Содержание
Задача аудиторам
В ТСЖ элитного дома в Москве сменился председатель. Главный бухгалтер работала в товариществе долгое время, оснований ей не доверять не было. Однако жильцы, в связи с назначением нового председателя, решили впервые провести инициативный аудит финансовой отчетности и оценить уровень ведения бухгалтерского и налогового учета.
Узнав о готовящейся проверке, главный бухгалтер взяла больничный лист. Когда аудиторы запросили оборотно-сальдовую ведомость для планирования и оценки стоимости аудиторских услуг, то выяснилось, что главбух удалила из программы 1С все данные за предыдущие года, а также забрала или уничтожила часть первичных документов.
Задача, поставленная перед аудиторами — провести проверку бухгалтерского, налогового и кадрового учета за 4 года, выявить недостатки, указать пути решения.
Решение
Несмотря на действия главного бухгалтера, системному администратору удалось восстановить базу 1С по резервным копиям. Просто повезло, что такие копии регулярно производились и хранились автономно, что позволило заказчику в течение суток восстановить все данные учета в 1С: бухгалтерии.
Уже в процессе первых дней проверки аудиторами были выявлены многочисленные грубые нарушения правил ведения бухгалтерского и налогового учета, трудового законодательства и кассовой дисциплины, а также в целом по организации деятельности ТСЖ, в системе внутреннего контроля, в частности:
- в нарушение Устава ТСЖ и Жилищного кодекса не была создана и не действовала все эти годы ревизионная комиссия, не осуществлялся независимый контроль;
- договоры с продавцами ресурсов (РСО) заключены ранее, чем агентские договоры жильцов (принципалов) с ТСЖ (агентом) по оказанию посреднических услуг между жильцами и РСО на приобретение ресурсов. Такой неправильный документооборот ведет к налоговым рискам: включение в налоговую базу по УСН (6%) всех коммунальных платежей, полученных от жильцов;
- денежные средства, полученные ТСЖ в форме платы на капитальный ремонт, не перечислялись на специальный счет, открытый в банке, а расходовались с текущего расчетного счета на цели, не предусмотренные жилищным законодательством, что грозит налоговыми рисками за нецелевое использование средств;
- в учетной политике для целей бухучета отсутствовали важные положения, а учетная политика для целей налогообложения вообще отсутствовала;
- некорректно отражались операции по принятию к учету материальных ценностей и основных средств;
- отсутствовали некоторые первичные документы по оказанным услугам;
- отсутствовала бухгалтерская отчетность, не представлены к проверке декларации по УСН;
- не проводилась обязательная инвентаризация активов и обязательств;
- выявлены нарушения документооборота;
- выявлены множественные нарушения трудового законодательства;
- выявлены необоснованные перечисления денежных средств в пользу главного бухгалтера по подготовке клумб и озеленению территории;
- главному бухгалтеру необоснованно, в нарушение требований трудового законодательства, выплачивались денежные компенсации за якобы неиспользованный отпуск, хотя по свидетельству сотрудников отпуск был использован;
- отсутствовали авансовые отчеты об использовании средств, полученных главным бухгалтером на приобретение оборудования;
- главному бухгалтеру был установлен повышенный оклад, но дополнительное соглашение к трудовому договору так и не было подписано сторонами.
Это лишь часть нарушений, установленных аудиторами.
Результат
Нарушения привели не только к необоснованным тратам средств в интересах должностного лица, но и к налоговым последствиям для организации, а также к дополнительным тратам на восстановление учета. Возникла необходимость вносить исправления в бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, представлять уточненные декларации по УСН и расчетов страховых взносов.
За нарушения в сфере бухгалтерского, налогового и трудового законодательства в случае проверки контролирующими органами, могут быть наложены штрафы по НК РФ, КоАП РФ, взыскана недоимка по налогам и пени.
Выводы
В данном случае, все выявленные в ходе проверки нарушения стали следствием того, что контроль финансовой деятельности организации фактически отсутствовал. Чувство бесконтрольности в совокупности с совмещением должностей главного бухгалтера и директора — позволили ей совершать данные правонарушения в течение многих лет.
Это очень распространенная ситуация, когда в компаниях, не подлежащих обязательному аудиту (с выручкой до 400 млн. руб. в год), далеко не всегда осуществляются постоянный эффективный контроль ведения учета и составления отчетности.
Ежегодное прохождение инициативного аудита помогает малому бизнесу не накапливать проблемы «как снежный ком», вовремя выявлять ошибки и пресекать злоупотребления, что гарантирует отсутствие неправомерных трат и накопления налоговых рисков.
Декабрь 2016г.
Подготовлено аудиторами компании «Правовест Аудит».
Мы всегда рады помочь Вам! Обращайтесь к профессионалам!
