Налогообложение расходов сотрудника на аренду автомобиля в командировке

Ответ

По нашему мнению, Общество вправе учесть расходы на аренду сотрудником автомобиля за время нахождения в командировке, если это продиктовано производственной необходимостью.

Однако налоговые органы могут настаивать на том, что данная выплата подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ сотрудника. При этом Общество вправе доказывать, что аренда сотруднику автомобиля произведена не в целях удовлетворения его личных нужд, а произведена в интересах самого Общества и с его ведома, имея в наличии соответствующие оправдательные документы, оформленные надлежащим образом.

Обоснование

Налог на прибыль

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Таким образом, перечень командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, является открытым.

По нашему мнению, Общество вправе учесть расходы на аренду сотрудником автомобиля за время нахождения в командировке, если это продиктовано производственной необходимостью: например, сотруднику необходимо осуществлять регулярные поездки в месте проведения командировки (См. письма Минфина РФ от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, постановления ФАС МО от 03.09.2013 по делу № А40-22927/12-107-106, ФАС ЗСО от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15), ФАС СЗО от 25.04.2005 № А56-32729/04, ФАС СКО от 22.09.2010 по делу № А32-49229/2009).

При этом налоговые органы могут попытаться оспорить экономическую целесообразность данных расходов, так как в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ идёт речь о проезде работника к месту командировки и обратно, а не о пользовании арендованным автомобилем в течение всей командировки. Соответственно, Обществу нужно быть готовым обосновать целесообразность использования сотрудником арендованного автомобиля. Например, в служебной записке сотрудник может указать, что адрес его проживания в месте командировки является весьма удалённым от места работы, сотруднику необходимо проводить несколько деловых встреч в день в разных частях города, в месте проведения командировки плохо организован общественный транспорт и т.п.

Указанный вид расходов целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте (Письмо Минфина РФ от 20.03.2024 № 03-03-06/1/25042), а также указать, в каких конкретно случаях сотрудник имеет право на возмещение (оплату расходов на аренду автомобиля).

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся: оплата (полностью или частично) за него организациями или ИП товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются (п. 1 ст. 217 НК РФ):

• суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории России и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории России;
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Таким образом, перечень возмещаемых командированному работнику расходов, не учитываемых при определении налоговой базы по НДФЛ, является закрытым.

Соответственно, в случае, когда Общество оплачивает командированному сотруднику стоимость аренды автомобиля, которым он пользуется весь период нахождения в командировке, налоговые органы могут настаивать на том, что данная выплата подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ сотрудника.

При этом Общество вправе доказывать, что аренда сотруднику автомобиля произведена не в целях удовлетворения его личных нужд, а произведена в интересах самого Общества и с его ведома. Например, без возможности свободного передвижения по городу, командированный сотрудник не сможет эффективно и своевременно выполнить служебное задание. (п. 3 «Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015).

Ведь в таком случае, при направлении работника в командировку, работодатель обязан возмещать ему иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Следовательно, если работник при нахождении в командировке и с разрешения или ведома работодателя арендует автомобиль для служебных целей, возмещение работнику таких расходов должно освобождаться от налогообложения НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, оформленные надлежащим образом и позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях. Такой подход в отношении поездок на такси при нахождении работника в командировке был изложен в Письмах Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 22.12.2022 N 03-04-07/125960.

Хотите получить ответ на свой вопрос с полным правовым обоснованием? Закажите индивидуальную консультацию по абонементу «Хочу все знать». А для блиц-ответов — подписка «В курсе дела».