Прослеживаемость товаров в 2024-2025: что важно знать (часть 2)

Какими документами оформляется на территории РФ реализация товара, подлежащего прослеживаемости?

При реализации прослеживаемых товаров организациям или ИП все продавцы (в том числе неплательщики НДС) должны выставлять электронный счет-фактуру или УПД по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@.

Электронный счет-фактуру или УПД на прослеживаемые товары, поступивший от продавца, покупатели обязаны принять через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ, пп. «ж» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров).

При этом плательщики НДС составляют электронный счет-фактуру (или УПД с признаком 1 (счет-фактура и первичный документ)) (п. 1.1, 5 ст. 169 НК РФ, подп. пп. «в» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров). Форматы передачи счета-фактуры утверждены Приказом ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@.

Неплательщики НДС (организации/ ИП, применяющие спецрежим или освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика) формируют универсальный передаточный документ (УПД) с признаком 2. Соответствующий УПД составляется в электронной форме и передается покупателю по ТКС в порядке, аналогичном передаче счетов-фактур на такие товары (пп. «г» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, Письмо ФНС России от 20.01.2022 N ЕА-4-15/527@). Форматы передачи УПД утверждены Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@.

При изменении цены/количества отгруженных товаров оформляется универсальный корректировочный документ (УКД). УКД также составляется в электронной форме и передается по ТКС.

В соответствующих электронных счетах-фактурах наряду с общими сведениями необходимо указывать реквизиты прослеживаемости (для этого выделены графы 11 — 13):

• в графе 11 указывается РНПТ;
• в графах 12, 12а указывается единица измерения товара, которая используется для прослеживаемости (согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения);
• в графе 13 указывается количество прослеживаемого товара в указанных единицах (п.п. 16 — 19 п. 5 ст. 169 НК РФ, Приложение N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, п. 2, подп. з п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров).

Отметим, что при реализации непрослеживаемых товаров показатели счета-фактуры по прослеживаемым товарам в печатной форме не отражаются.

В отдельных случаях продавец реализует комплект (набор) товаров, в состав которого входят и прослеживаемые, и непрослеживаемые товары. Например, в состав реализуемого рабочего места входят и монитор, и процессор. В этой ситуации прослеживаемость мониторов не прекращается (поскольку его физические характеристики и назначение не изменяются). В этом случае в счете-фактуре/УПД указывается наименование набора товаров, а в графах для реквизитов прослеживаемости указываются данные прослеживаемых товаров (в данном примере — мониторов), в частности, РНПТ мониторов, их количество в комплекте (на это указала ФНС России в п.7 письма ФНС от 12.05.2021 №ЕА-4-15/6469@, письме от 01.02.2022 №ЕА-4-26/1125@).

Минфин России в письме от 11.08.2021 № 27-01-22/64473 указал, что при передаче подлежащего прослеживаемости товара в лизинг в счете-фактуре, выставляемом лизингодателем лизингополучателю, реквизиты прослеживаемости не отражаются.

Учет операций реализации прослеживаемых товаров ведется плательщиками НДС в книге покупок, книге продаж, журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. Форматы для ведения книги покупок, книги продаж и журнала в электронном виде, учитывающие добавление реквизитов прослеживаемости, утверждены Приказом ФНС России от 08.06.2021 №ЕД-7-26/547@.

Когда организация или ИП может не выставлять счет-фактуру/УПД на реализуемые (передаваемые) прослеживаемые товары?

Законодателем предусмотрены случаи, когда налогоплательщики не выставляют электронные счета-фактуры/УПД при реализации/передаче прослеживаемых товаров:

1) продажа (передача) товаров физическим лицам для личных, семейных и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;

2) реализация (передача в составе выполненных работ) товаров самозанятым (физическим лицам, уплачивающим налог на профессиональный доход);

3) реализация товаров на эскпорт (в т.ч. реэкспорт);

4) реализация и перемещение товаров из РФ на территорию другого государства — члена ЕАЭС;

5) продажа (передача в составе выполненных работ) товаров дипломатическим представительствам, консульским учреждениям, представительствам государств при международных организациях и самим международным организациям (их представительствам) с привилегиями (иммунитетами) по международным договорам РФ при соблюдении обязательного условия — последующего официального использования товаров.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в счете-фактуре или указал некорректный РНПТ, или выставил счет-фактуры на прослеживаемые товары на бумаге?

В соответствии с предпоследним абзацем п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости, покупатель должен удостовериться в наличии и правильности указанного в счете-фактуре/ УПД РНПТ.

Соответственно, при обнаружении ошибок следует обратиться к продавцу с просьбой выставить исправленный счет-фактуру/УПД.

Минфин России разъяснил, что, если поставщик не указал РНПТ в счете-фактуре, то покупателю нужно обратиться к нему, чтобы поставщик выставил корректный счет-фактуру (Письмо Минфина от 11.08.2021 года № 27-01-22/64473).

Вместе с тем на текущий момент не предусмотрено штрафных санкций за несоблюдение правил в отношении операций с прослеживаемыми товарами.

Если в счете-фактуре продавец не указал/указал неверные данные по прослеживаемым товарам и/или представил счет-фактуру на бумажном носителе, такие ошибки не лишают покупателя права на вычет НДС по соответствующим операциям (п.2 ст.169 НК РФ, письмо ФНС России от 19.10.2021 №ЕА-4-15/14817@).

Отметим также, что, если продавец так и не указал РНПТ в отношении реализованного товара или такая ошибка была обнаружена покупателем позднее (когда товар уже находится у него в собственности) он должен представить в ФНС России уведомление об остатках (и ФНС присвоит этому товару РНПТ).

До какого момента товар является прослеживаемым?

Товар перестает быть прослеживаемым в следующих случаях:

1) исключение товара из Перечня;

2) выбытие прослеживаемых товаров, не связанное с реализацией, в результате которого у организации/ИП прекращается право собственности на товары (в результате захоронения, обезвреживания, утилизации или уничтожения, безвозвратной утраты товаров вследствие действия непреодолимой силы, конфискации, а также в связи с передачей товаров, подлежащих прослеживаемости, в производство и (или) на переработку, в том числе в качестве давальческого сырья (материалов), комплектующих, для изготовления новых товаров);

3) реализация, а также передача на безвозмездной основе права собственности на товары, подлежащие прослеживаемости, физическим лицам для использования их в личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности целях, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход;

4) экспорт (реэкспорт) прослеживаемых товаров;

5) вывоз товаров с территории РФ на территорию другого государства — члена ЕАЭС;

6) реализация, передача в составе выполненных работ товаров, подлежащих прослеживаемости, дипломатическим представительствам и консульским учреждениям, представительствам государств при международных организациях, международным организациям или их представительствам, пользующимся привилегиями и (или) иммунитетами в соответствии с международными договорами Российской Федерации, при условии последующего официального использования этих товаров;

7) недостача товаров, выявленная организацией/ИП при инвентаризации.

Прекращение прослеживаемости товара влечет за собой прекращение подачи отчетности по такому товару. При этом отметим, что существуют случаи, когда прослеживаемость товара может возобновиться (например, если реализованный физическому лицу товар возвращен).

Существует ли ответственность за нарушение правил отчетности по операциям с прослеживаемыми товарами?

На текущий момент штрафов или иной ответственности за необеспечение реализации механизма прослеживаемости нет (в будущем их планирует ввести, но на текущий момент законопроект еще не внесен в Государственную думу).

Таким образом, сейчас если вы не представите отчет и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости, это не повлияет на уплату налогов и право на принятие НДС к вычету.

Однако отсутствие административных мер не означает, что правила можно не соблюдать: налоговый орган проверяет документы, выявляет некорректное их заполнение, требует исправить допущенное ошибки.

Ненадлежащее соблюдений требований налогового законодательства в отношении прослеживаемых товаров может стать для налогового органа «маркером» вашей недобросовестности.

В связи с тем, рекомендуем организациям и ИП использовать текущий переходный период (который, как указала ФНС России введен для поддержки бизнеса и повышения устойчивости экономики РФ) для выстраивания системы отчетности по прослеживаемым товарам в соответствии с требованиями законодательства.