«Отгрузочный» УПД, подписанный ИП ПЭП посредством СМС, можно признать для целей налогообложения

Ответ

УПД со статусом «2» является первичным документом, подтверждающим поставку товара. Первичные учетные документы можно подписывать простой электронной подписью. К такой функции относится и отправление продавцом покупателю СМС-сообщение с кодом для подписания. Но для того, чтобы придать документам, подписанным таким способом, юридическую силу и использовать в том числе для целей налогообложения, нужно оформить соответствующее соглашение с контрагентом, которое должно соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи. Возможно ли оформление такого соглашения с ИП необходимо проконсультироваться с оператором информационной системы, с которым ваша компания решит сотрудничать.

Обоснование

При отгрузке товарно-материальных ценностей компания вправе оформить универсальный передаточный документ (УПД), который содержит реквизиты товарной накладной и счета-фактуры.

УПД может использоваться как первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни. Он принимается к бухгалтерскому учету, подтверждает произведенные затраты в налоговом учете и позволяет принимать к вычету НДС (Письма ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10623).

Если УПД используется только в качестве товарной накладной, в нем указывают статус «2». В таком случае в УПД необходимо заполнить только обязательные реквизиты первичного учетного документа (Приложение N 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Со стороны покупателя в строке 18 УПД нужно указать должность, Ф.И.О. и подпись лица, ответственного за оформление операции. И данные реквизиты отнесены к обязательным показателям УПД (п. 8 ст. 3, п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закона N 402-ФЗ), Приложение N 3 к Письму N ММВ-20-3/96@).

Остальные реквизиты, которые предусмотрены в форме УПД в части покупателя, можно заполнить дополнительно, поскольку они не являются обязательными. В частности, это могут быть:

• Фактическая дата получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). ФНС России рекомендует указывать эту дату в любом случае (Приложение N 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@);
• Данные о сотруднике, который непосредственно принял товары (услуги, работы, имущественные права);
• Другие сведения о приемке (например, наличие или отсутствие претензий по поставке);
• Сведения о лице, которое принимало участие в составлении документа со стороны покупателя (например, организация, которая ведет бухучет покупателя).

Форму УПД со статусом «2» и перечень операций, для которых компания будет ее применять, необходимо закрепить в учетной политике (ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 25, 26 Федерального стандарта N 256н, пп. «г» п. 9 Федерального стандарта N 274н).

Понятие электронно-цифровой подписи содержалось в ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который утратил силу с 1 июля 2013 года в связи с принятием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — ФЗ «Об электронной подписи», п. 2 ст. 20 ФЗ «Об электронной подписи»).

Сейчас понятия электронно-цифровой подписи в принципе не существует. Новый ФЗ «Об электронной подписи» упоминает только лишь об «электронной подписи», а также разграничивает данную подпись по видам.

Так, согласно п. 1 ст. 2 ФЗ «Об электронной подписи»:

«электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

В соответствии с п. 1 ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи» видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись).

Неквалифицированная электронная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Выпускается с помощью криптографического преобразования информации (ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи»).

В статье 6 ФЗ «Об электронной подписи» установлены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

"Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документам, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе«( п. 1 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи»).

При этом в силу п. 3 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи», если документ в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Из анализа указанных норм следует, УПД, подписанная квалифицированной электронной подписью, подтверждает получение товара покупателем наравне с бумажным документом. И является документом, принимаемом в целях налогообложения прибыли и НДС.

Что касается документов, подписанных простой электронной подписью (ПЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП), то такие документы будут надлежащими доказательствами поставки товаров при условии наличия соглашения между участниками электронного взаимодействия, составленного в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи».

В настоящее время электронная подпись физлица позволяет дистанционно подписывать документы в цифровой форме. Достаточно пары кликов с любого мобильного устройства, чтобы выразить свое согласие, акцептовать предложение контрагента и заключить сделку.

ПЭП — это электронная подпись, образованная посредством кодов, паролей или иных средств, которые подтверждают факт ее формирования определенным лицом (согласно ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Ключ ПЭП — это обычное сочетание логина и пароля. В некоторых случаях к ним добавляется третий элемент защиты — код подтверждения из СМС-сообщения.

В бизнес-среде, когда компания оказывает услуги физическому лицу, то оно подписывает ПЭП с ней договор, а затем акт выполненных работ. Например, договор на туристические услуги, договор и акт на любые строительные работы (натяжные потолки, установка дверей, кондиционеров), договор с риелтором. Также ПЭП все чаще применяют коммерческие компании для внутрикорпоративного документооборота, взаимодействия с самозанятыми контрагентами, соискателями при подборе персонала и т.д.

Функционал такого сервиса может быть интегрирован оператором информационной системы в любую систему организации (ERP, CMS, SAP, Битрикс24, 1С, AlfaCRM, Impulse CRM и др.).

Это работает следующим образом:

• Клиент получает по смс активную ссылку на документ и ознакамливается с текстом.
• Физлицо использует уникальный код из SMS для подписания со своей стороны.
• Оформленный с обеих сторон документ сохраняется в личном кабинете компании.
• Физлицо может скачать готовый файл сразу после подписания или получить его по email.

Обмениваться бумажными оригиналами после такой процедуры — не нужно. Документ, подписанный ПЭП, имеет такую же юридическую силу, как и заверенный собственноручно.

При этом у компании должно быть зафиксировано намерение клиента подписывать документы с определенного номера телефона (при этом телефон может ему не принадлежать). СМС-сообщение с кодом для подписания отправляется только на этот номер.

В настоящее время дистанционно подписываются документы простой ЭП посредством СМС — уведомлений лишь с физлицами или самозанятыми.

Действующее законодательство однозначно определяет, что индивидуальный предприниматель ведет деятельность без образования юридического лица (ст. 23 ГК РФ, абз. 4 п. 2 ст. 11 НК РФ). Но с учетом цели и направленности на систематическое получение прибыли к деятельности ИП применяются те же правила, что установлены для юридических лиц, являющихся коммерческими организациями. При этом от имени ИП первичные документы должен подписать исключительно ИП (п. 10 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Счет-фактура, составленный в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя (п.6 ст. 169 НК РФ). Только тогда он признается равнозначным подписанному бумажному документу и может быть принят в целях налогообложения НДС (п. 19 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме). Эти правила необходимо применять и к УПД со статусом «1» (Приложение N 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Следовательно, ИП, не вправе подписывать УПД со статусом «1» простой ЭП посредством СМС — уведомлений, в т.ч. и как покупатель.

Что касается УПД со статусом «2», то речь идет о подписании первичного документа, подтверждающего поставку товара. Первичные учетные документы можно подписывать простой электронной подписью. Но для того, чтобы придать им юридическую силу и использовать в том числе для целей налогообложения, нужно оформить соответствующее соглашение с контрагентом (ч. 1 ст. 5, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи, ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Письма Минфина России от 22.01.2021 N 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 N 03-03-07/32128, ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Данное соглашение должно соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи (ч. 2 ст. 6 данного Закона, Письма ФНС России от 21.06.2021 N ЕА-3-26/4451@). То есть, в случае применения ПЭП, указанные нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать, в частности (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи):

• Правила определения лица, которое подписывает электронный документ, по его простой ЭП;
• Обязанность лица, которое создает и (или) использует ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Возможно ли оформление такого соглашения с ИП необходимо проконсультироваться с оператором информационной системы, с которым ваша компания решит сотрудничать.

Хотите получить ответ на свой вопрос с полным правовым обоснованием? Закажите индивидуальную консультацию по абонементу «Хочу все знать». А для блиц-ответов — подписка «В курсе дела».