Содержание
Сколько должен компенсировать работодатель? Требования ТК РФ
В случае заключения трудового договора о дистанционной работе на работодателя возлагается обязанность обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты и иными средствами необходимыми для выполнения трудовых обязанностей ( ТК РФ, Письмо Минтруда России от 05.12.2022 N 14-2/ООГ-7551).
Как альтернатива, дистанционный работник может для выполнения трудовой функции использовать свое или арендованное оборудование, если работодатель согласен. Согласие закрепляется трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. При этом работодатель должен выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещать расходы, связанные с их использованием.
Порядок, сроки и размеры компенсации прописываются в коллективном договоре или ином локальным нормативным актом, например, положении о дистанционной работе, которое распространяется на всех дистанционных работников. В случае, если работодатель не хочет устанавливать единый порядок выплаты компенсации, можно размеры компенсации прописать трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Хочется отметить, что выплачивать компенсацию за использование личного имущества с ведома работодателя в производственных целях нужно не только дистанционным работникам. Согласно ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль
Компенсация дистанционным работникам за использование в работе их личного или арендованного оборудования, ПО, средств защиты информации и т.п. ( Минфина России от 11.01.2022 N 03-04-06/263, Минфина России от 9 июля 2021 г. N 03-03-06/1/54895, Минфина России от 29.10.2020 N 03-04-06/94269):
- не облагается НДФЛ;
- не включается в объект для начисления страховых взносов;
- может быть включена в расходы по налогу на прибыль.
Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам на использование в работе оборудования и услуг связи. Размер компенсации должен быть закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или доп. соглашении к нему. Так же нужны копии документов, которые подтвердят расходы сотрудника.
С 31.08.2023 г., чтобы учесть компенсацию в расходах по налогу на прибыль за использование личного оборудования дистанционным работникам не нужно подтверждать расходы. от 31.07.2023 № 389-ФЗ внес изменения в НК РФ и установил нормативы расходов по компенсации — 35 руб. за каждый день работы дистанционно.
Норматив применяется, если в качестве способа компенсации расходов «дистанционщика» локальным нормативным актом предусмотрена фиксированная величина выплаты. Способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.
Обратите внимание! Норматив компенсации с 31.08.2023 года установлен только в целях налога на прибыль. Фактический размер компенсации, выплачиваемый работнику, может быть как больше, так и меньше 35 рублей за рабочий день.
Работодатель также может выплачивать компенсацию фактически произведенных и документально подтвержденных расходов. Но в целях минимизации рисков налогообложения, полагаем, что комбинировать (часть без документов в пределах 35 руб. за рабочий день, а часть по фактическим расходам) рискованно.
Аналогичный норматив — 35 руб. за каждый день исполнения трудовых функций дистанционно в отношении НДФЛ и страховых взносов будет применяться только с 01.01.2024 года. У работодателя также будет выбор: норматив без документов или освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации, на основании представленных документов. Изменения внесены в НК РФ и 422 НК РФ.
В период с 31.08.2023 и до 01.01.2024 г. получается: если работодатель установил выплату компенсации в фиксированной сумме, то для налога на прибыль в расходах применяется норматив, а для освобождения компенсации от НДФЛ и страховых взносов работнику необходимо представить документы, подтверждающие фактические расходы. Если работодатель не готов к спорам с налоговыми органами, то без документов НДФЛ и страховые взносы нужно начислить на всю сумму компенсации.
И только с 01.01.2024 г. «бездокументарный» норматив будет применяться не только для налога на прибыль, но и в отношении НДФЛ и страховых взносов.
Однако не нужно забывать, что работодателю в любом случае для учета компенсации необходимо подтвердить, что имущество принадлежит работнику или он его арендует. Только в этом случае компенсация «дистанционщикам» может быть учтена в целях налогообложения и не облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Полагаем, что к таким документам могут относиться копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования работником: чеки ККТ, товарные чеки, счета и прочие документы, свидетельствующие о приобретении оборудования.
Документы, подтверждающие расходы «для налогов»
Одним из условий принятия компенсации в расходах (до 31.08.23 г.), освобождения от НДФЛ и страховых взносов в 2023 году является наличие документов, подтверждающих понесенные расходы.
Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:
- амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
- расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
- оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
- настройку программного обеспечения;
- расходы на ремонт оборудования при его поломке.
В НК РФ не закреплен перечень документов, подтверждающих понесенные расходы. Полагаем к таким документам можно отнести:
- документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя. не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. Порядок определения размера компенсации закрепляется в ЛНА. Например, износ компьютера можно определять в пределах месячной амортизации по правилам бухгалтерского учета. Расходы на ремонт в случае поломки по фактическим затратам подтверждающим ремонт.
- копии документов о иных расходах, понесенных работником, например, затраты на интернет или электроэнергию исходя из рабочих часов и суммы квитанции за месяц.
Особенности комбинированного режима работы
Если работнику установлен комбинированный режим работы (с чередованием дистанционной работы и работы в офисе), то важно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему: в какие дни работник будет работать в офисе, а в какие — удаленно. Например, вторник и четверг в офисе, а остальные дни недели удаленно. Это необходимо для того, чтобы определить размер компенсации пропорционально дням работы вне офиса. Освобождается от НДФЛ, страховых взносов и учитывается в расходах компенсация, приходящаяся на дни работы дистанционно.
Что если работодатель обеспечивает работника оборудованием и др.
Если работодатель обеспечил работника ноутбуком, программными продуктами, средствами защиты информации, работник все равно несет расходы на оплату электричества, интернета, услуг связи, которые работодатель обязан компенсировать. В данном случае, по нашему мнению, норматив компенсации для целей налогообложения НЕ установлен, т.к. норматив «35 руб.» применяется только в случае, если работник использует арендованное и принадлежащее ему оборудование, ПО и средства защиты информации. Таким образом, компенсация электричества, интернета и прочих расходов, если сотрудник использует оборудование работодателя, возможна только на основании документов, подтверждающих расходы работника.
Вопрос признания расходов для целей налогообложения — «красной нитью» проходит через весь налоговый учет — сложности тут возникают не только с «дистанционщиками» или компенсацией расходов иным работникам. При этом «цена вопроса» высока — ошибка может повлечь довольно существенные доначисления по налогу на прибыль. поможет выявить и исправить «оплошности» до того, как ими заинтересуется инспекция.
