Видеозапись
Таймкоды
Конспект
Содержание
-
Что такое «командировка» и кого нельзя в нее отправлять
-
Документальное оформление командировки
-
Как оплатить время командировки: порядок определения среднего заработка
-
Командировка в выходные и праздничные дни
-
Дополнительный день отдыха вместо двойной оплаты
-
Работник заболел в командировке
-
Возмещение расходов в связи командировкой и их налогообложение (НДФЛ и страховые взносы)
-
Отражение командировочных расходов в отчетности по НДФЛ и страховым взносам
Что такое «командировка» и кого нельзя в нее отправлять
Начнем с понятия — что такое служебная командировка.
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).
Т.е. в командировку можно направить только работника — должны быть в обязательном порядке оформлены трудовые отношения.
Нормативные акты: регулируют порядок оформления командировок:
- Гл. 24 ТК РФ ГАРАНТИИ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ, ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ И ПЕРЕЕЗДЕ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
- Постановление ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. N 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
- Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»
Не являются командировками
1) Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).
Например, это водители. Однако, если водитель выезжает в населенный пункт, который не является местом его постоянной работы, это тоже будет являться командировкой (к примеру, водитель постоянно работает в Москве, а надо поехать в Петербург).
2) Выполнение работ (услуг) по договору ГПХ.
К гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг) относят:
- договор подряда (гл. 37 ГК РФ);
- договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).
Договор может быть заключен организацией-заказчиком с исполнителем (организацией, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем либо с физическим лицом).
Однако, в договоре с работником можно предусмотреть (помимо вознаграждения за работы, услуги) обязанность заказчика компенсировать исполнителю понесенные и оплаченные им расходы, связанные с исполнением договора (п. п. 2, 4 ст. 709, ст. 783, п. п. 1, 4 ст. 421 ГК РФ). Например, расходы исполнителя на проезд любым видом транспорта, питание, проживание в гостинице, на мобильную связь, на необходимые материалы и т.д. Возмещение этих расходов может либо включаться в цену договора, либо оплачиваться отдельно — сверх цены. В договоре целесообразно указать конкретный перечень компенсируемых расходов и порядок их возмещения.
НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов при ГПХ
Компенсация затрат, связанных с выполнением работ по ГПХ, облагается НДФЛ, т.к. иное не предусмотрено законодательством:
- ст. 217 НК РФ: содержит перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц;
- подтверждается письмом Минфина России от 28.09.2020 N 03-04-06/84695:
Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Обратная ситуация со страховыми взносами во внебюджетные фонды. На сумму компенсации документально подтвержденных и фактически произведенных расходов исполнителя — обычного физического лица, которые осуществлялись им при исполнении договора, не начисляются страховые взносы (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
Кого нельзя направить в служебную командировку
Трудовой кодекс РФ устанавливает запрет в отношении:
- беременных женщин;
- работников в возрасте до 18 лет (за исключением отдельных категорий) (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Исключения связаны, например, с театрально-концертной деятельностью, спортивной (соревнования в другой местности) деятельностью и т.п.
Работодатель может направить в командировку некоторых работников только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники-инвалиды;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).
Запросить такое согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме. Унифицированных форм здесь нет.
Документальное оформление командировки
- Издается приказ, и работник в обязательном порядке с ним знакомится. Причем сроки ознакомления нигде не оговорены. По факту вы можете с сегодняшнего дня издать приказ, что завтра работник направляется в командировку.
- До начала командировки выдается аванс (на зарплатную карту или наличными). Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов работника в командировке (п. 10 Положения о командировках).
- Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).
- В табеле учета рабочего времени нужно проставить коды «К» или «06» (за все дни: и рабочие, и выходные, и дни в пути). Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначьте кодами «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
Что является командировкой для дистанционного работника
Для дистанционного работника служебной командировкой является поездка:
- в обособленное подразделение (представительство, филиал) (Письмо Минтруда России от 17.11.2017 N 14-2/В-1012),
- в головной офис (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 N 14-2/ООГ-4733), находящиеся вне места постоянной работы дистанционного работника.
Под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт. Все более детальные уточнения адреса работодателя являются условием трудового договора о рабочем месте, а не о месте работы (Письмо Роструда от 15.07.2021 N ПГ/19582-6-1).
Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является.
Определение срока служебной командировки при наличии проездных документов
Чтобы рассчитать срок служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в место командирования и день его приезда из командировки в место постоянной работы.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (п.7 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в указанное место (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).
Определение срока командировки без проездных документов
Например, работник едет в командировку на служебном или на собственном автомобиле.
Здесь есть два разъяснения чиновников, которыми можно воспользоваться:
- Письмо ФНС России от 24.11.2015 N СД-4-3/20427,
- Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.
Из них следует, что при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, свидетельствующих о заключении договора на оказание гостиничных услуг, для подтверждения срока пребывания в командировке работник представляет служебную записку и (или) иной документ, в котором должно содержаться подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (абз. 4 п. 7 Положения о служебных командировках).