Кадровый аудит позволил избежать штрафа 1,5 млн руб. и сохранил должность руководителю

31 августа 2020

Генеральный директор крупной компании, занимающейся строительством автодорог, узнал о предстоящей проверке Государственной инспекции по труду (ГИТ), поэтому решил подстраховаться и перед проверкой провести кадровый аудит, чтобы исправить возможные нарушения. За проведением кадрового аудита компания обратилась к специалистам «Правовест Аудит».

Клиент
  • Крупная строительная компания (строительство автомобильных дорог и автомагистралей)
Проект
  • Проведение кадрового аудита
  • Стоимость: 500 тыс. руб.
Результат
  • В результате кадрового аудита было выявлено более 25 нарушений, за которые грозил административный штраф не менее 1,5 млн руб. и дисквалификация руководителя от 1 до 3-х лет.
  • Большинство нарушений удалось своевременно устранить, поэтому проверка ГИТ закончилась без штрафа.
  • Затраты на проведенный аудит окупились минимум в 3 раза.

Ситуация

Генеральный директор компании был назначен на должность менее года назад. Поэтому, узнав, что компания включена в план проверки ГИТ он решил заранее оценить, чем может обернуться ревизия и оперативно устранить возможные нарушения. Генеральный директор не был уверен, что все формальности трудового законодательства и кадрового учета в компании соблюдаются, тем более из своего опыта он знал, что в строительных компаниях, контролирующие органы особенно часто находят нарушения норм ТК РФ и оформления кадровой документации. Это связано со спецификой деятельности (посменная и сверхурочная работа, особые требования по охране труда и т.п.). Нарушения могут грозить не только штрафными санкциями, но и приостановлением деятельности компании и дисквалификацией должностных лиц.

За проведением кадрового аудита (проверкой правильности оплаты труда, соблюдения норм ТК РФ, требований охраны труда, правильностью оформления кадровой документации) компания обратилась в «Правовест Аудит».

Если бы организация не обратилась за кадровым аудитом, то в результате проверки ГИТ были бы выявлены нарушения и последовали соответствующие штрафные санкции. В данной ситуации выявленные экспертами нарушения оперативно исправлялись уже в ходе проведения аудита. Конечно, все исправить в короткое время не удалось, но ГИТ ограничилась предупреждением. Поэтому чем раньше обратиться за профессиональной помощью, тем быстрее можно получить объективную оценку, рекомендации по ведению кадрового учета, предотвратить ошибки и штрафы.

Тарасова Татьяна
Главный эксперт-консультант, куратор по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета

Решение

В результате проведения кадрового аудита было выявлено более 25 нарушений, за которые грозил штраф более 1.5 млн руб. и дисквалификация руководителя. В числе выявленных нарушений:

— не производилась доплата за вредные условия труда,

— существенно занижалась оплата труда в выходныеи праздничные дни,

— коллективным договором, трудовыми договорами с работниками не был предусмотрен порядок индексации заработной платы, зарплата не индексировалась,

— были нарушены правила работы инвалидов,

— графики работы нарушали требования ТК РФ о времени отдыха,

— спецоценка условий труда была проведена не на всех рабочих местах и др.

С помощью рекомендаций экспертов уже в ходе кадрового аудита компания оперативно исправила большинство нарушений с высоким риском, за которые могут дисквалифицировать руководителя. А также подготовилась к проведению проверки ГИТ. Эксперты рассказали, на что проверяющие будут обращать внимание в первую очередь и за что предусмотрены наибольшие санкции.

По результатам проверки ГИТ выявлено минимум незначительных нарушений, за которые вынесли лишь предупреждение.

Первое на что эксперты обратили внимание — это отсутствие внутреннего контроля кадрового делопроизводства, т.е. отдел кадров, бухгалтерия, отдел по охране труда и иные подразделения не контролировали перемещение документов между отделами и их исполнение. Так, отдел по охране труда не сообщал отделу кадров о проведении СОУТ и выявлении вредных условий труда, соответственно такая информация не доходила до бухгалтерии и доплаты работникам за вредные условия труда не производились своевременно.

Эксперты рекомендовали компании установить локальным нормативным актом правила документооборота, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Из самых существенных нарушений, выявленных в результате кадрового аудита, можно выделить следующие:

1) Не производилась доплата за вредные условия труда согласно проведенной СОУТ.

Рекомендовано незамедлительно доначислить и выплатить работникам доплату за вредные условия труда, в т. ч. выплатить проценты за несвоевременную выплату и предоставить дополнительные отпуска.

2) Существенно занижалась оплата труда работы в выходные и праздничные дни.

Рекомендовано незамедлительно произвести доплаты, в т. ч. выплатить проценты за несвоевременную выплату.

3) Коллективным договором, трудовыми договорами с работниками не был предусмотрен порядок индексации заработной платы. Заработная плата не индексировалась.

Рекомендовано предусмотреть порядок индексации заработной платы.

4) Инвалиды 2 группы привлекались к работе на полный рабочий день согласно трудового договора и табеля учета рабочего времени. Однако в соответствии со ст. 92 ТК РФ рабочий день таких работников не может превышать 35 часов в неделю.

Рекомендовано начислить и оплатить работу сверх нормы в повышенном размере, в т. ч. выплатить проценты за несвоевременную выплату и предусмотреть трудовыми договорами сокращенное рабочее время.

5) Спецоценка условий труда была проведена не на всех рабочих местах.

Рекомендовано в ближайшее время провести СОУТ.

6) График работы противоречил действующему трудовому законодательству. Согласно утвержденных графиков:

— не предоставлялся еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов водителям автомобилей и другим работникам (ст.110 ТК РФ).

— не соблюдался порядок предоставления междусменного отдыха водителям автомобилей и другим работникам.

Рекомендовано привести графики работы в соответствие с требованиями ТК РФ.

7) С некоторыми работниками заключались срочные трудовые договоры (на определенный срок) без законного на это основания.

Рекомендовано заключать трудовые договоры на неопределенный срок.

Результат

Нарушения, за которые могли дисквалифицировать руководителя и наложить административный штраф устранялись непосредственно в процессе проведения кадрового аудита. Исправленные документы незамедлительно проверялись экспертами. Эксперты давали рекомендации по исправлению допущенных нарушений и оформлению документов.

По итогам кадрового аудита компания исправила ошибки и избежала штрафа в размере более 1.5 млн руб., а также возможной дисквалификации руководителя.

Компания хорошо подготовилась к проверке ГИТ. По результатам проверки ГИТ выявлено минимум незначительных нарушений, за которые вынесли предупреждение.

Заказчик сэкономил 1 млн руб. (1.5 млн руб. штрафов) и предотвратил возможные нарушения в будущем, установив эффективный порядок ведения кадрового учета.

ГИТ не обнаружила существенных нарушений и по результатам проверки вынесено только предупреждение.

При стоимости кадрового аудита 500 тыс. руб., организация предотвратила начисление штрафа 1,5 млн руб., и руководитель избежал дисквалификации. Т.е. «чистая» экономия составила 1 млн руб. (1.5 млн — 0.5 млн).

Рассчитать стоимость