• Суточные
• НДФЛ и страховые взносы с суточных
• Суточные при командировке в ДНР, ЛНР
• НДФЛ и страховые взносы с суточных в ДНР и ЛНР
• Суточные при однодневной командировке
• Признание в расходах суточных в иностранной валюте
• НДФЛ с суточных в иностранной валюте
• Страховые взносы с суточных в иностранной валюте
• Документы, подтверждающие обмен валюты
• Суточные в РСВ
• Заполнение стр.070 РСВ
• Суточные в 6-НДФЛ
• Отражение сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ — 1 раздел
• Работник не отчитался по подотчетным суммам
• Удержание неиспользованного аванса по командировке в случае увольнения

Нормативные акты по командировкам

• Гл. 24 ТК РФ Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность.
• Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
• Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Работы (услуги) по договору ГПХ — не командировка

К гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг) относят договор подряда (гл. 37 ГК РФ) и договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Договор может быть заключен организацией-заказчиком с исполнителем (организацией, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем либо с физическим лицом).

Договором может быть предусмотрена (помимо вознаграждения за работы, услуги) обязанность заказчика компенсировать исполнителю понесенные и оплаченные им расходы, связанные с исполнением договора (п. п. 2, 4 ст. 709, ст. 783, п. п. 1, 4 ст. 421 ГК РФ). Например, расходы исполнителя на проезд любым видом транспорта, питание, проживание в гостинице, на мобильную связь, на необходимые материалы и т.д. Возмещение этих расходов может либо включаться в цену договора, либо оплачиваться отдельно — сверх цены. В договоре целесообразно указать конкретный перечень компенсируемых расходов и порядок их возмещения.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов при ГПХ

Статья 217 НК РФ не предусматривает возможности отнести данные выплаты к доходам, не облагаемым НДФЛ.

Письмо Минфина России от 28.09.2020 N 03-04-06/84695.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК.

Статья 217 НК не содержит Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

На сумму компенсации документально подтвержденных и фактически произведенных расходов исполнителя — обычного физического лица, осуществленных им при исполнении договора, не начисляются страховые взносы (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Запрет направления в командировки

Трудовым кодексом РФ данный запрет установлен в отношении:

• беременных женщин;
• работников в возрасте до 18 лет (за исключением отдельных категорий). (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Некоторых работников можно направить в командировку только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1):

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Документальное оформление командировки

1. Издание приказа и ознакомление с ним командированного.
2. Перечисление на зарплатную карту (или наличными) аванса на командировку. Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов, которые работник должен будет оплатить в командировке (п. 10 Положения о командировках).
3. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).
4. В табеле и рабочие, и выходные дни командировки обозначьте кодом «К» или «06». Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначьте кодами «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Поездка в головной офис в пределах населенного пункта