Работник не отчитался за подотчетные суммы. В каком случае начисляются страховые взносы?

12 января 2015

Письмо Минтруда России от 12 декабря 2014 г. № 17-3/В-609

Разъяснен порядок обложения страховыми взносами денежных средств, выданных под отчет работнику на хозяйственные нужды, если он своевременно не представил авансовый отчет.

Объектом обложения страховыми взносами для организаций-работодателей признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физлиц, в том числе в рамках трудовых отношений.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами.

Выданные под отчет денежные средства, по которым работник своевременно не представил авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией и могут быть удержаны из его зарплаты. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что  работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В случае если работодатель удержал из заработной платы работника вышеуказанные денежные средства, объекта обложения по страховым взносам не возникает.

Если работодатель решил не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Если позднее работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами, но организация уже произвела начисление страховых взносов на эту сумму выплат, тогда она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.