Учет компенсации расходов на проезд иногородних кандидатов на собеседование в 2024

Налог на прибыль

Руководство организации может самостоятельно осуществлять набор работников либо воспользоваться услугами кадрового агентства (Письмо Минфина России от 04.08.2016 N 03-03-06/1/45857). Согласно пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на набор работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала. Данная норма не содержит конкретного (исчерпывающего) перечня затрат по набору работников, а также не ставит возможность признания расходов по набору работников в зависимость от положительного результата трудоустройства и иных подобных критериев.

Остановимся подробно, как можно обосновать расходы на проезд кандидатов, если подбором кадров занимается сама организация или кадровое агентство.

Если подбором кадров организация занимается самостоятельно

Трудовой кодекс РФ, другие законы и нормативные правовые акты не обязывают потенциального работодателя оплачивать или возмещать затраты кандидата на проезд до места проведения собеседования. Вместе с тем очевидно, что организация в рассматриваемой ситуации действует в собственных интересах, поскольку заинтересована в том, чтобы заключить договор с наиболее подходящим на вакантную должность кандидатом, что в конечном итоге позволит обеспечить наилучшую работу организации.

Представители Минфина России прямо не возражают против учета затрат на оплату стоимости проезда и проживания иногородних кандидатов на вакантные должности согласно пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ при наличии соответствующего документального оформления (Письма от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562, от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669).

Учитывая позицию Минфина РФ, а также принимая во внимание п. 7 ст. 3 НК РФ, полагаем, что на основании данной нормы могут быть учтены любые прямо не поименованные в ст. 270 НК РФ расходы, связанные с набором сотрудников (в частности расходы на оплату проезда иногородних кандидатов на вакантные должности к месту проведения собеседования, оплату их проживания), соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях подтверждения обоснованности расходов по подбору кандидатов на имеющиеся вакансии, организация должна оформить и направить кандидату приглашение (вызов) на собеседование. В нем следует указать, что приглашающая сторона компенсирует расходы на проезд к месту проведения собеседования и проживание. Наличие подобного приглашения поможет подтвердить инициативу организации — потенциального работодателя, а, следовательно, ее заинтересованность в прибытии кандидата на собеседование. К экземпляру письма, который остается в компании, для обоснования выбора нелишним будет приложить копии резюме других менее интересных соискателей. Данный документ послужит доказательством экономической оправданности расходов на проезд соискателя на собеседование. К документам, подтверждающим расходы организации по набору работников также можно отнести документы о размещении объявлений с вакансиями в печатных СМИ или в Интернете (например, скриншоты интернет-страниц, фотографии из газет и журналов).

Судебная практика не однозначна. Так арбитражный суд МО указал, что положения пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не предоставляют налогоплательщику права включать в состав расходов по набору работников стоимость проезда работника, устраивающегося на работу, к месту работы на собеседование (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.10.2014 N Ф05-12749/14 по делу N А40-119798/13-107-447). При этом отметим, что в данном деле организация действительно не располагала документами, подтверждающими необходимость оплаты проезда. Компенсация проезда из Пензы в Москву была расценена судами как оплата за проезд работника исключительно для подписания трудового договора, что с учетом его фактической работы по месту жительства (г. Пенза) является необоснованным. При этом суд обратил внимание на тот факт, что доказательств направления будущему работнику предложения об устройстве на работу, вызове его на собеседование именно в день прибытия в г. Москву и проведения собеседования в указанный день судам не представлено.

Так, Конституционный Суд РФ в определении от 04.06.2007 N 320-О-П указал, что обоснованность расходов, уменьшающих полученные доходы в целях налогообложения прибыли, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции РФ, налогоплательщик ведет деятельность самостоятельно на свой риск и только он вправе оценивать ее эффективность и целесообразность. Поэтому считаем, что организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты, связанные с оплатой проезда для кандидата в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии их документального подтверждения.

Итак, по мнению автора, документальное оформление компенсации соискателю может осуществляться в следующем порядке:

1. Соответствующие положения должны быть закреплены во внутреннем локальном акте организации. Например, целесообразно утвердить Стандарт (Положение) «Возмещение расходов по проезду и проживанию кандидату (соискателю) на вакантную должность», определяющий порядок оплаты или компенсации таких расходов.
2. Следует оформить и направить кандидату приглашение (вызов) на собеседование. В приглашении указать, что приглашающая сторона компенсирует расходы на проезд к месту проведения собеседования. Наличие подобного приглашения поможет подтвердить инициативу организации — потенциального работодателя и ее заинтересованность в прибытии кандидата на собеседование.
3. Документы, подтверждающие факт и стоимость проезда.
4. Заявление соискателя о компенсации расходов.
5. Платежные (кассовые) документы, оформленные при выплате соответствующих сумм соискателю.

Если подбором кадров занимается кадровое агентство, а проезд кандидата оплачивает организация.

Поиск персонала выполняется на основании договора возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 779, п. 2 ст. 781 ГК РФ).

И расходы на оплату услуг кадрового агентства могут быть учтены в составе прочих расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но здесь необходимо учесть несколько моментов.

Подчеркнем, что о дублировании функций штатных работников и кадрового агентства можно говорить только при наличии в организации сотрудников, в должностные обязанности которых входит именно поиск персонала. Если отдел кадров занимается лишь ведением кадрового делопроизводства, расходы на подбор специалистов силами кадрового агентства являются экономически оправданными.

Дополнительными аргументами в пользу заключения договора с кадровым агентством при наличии собственного отдела кадров могут быть следующие:

• наличие у кадрового агентства базы кандидатов с соответствующей квалификацией, а налогоплательщику нужны новые сотрудники в максимально короткие сроки;
• оказание кадровым агентством полного комплекса услуг — от предварительного собеседования до аудита и оценки кандидатов;
• проверка соискателей, в том числе соответствие профессионального опыта и записей в трудовой книжке фактическим обстоятельствам.

Подтвердить, что поиск персонала не входит в обязанности отдела кадров или инспектора по кадрам, можно с помощью положения об этом отделе, должностных инструкций и других внутренних документов. Дополнительными документами также послужат служебные записки от руководителя отдела кадров с обоснованием необходимости привлечения сторонней организации для оказания услуг по поиску соответствующего персонала (отсутствие в штате специалиста, обладающего специальными компетенциями, соответствующая специфика, география, масштабы и т.п.).

Суды также поддерживают налогоплательщиков в этом вопросе. По мнению арбитров, наличие в штате компании специалиста со схожими трудовыми функциями не является препятствием для заключения дополнительного договора на возмездное оказание услуг (Постановления ФАС Московского округа от 19.08.2009 N КА-А40/7963-09 и от 09.11.2007 N КА-А40/10001-07).

Как правило, условия договора с кадровым агентством предусматривают, что кадровое агентство обязано лишь подобрать кандидатов даже, если кандидаты не были приняты на работу.

Ранее, по мнению Минфина РФ, в случае если услуги специализированных организаций по подбору персонала не привели к положительному результату (т.е. организация не набрала новых работников), то расходы на услуги вышеуказанных организаций, не могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций (Письма Минфина России от 01.06.2006 N 03-03-04/1/497, от 04.09.2008 N 03-03-06/1/504). Затем Минфин со ссылкой на Конституционный суд признал, что обоснованность расходов определяет сама компания (Письмо Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81910).

Суды, независимо от мнения контролирующих органов, всегда занимали позицию, что расходы налогоплательщика на подбор персонала экономически оправданны, а требования ст. 252 НК РФ соблюдены и в том случае, когда по договору с кадровым агентством никто из представленных кандидатов не был принят на работу Например, ФАС Московского округа в Постановлении от 13.03.2009 N КА-А40/1354-09 указал, что обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала определяется не конечным результатом оказания таких услуг, например наймом работников, а самим фактом их оказания, то есть реальной деятельностью исполнителя, направленной на поиск, отбор и предоставление соискателей на должность. В другом Постановлении ФАС Московского округа отметил, что для признания затрат по набору работников НК РФ не содержит дополнительных условий, согласно которым предложенные кадровым агентством кандидаты должны быть приняты налогоплательщиком на работу (Постановление от 09.11.2007 N КА-А40/10001-07). Более того, Конституционный Суд РФ подчеркнул, что судебный контроль не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности, которые в сфере бизнеса обладают самостоятельностью и широкой дискрецией, поскольку в силу рискового характера такой деятельности существуют объективные пределы в возможностях судов выявлять наличие в ней деловых просчетов (Определение от 29.05.2018 N 1125-О).

Полагаем, что налоговое законодательство позволяет учесть в целях налогообложения прибыли расходы на услуги кадровых агентств по подпункту 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие затраты отражаются как расходы на поиск работников, даже, если налогоплательщик фактически понес затраты на подбор персонала, но в результате на работу никто из кандидатов не был принят или вообще откликов на объявление о вакансии не поступило. При признании расходов важна направленность деятельности налогоплательщика на получение прибыли. При этом обязательно документальное оформление, соответствующее требованиям ст. 252 НК РФ.

Для целей исчисления налога на прибыль организаций подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы были произведены (Письмо Минфина России от 05.12.2019 N 03-03-06/2/94579).

Подтвердит расходы организации-заказчика на поиск персонала (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.2012 N 16-15/064754@):

• договор с кадровым агентством;
• акт об оказании услуг по поиску персонала;
• заявки с указанием количества и квалификации запрашиваемых работников.

Организация-заказчик вправе признать расходы на оплату услуг кадрового агентства на дату подписания акта об оказании услуг (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). В таком акте должно быть оговорено, сколько кандидатов фактически предложило кадровое агентство, а также указаны фамилия, имя, отчество каждого найденного кандидата. К акту целесообразно приложить анкеты, резюме и (или) результаты тестирования кандидатов (копии указанных документов), из которых можно установить, что предложенные соискатели соответствовали требованиям организации-заказчика.

Если по условиям договора с агентством организация обязана компенсировать агентству расходы на проезд кандидатов на собеседование, то подход к учету оплаты проезда к месту проведения собеседования кандидатам, найденным кадровым агентством, не отличается от порядка признания таких расходов, когда организация ищет кандидатов на вакансию самостоятельно, если эти расходы осуществляет сама организация, а не агентство.

НДС

Налогоплательщик может принять к вычету НДС, если приобретения предназначены для участия в облагаемых операциях. Причем по общему правилу для вычета НДС необходим счет-фактура (п.2 ст.171 и п.1 ст.172 НК РФ). Исключения из этого правила — вычет НДС по командировочным расходам (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), учитываемым при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае НДС может быть принят к вычету на основании БСО (Письмо Минфина России от 30.10.2020 N 03-07-09/94559).

Однако соискатель не является командированным работником, поэтому без споров с налоговыми органами вычет НДС по компенсации проезда возможен только на основании счета-фактуры и то при условии, что организация учитывает компенсацию проезда в целях налога на прибыль.

При отсутствии счетов-фактур, выставленных на имя организации НДС со стоимости проездных документов без споров с налоговыми органами к вычету принять не удастся, даже если НДС в них выделен в соответствии с установленными требованиями. Судебная практика по данному вопросу не сложилась.

НДФЛ и страховые взносы

Минфин России считает, что в случае компенсации или оплаты потенциальным работодателем стоимости проезда и проживания соискателя у последнего образуется доход, облагаемый НДФЛ (Письма от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562 и от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170). Ведь хотя кандидат и приезжал на собеседование в головной офис по инициативе организации, он при этом преследовал еще и собственные цели, поскольку стремился устроиться на работу (Письма Минфина России от 30.06.2014 N 03-04-06/31359, от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170).

Как установлено пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Если компания не возмещает расходы, а самостоятельно приобретает для соискателя билеты, она сможет удержать НДФЛ только у того кандидата, которого в итоге примет на работу.

У соискателей, не прошедших собеседование, удержать налог, скорее всего, не получится. В этом случае организация должна сообщить в инспекцию и самому кандидату о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщение подается в виде справки в составе расчета по форме 6-НДФЛ (п. 18 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Срок сообщения — не позднее 25 февраля года, следующего за годом выплаты дохода, налог с которого не удержан (п. 7 ст. 6.1, п. 5 ст. 226, ст. 216 НК РФ).

Компенсация или оплата проезда соискателю не является объектом обложения страховыми взносами, поскольку компенсация выплачивается не в рамках заключенного трудового договора или в рамках договора ГПХ (п. 1 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.07.2021 N 03-04-06/61493).

***

Как видим, во многих случаях возможность учета расходов в целях налога на прибыль зависит от документов, подтверждающих экономическую обоснованность расходов. Но наша аудиторская практика показывает, что иногда из-за незнания или нежелания сотрудники компании не оформляют нужные документы. И такие просчеты могут «стоить» миллионы, если их обнаружит налоговый орган и доначислит налоги. Поэтому при аудиторской проверке включайте в техническое задание углубленную проверку налогового учета и расширенную выборку первичных документов. Эксперты не только подскажут, как исправить ошибки и минимизировать налоговые риски, но и выявят налоговые резервы (переплаты налогов, возможность применения льгот и др. преференций НК РФ). Посмотрите, какие ошибки обнаружены аудиторами.