Подтверждение расходов с помощью скриншотов

В целях налога на прибыль расходами признаются обоснованные (т.е. экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (или убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п.1 ст. 252 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы на оплату услуг физического лица по гражданско-правовому договору, являются:

1. Договор на чтение лекций онлайн
2. Акт выполненных работ (акт об оказании услуг)

Акт должен соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным документам и содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»)

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 части 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Налоговые риски организации в данной ситуации заключаются в том, что наряду с классическим документооборотом по хозяйственной операции (в рассматриваемом случае это договор ГПХ с физическим лицом и акт о выполнении работ (услуг), подтверждающий факт несения налогоплательщиком расходов и их размер), при проверках налоговые органы пытаются оспаривать реальность хозяйственных операций, особенно в случаях, когда операции не носят «материального» характера. К таким случаям относятся рекламные, маркетинговые, консультационно-информационные услуги. Скриншоты онлайн-лекции могут продемонстрировать реальность оказанных услуг и снизить риск конфликта с налоговой по вопросу признания расходов.

И хотя в действующем законодательстве РФ понятие «скриншота» и порядок его использования не закреплены, контролирующие органы в настоящее время приходят к выводу о возможности использования «скриншотов» в качестве надлежащих доказательств (письмо ФНС России от 31.03.2016 N СА-4-7/5589).

Как следует из судебной практики ссылаясь на статью 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, суды отклоняют требования о нотариальном заверении скриншотов в целях придания ему доказательственной силы (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.07.2019 N Ф04-3411/2019 по делу N А75-5029/2018).

Четких правил оформления скриншотов на данный момент нет, поэтому выводы ФНС базируются на обобщении судебной практики.

Чтобы скриншот удовлетворял понятию «достоверное доказательство», ФНС, приводя примеры из арбитражной практики, перечислила данные, которые должны содержаться на нем:

• данные о лице, которое произвело его выведение на экран и дальнейшую распечатку;
• данные о программном обеспечении и использованной компьютерной технике;
• дата и время получения информации с сайта в Интернете.

При наличии договора, акта о выполнении работ (услуг), документов, подтверждающих личность лектора (например, паспорт), проводящего лекцию (лицо на скриншоте) скриншот является дополнительным доказательством реальности выполнения лектором своих обязанностей по договору ГПХ.

Скриншот может сделать как исполнитель договора (ГПХ), так и представитель заказчика лекции, т.к. заказчик не меньше исполнителя заинтересован в отслеживании факта исполнения лектором своих обязанностей и ему небезразлично качество лекций.

Как мы поняли, подпись лектора есть на договоре и акте о выполненных работах (услугах), документами, подтверждающими личность лектора, организация располагает. Скриншот страниц онлайн-лекции, содержащий информацию с датой трансляции, изображением продукта Компании, изображением лектора могут вывести на экран, распечатать и заверить работники организации-заказчика, в служебные обязанности которых входит отслеживание факта выполнения лектором условий договора ГПХ и составление актов (т.е. приемка услуг лектора).

Стороны обычные письменные доказательства заверяют для предоставления в арбитражный суд своей печатью и подписью уполномоченного лица. Этот же порядок подойдет и для заверения скриншотов интернет-страниц, если указать даты и время создания снимка, адрес интернет-страницы, с которого он выполнен, подписи и сведения о лице, которое сделало и распечатало снимок экрана, а также информацию о компьютере.