Материалы круглого стола
Татьяна Тарасова
Татьяна Тарасова

27 июля 2022

Платный материал

Командировки: расчеты с подотчетными лицами в 2022 году при направлении в командировку

Получить доступ

Материалы доступны подписчикам. Для получения — отправьте заявку.

Автор

На круглом столе 14 июля поговорили об особенностях оформления командировок в 2022 году, определении среднего заработка при нахождении «вдали от места работы», о порядке возмещения расходов и налогообложения выплат. Также рассмотрели примеры отражения расходов в 6-НДФЛ и РСВ.

Предлагаем вашему вниманию видеозапись круглого стола, презентацию и конспект (≈ 25 стр.)

Видеозапись

Таймкоды

3:44
Что такое служебные командировки
11:52
Кого нельзя направить в командировку
15:52
Документальное оформление командировок
18:53
Командировки дистанционных работников
21:12
Определение срока служебной командировки
24:28
Оплата периода командировки. Порядок расчета среднего заработка для командировки
36:30
Командировка в выходные и праздничные дни
46:32
Дополнительный день отдыха вместо двойной оплаты
48:55
Работник заболел в командировке
1:11:15
Возмещение расходов в связи командировкой и их налогообложение
1:18:35
Какие документы подтверждают проезд
1:26:20
Проживание
1:28:20
Суточные
1:38:15
Учет расходов при отмене командировки
1:38:59
Отражение командировочных в отчетности по страховым взносам и НДФЛ
1:46:57
Работник не отчитался по подотчетным суммам
1:52:58
Ответы на вопросы

Конспект

Содержание

  • Что такое «командировка» и кого нельзя в нее отправлять

  • Документальное оформление командировки

  • Как оплатить время командировки: порядок определения среднего заработка

  • Командировка в выходные и праздничные дни

  • Дополнительный день отдыха вместо двойной оплаты

  • Работник заболел в командировке

  • Возмещение расходов в связи командировкой и их налогообложение (НДФЛ и страховые взносы)

  • Отражение командировочных расходов в отчетности по НДФЛ и страховым взносам

Что такое «командировка» и кого нельзя в нее отправлять

Начнем с понятия — что такое служебная командировка.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Т.е. в командировку можно направить только работника — должны быть в обязательном порядке оформлены трудовые отношения.

Нормативные акты: регулируют порядок оформления командировок:

  • Гл. 24 ТК РФ ГАРАНТИИ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ, ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ И ПЕРЕЕЗДЕ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
  • Постановление ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. N 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
  • Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Не являются командировками

1) Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).

Например, это водители. Однако, если водитель выезжает в населенный пункт, который не является местом его постоянной работы, это тоже будет являться командировкой (к примеру, водитель постоянно работает в Москве, а надо поехать в Петербург).

2) Выполнение работ (услуг) по договору ГПХ.

К гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг) относят:

  • договор подряда (гл. 37 ГК РФ);
  • договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

Договор может быть заключен организацией-заказчиком с исполнителем (организацией, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем либо с физическим лицом).

Однако, в договоре с работником можно предусмотреть (помимо вознаграждения за работы, услуги) обязанность заказчика компенсировать исполнителю понесенные и оплаченные им расходы, связанные с исполнением договора (п. п. 2, 4 ст. 709, ст. 783, п. п. 1, 4 ст. 421 ГК РФ). Например, расходы исполнителя на проезд любым видом транспорта, питание, проживание в гостинице, на мобильную связь, на необходимые материалы и т.д. Возмещение этих расходов может либо включаться в цену договора, либо оплачиваться отдельно — сверх цены. В договоре целесообразно указать конкретный перечень компенсируемых расходов и порядок их возмещения.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов при ГПХ

Компенсация затрат, связанных с выполнением работ по ГПХ, облагается НДФЛ, т.к. иное не предусмотрено законодательством:

  • ст. 217 НК РФ: содержит перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц;
  • подтверждается письмом Минфина России от 28.09.2020 N 03-04-06/84695:

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Обратная ситуация со страховыми взносами во внебюджетные фонды. На сумму компенсации документально подтвержденных и фактически произведенных расходов исполнителя — обычного физического лица, которые осуществлялись им при исполнении договора, не начисляются страховые взносы (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Кого нельзя направить в служебную командировку

Трудовой кодекс РФ устанавливает запрет в отношении:

  • беременных женщин;
  • работников в возрасте до 18 лет (за исключением отдельных категорий) (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Исключения связаны, например, с театрально-концертной деятельностью, спортивной (соревнования в другой местности) деятельностью и т.п.

Работодатель может направить в командировку некоторых работников только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся:

  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  • матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники-инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Запросить такое согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме. Унифицированных форм здесь нет.

Документальное оформление командировки

  1. Издается приказ, и работник в обязательном порядке с ним знакомится. Причем сроки ознакомления нигде не оговорены. По факту вы можете с сегодняшнего дня издать приказ, что завтра работник направляется в командировку.
  2. До начала командировки выдается аванс (на зарплатную карту или наличными). Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов работника в командировке (п. 10 Положения о командировках).
  3. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).
  4. В табеле учета рабочего времени нужно проставить коды «К» или «06» (за все дни: и рабочие, и выходные, и дни в пути). Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначьте кодами «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Что является командировкой для дистанционного работника

Для дистанционного работника служебной командировкой является поездка:

  • в обособленное подразделение (представительство, филиал) (Письмо Минтруда России от 17.11.2017 N 14-2/В-1012),
  • в головной офис (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 N 14-2/ООГ-4733), находящиеся вне места постоянной работы дистанционного работника.

Под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт. Все более детальные уточнения адреса работодателя являются условием трудового договора о рабочем месте, а не о месте работы (Письмо Роструда от 15.07.2021 N ПГ/19582-6-1).

Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является.

Определение срока служебной командировки при наличии проездных документов

Чтобы рассчитать срок служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в место командирования и день его приезда из командировки в место постоянной работы.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (п.7 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в указанное место (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).

Определение срока командировки без проездных документов

Например, работник едет в командировку на служебном или на собственном автомобиле.

Здесь есть два разъяснения чиновников, которыми можно воспользоваться:

  • Письмо ФНС России от 24.11.2015 N СД-4-3/20427,
  • Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

Из них следует, что при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, свидетельствующих о заключении договора на оказание гостиничных услуг, для подтверждения срока пребывания в командировке работник представляет служебную записку и (или) иной документ, в котором должно содержаться подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (абз. 4 п. 7 Положения о служебных командировках).

завтра
11:00
«Летние» изменения НК РФ для «осенней» отчетности
Бесплатный вебинар
Записаться