Оформление первичных документов выходными днями

27 июля 2018
Можно ли оформлять первичные документы выходными (нерабочими) днями? Насколько это рискованно?

Каждый первичный документ должен содержать дату его составления, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Первичный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В законодательстве нет прямого указания на то, что документы датируются исключительно рабочим днем (Закон № 402-ФЗ, ПБУ, НК РФ).

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ). С другой стороны, у налоговых органов часто возникают претензии в связи с оформлением различных документов (в том числе актов об оказанных услугах) в нерабочие дни, поэтому, поступая таким образом, организация определенно рискует.

Так, в отношении расходов на топливо в нерабочее время, в письме УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 г. № 20-12/54213@ выражено мнение, что для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня, в целях налогообложения прибыли необходимо наличие:

  • документов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели;
  • путевых листов, оформленных в соответствии с установленными требованиями;
  • правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей. Правила внутреннего распорядка должны быть утверждены руководителем организации.

О наличии таких рисков говорит судебная практика. Есть решения:

  • в пользу налогоплательщика (Постановления: Арбитражного суда Дальневосточного округа от 22.12.2015 № Ф03-5550/15, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 08.04.2015 № Ф07-1880/15, от 10.02.2015 № Ф07-1417/14).
  • в пользу налоговых органов (Постановления: Арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.10.2015 № Ф04-26082/15, Арбитражного суда Московского округа от 24.10.2014 № Ф05-12074/14, Федерального Арбитражного суда Московского округа от 21.05.2013 № Ф05-4693/13).
Ольга Новикова
Руководитель отдела консалтинга

Несмотря на наличие позитивной налоговой практики в пользу налогоплательщиков, в некоторых ситуациях налоговые органы рассматривают подписание документов в нерабочие дни как одно из доказательств так называемой «недобросовестности» налогоплательщика.

Решения в пользу налоговых органов принимаются в ситуациях, когда помимо подписания актов и других документов в нерабочие дни, обнаруживаются такие факты, как:

  • подписание документов не уполномоченными на это лицами;
  • наличие в документах неоговоренных исправлений;
  • нахождение на дату подписания акта «подписавшего» его сотрудника в отпуске;
  • наличие в цепочке контрагентов фирм-однодневок и др.

Таким образом, само по себе подписание актов и отчетов, а также других документов в выходные дни, не противоречит действующему законодательству. Но если будут установлены другие признаки недобросовестности налогоплательщика, то подписание документов в нерабочие дни может послужить дополнительным поводом признать упомянутые документы ненадлежащими доказательствами.

Аргументация в пользу нереальности расходов, оформленных работниками в выходные (нерабочие) дни базируется на неисполнении работодателем норм трудового законодательства. С точки зрения трудового законодательства сотрудники должны выполнять свои трудовые обязанности только в рабочее время (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).

Вместе с тем, выходные дни отдельных работников могут устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка или коллективным договором и не совпадать с общеустановленными (ст. 111 ТК РФ). В трудовых договорах (дополнительных соглашениях к ним) также может быть установлен ненормированный рабочий день.

Доказательством реальности факта подписания документов в выходные служат документы, подтверждающие привлечение сотрудника к работе в нерабочие дни. Привлечение сотрудника (в том числе руководителя) к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, в принципе, требует оформления письменного распоряжения работодателя (ст. 113 ТК РФ). Также привлечение работника к труду в выходные должно быть отражено в табеле учета рабочего времени.

Так как подписание первичных документов в нерабочие дни может привлечь дополнительное внимание налоговых органов и привести к налоговым спорам, в связи с этим, можно рекомендовать отказаться от датирования документов выходными днями тогда, когда в этом отсутствует реальная необходимость.

Хотите узнать больше?
Обращайтесь к профессионалам
Подробнее