Памятка «Как руководителю управлять бизнесом удаленно» — 2022

Оформление дистанционной работы

Генеральный директор, являющийся работником организации, может исполнять свои трудовые обязанности дистанционно. Обязательным условием дистанционной работы является взаимодействие между работодателем и работником через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сети «Интернет».

При переходе руководителя на дистанционное управление бизнесом необходимо выполнить ряд условий:

1. Заключить трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору) о дистанционной работе, в котором прописать:

• Сроки дистанционной работы, которая может осуществляться:
  • на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора);
  • либо непрерывно не более 6 месяцев;
  • либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
• Место, где гендиректор будет непосредственно исполнять свои трудовые обязанности (домашний адрес или любой другой адрес, по которому он будет работать).

Вместе с тем руководить организацией можно не только в статусе директора. Полномочия по управлению компанией (функции единоличного исполнительного органа) могут быть переданы другой компании или ИП по договору о передаче полномочий (ст.42 Закона об ООО, ст.69 Закона об АО).

Полагаем, в указанном случае руководитель организации может зарегистрировать ИП и руководить компанией как управляющий. Для этого следует:

• проверить, нет ли в уставе ограничений на делегирование директором полномочий. Если в нем оговорено, что полномочия директора не могут быть переданы управляющему, то необходимо внести в устав изменения, позволяющие генеральному директору передать свои полномочия управляющему;
• принять решение о передаче полномочий органом управления, который вправе рассматривать такие вопросы (общее собрании участников, акционеров, заседание совета директоров;
• заключить договор с управляющим по итогам решения;
• зарегистрировать в ЕГРЮЛ изменения сведений о единоличном исполнительном органе;
• внести изменения в иные документы (банковские карточки, сертификаты ЭЦП и пр.).

Менять юридический адрес организации в этом случае не требуется. По мнению Минфина, передача полномочий управляющему сама по себе не влечет изменение адреса места нахождения общества (Письмо от 12.12.2016 № 03-12-13/74221).

2. Внести изменения в ЕГРЮЛ об адресе юридического лица, если компания зарегистрирована НЕ по адресу гендиректора.

Внести такие изменения рекомендуется в связи с тем, что место нахождения юридического лица — это место его государственной регистрации, которая, в свою очередь, осуществляется по местонахождения его постоянно действующего исполнительного органа (в данном случае —генерального директора). Поэтому, если рабочее место руководителя при удаленной работе расположено вне офиса компании (например, в его квартире), то юридическим адресом компании должна быть данная квартира. В противном случае есть риск, что директор не получит письма из налоговой, а это может в самом крайнем случае привести к ликвидации компании.

Для внесения адреса генерального директора в ЕГРЮЛ в качестве адреса юридического лица следует подать в налоговый орган заявление по форме № Р13014.

Отметим, что Минфин также рекомендовал при переводе директора на удаленку вносить изменения в ЕГРЮЛ (Письмо от 29.05.2019 № 03-12-13/38956).

Подписание документов

При удаленной работе гендиректора необходимо решить вопрос с подписанием документов (приказов, договоров и др.). Это можно сделать следующими способами:

1. Делегировать подписание документов другому лицу путем оформления доверенности.

Полномочия на подписание документов (договоров, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.) от имени юридического лица могут быть переданы гендиректором по доверенности любому лицу, например, работнику организации.

В доверенности должны быть указаны:

• дата выдачи,
• срок действия,
• лицо, выдающее доверенность (директор),
• лицо, которому выдается доверенность (представитель),
• передаваемые полномочия,
• подпись доверителя.

В большинстве случаев доверенность можно составить в простой письменной форме, но иногда ее нужно удостоверить у нотариуса, в частности, доверенность на совершение нотариальных сделок, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).

Отметим, что доверенность необходима для представления интересов организации перед третьими лицами (перед госорганами, контрагентами и др.).

Для осуществления полномочий внутри организации (подписание приказов, локальных актов, кадровых и финансовых документов) гендиректору достаточно оформить соответствующий приказ, которым предоставить право подписи определенных документов соответствующим сотрудникам организации в зависимости от вида документов (заместителям директора, руководителям финансового, кадрового, юридического и других подразделений).

2. Подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Руководитель может подписывать документы удаленно с помощью ЭЦП, за исключением документов, которые в соответствии с законодательством могут быть подписаны исключительно в бумажной форме.

Напомним, что существует три вида ЭЦП:

• простая электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Простая и усиленная неквалифицированная подписи приравнивается к собственноручной, только если это предусмотрено нормативным правовым актом, нормативным актом Банка России или соглашением лиц, которые собираются обмениваться электронными документами, в том числе правилами платежных систем (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Простую ЭП можно применять, в частности:

• При подписании первичных учетных документов.
• При дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг».
• По общему правилу для подписания исковых заявлений, других заявлений, жалоб и иных документов, которые подаются через портал госуслуг либо информационную систему, определенную Верховным Судом РФ, Судебным департаментом при Верховном Суде РФ.
• При заключении договоров (при наличии соглашения сторон о ее применении).

НЭП на практике используется реже чем другие виды. Закон предписывает ее применение в очень редких случаях. Например, с ее помощью физические лица и некоторые иностранные организации подают электронные документы в налоговый орган через личный кабинет налогоплательщика (п. п. 2, 3 ст. 11.2 НК РФ). При этом, для применения НЭП необходимо заключать соглашение с лицом, с которым предполагается обмен электронными документами (как для простой ЭП), и она не так универсальна и защищена, как КЭП.

КЭП — наиболее защищенная электронная подпись, гарантирующая юридическую силу документа. Она автоматически приравнивается к собственноручной. Письменное соглашение об использовании такой подписи заключать не обязательно.

КЭП можно использовать при подписании практически любых документов. Ее нельзя использовать лишь на документе, который в силу закона или принимаемых в соответствии с ним нормативных правовых актов может быть только бумажным. Например, КЭП нельзя подписать вексель (ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи, ст. 4 Закона о переводном и простом векселе).

Нормативными правовыми актами установлены случаи, когда при подписании электронных документов необходимо использовать только КЭП, в частности:

• Подача документов в государственные органы (например, направление отчетности в налоговые органы; подача документов в регистрирующий орган в целях госрегистрации юрлиц и ИП).
• Подача документов в суды (например, исковое заявление и иные документы, подаваемые посредством систем электронного документооборота участников арбитражного процесса).
• Получение государственных и муниципальных услуг. Однако, в некоторых случаях допускается применение простой ЭП. Правила определения видов ЭП, используемых для данной процедуры, установлены Постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634.
• Внесение сведений в государственные базы данных (например, в ЕФРСФДЮЛ).
• Участие в электронных торгах по Закону о контрактной системе.
• Подписание электронных счетов-фактур.

Проведение общих собраний

Отдельные функции по управлению обществом осуществляются также его собственниками путем проведения общих собраний участников (акционеров) общества. Соответственно, для собственников бизнеса, которые не могут присутствовать на собраниях (находятся за границей или в другом регионе), актуален вопрос их проведения в дистанционном формате.

Закон позволяет участникам общества проводить собрания в заочной форме без необходимости совместного присутствия путем заочного голосования (опросным путем). Такое голосование проводится с помощью обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, которая обеспечивает аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Отметим, что проводить собрания в заочной форме возможно не по всем вопросам. Так, в ООО по умолчанию нельзя заочно принять решение об утверждении годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов; в АО ¬— избрать совет директоров или ревизионную комиссию, утвердить аудитора, утвердить годовой отчет, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, если по уставу эти вопросы не отнесены к компетенции совета директоров.

Но до конца 2022 года участникам (акционерам) общества еще можно заочно принимать решения по таким вопросам, действие запрета на данный период приостановлено. Помимо заочного голосования, участники (акционеры) общества могут принимать решения по вопросам компетенции общего собрания, не являясь на них, путем выдачи представителю-физическому лицу доверенности на участие в общем собрании и голосование по вопросам повестки дня.

Доверенность, выданная представителю, должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями п. п. 3 и 4 ст. 185.1 ГК РФ (удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении) или удостоверена нотариально (п. 2 ст. 37 Закона об ООО).