Содержание
Сколько должен компенсировать работодатель? Требования ТК РФ
В случае заключения трудового договора о дистанционной работе на работодателя возлагается обязанность обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты и иными средствами необходимыми для выполнения трудовых обязанностей ( ТК РФ, Письмо Минтруда России от 05.12.2022 N 14-2/ООГ-7551). Вопрос, как оформить возмещение расходов сотруднику возникает у всех работодателей.
Как альтернатива, дистанционный работник может для выполнения трудовой функции использовать свое или арендованное оборудование, если работодатель согласен. Согласие закрепляется трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. При этом работодатель должен выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещать расходы, связанные с их использованием.
Порядок, сроки и размеры компенсации прописываются в коллективном договоре или ином локальным нормативным актом, например, положении о дистанционной работе, которое распространяется на всех дистанционных работников. В случае, если работодатель не хочет устанавливать единый порядок выплаты компенсации, можно размеры компенсации прописать трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Хочется отметить, что выплачивать компенсацию за использование личного имущества с ведома работодателя в производственных целях нужно не только дистанционным работникам. Согласно ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль
Компенсация дистанционным работникам за использование в работе их личного или арендованного оборудования, ПО, средств защиты информации и т.п. ( Минфина России от 11.01.2022 N 03-04-06/263, Минфина России от 9 июля 2021 г. N 03-03-06/1/54895, Минфина России от 29.10.2020 N 03-04-06/94269):
- не облагается НДФЛ;
- не включается в объект для начисления страховых взносов;
- может быть включена в расходы по налогу на прибыль.
Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам на использование в работе оборудования и услуг связи. Размер компенсации должен быть закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или доп. соглашении к нему.
Чтобы учесть компенсацию за использование личного оборудования дистанционным работникам в расходах по налогу на прибыль, не облагать НДФЛ и страховыми взносами не нужно подтверждать расходы, если размер компенсации не более — 35 руб. за каждый день работы дистанционно (пп.11.1 ст.264 НК РФ, п.1 ст.217 НК РФ, пп.2 п.1 ст.422 НК РФ).
Норматив применяется только, если в качестве способа компенсации расходов «дистанционщика» предусмотрена локальным нормативным актом в виде фиксированной величины. При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.
Обратите внимание! Норматив компенсации установлен только для налогов. Фактический размер компенсации, выплачиваемый работнику, может быть как больше, так и меньше 35 рублей за рабочий день.
Работодатель также может выплачивать компенсацию фактически произведенных и документально подтвержденных расходов. Но в целях минимизации рисков налогообложения, полагаем, что комбинировать (часть без документов в пределах 35 руб. за рабочий день, а часть по фактическим расходам) рискованно.
Также у работодателя есть выбор: нормативы без документов или освобождение от НДФЛ, страховых взносов и учет суммы компенсации в принимаемых расходах по налогу на прибыль на основании представленных документов.
Однако не нужно забывать, что работодателю в любом случае необходимо подтвердить, что имущество принадлежит работнику или он его арендует. Только в этом случае компенсация «дистанционщикам» может быть учтена в целях налогообложения и не облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Полагаем, что к таким документам могут относиться копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования работником: чеки ККТ, товарные чеки, счета и прочие документы, свидетельствующие о приобретении оборудования.
Документы, подтверждающие расходы «для налогов»
Если компенсация в целях налогов и взносов учитывается в фактических размерах, то одним из условий принятия компенсации в расходах, освобождения от НДФЛ и страховых взносов является наличие документов, подтверждающих понесенные расходы.
Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:
- амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
- расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
- оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
- настройку программного обеспечения;
- расходы на ремонт оборудования при его поломке.
В НК РФ не закреплен перечень документов, подтверждающих понесенные расходы. Полагаем к таким документам можно отнести:
- документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя. не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. Порядок определения размера компенсации закрепляется в ЛНА. Например, износ компьютера можно определять в пределах месячной амортизации по правилам бухгалтерского учета. Расходы на ремонт в случае поломки по фактическим затратам подтверждающим ремонт.
- копии документов о иных расходах, понесенных работником, например, затраты на интернет или электроэнергию исходя из рабочих часов и суммы квитанции за месяц.
Особенности комбинированного режима работы
Если работнику установлен комбинированный режим работы (с чередованием дистанционной работы и работы в офисе), то важно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему: в какие дни работник будет работать в офисе, а в какие — удаленно. Например, вторник и четверг в офисе, а остальные дни недели удаленно. Это необходимо для того, чтобы определить размер компенсации пропорционально дням работы вне офиса. Освобождается от НДФЛ, страховых взносов и учитывается в расходах компенсация, приходящаяся на дни работы дистанционно.
Что если работодатель обеспечивает работника оборудованием и др.
Если работодатель обеспечил работника ноутбуком, программными продуктами, средствами защиты информации, работник все равно несет расходы на оплату электричества, интернета, услуг связи, которые работодатель обязан компенсировать. В данном случае, по нашему мнению, норматив компенсации для целей налогообложения НЕ установлен, т.к. норматив «35 руб.» применяется только в случае, если работник использует арендованное и принадлежащее ему оборудование, ПО и средства защиты информации. Таким образом, компенсация электричества, интернета и прочих расходов, если сотрудник использует оборудование работодателя, возможна только на основании документов, подтверждающих расходы работника.
Вопрос признания расходов для целей налогообложения — «красной нитью» проходит через весь налоговый учет — сложности тут возникают не только с «дистанционщиками» или компенсацией расходов иным работникам. При этом «цена вопроса» высока — ошибка может повлечь довольно существенные доначисления по налогу на прибыль. поможет выявить и исправить «оплошности» до того, как ими заинтересуется инспекция.
