«Подотчетник» не вернул неизрасходованные суммы: что со страховыми взносами?

Письмо Минфина от 30.04.2025 года № 03-15-06/44169

На практике бывают ситуации, когда работник не возвращает неизрасходованные подотчетные суммы с согласия работодателя. Облагать ли эту сумму страховыми взносами? Минфин ответил на этот вопрос, следующее:

• если работнику предоставляются денежные средства под отчет, он обязан в срок (установленный руководителем компании), отчитаться об их целевом использовании, представив авансовый отчет с подтверждающими документами. До этого момента выданные под отчет суммы числиться как задолженность работника перед работодателем;
• не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного работодателем для возврата аванса, он вправе принять решение об удержании задолженности из зарплаты работника (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Если невозвращенные суммы не удерживаются — они считаются выплатами в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются взносами.

Итак, страховые взносы начисляются на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания. Либо на дату истечения указанного месячного срока, если решение об удержании в течение этого срока не принято.