Кассовые операции в 2025 году: расходование наличных денег

Что относится к кассовым операциям и как их оформлять

Кассовые операции — это все действия организации с наличными деньгами: приём, хранение и выдача средств из кассы. Они осуществляются в порядке, установленном Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, и должны быть подтверждены кассовыми документами.

Каждая операция проводится на основании оправдательных документов — договоров, счетов, заявлений, авансовых отчётов и иных первичных документов, подтверждающих законность движения наличных средств. На их основании оформляются:

• приходный кассовый ордер (форма 0310001) при поступлении денег в кассу;
• расходный кассовый ордер (форма 0310002) при выдаче наличных;
• кассовая книга (форма 0310004) для ежедневного учёта всех операций.

Кассовые документы могут оформляться на бумаге или в электронном виде и подписываться собственноручно либо электронной подписью (пп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Все операции с денежной наличностью за день отражаются в кассовой книге, а по её итогам кассир составляет отчёт кассира, в который включается второй экземпляр листа кассовой книги с приложением приходных и расходных кассовых ордеров, а также первичных документов, на основании которых эти ордера оформлены (платёжных ведомостей, заявлений, авансовых отчётов и др.).

Отчёт кассира передаётся в бухгалтерию для проверки правильности оформления документов и сверки фактического остатка наличных с данными кассовой книги и установленным лимитом. На основании данных документов в бухгалтерском учёте отражаются операции с наличными деньгами на синтетическом счёте 50 «Касса».

Кассовая дисциплина: зачем она нужна и что в неё входит

Помимо правильного оформления кассовых документов организация должна соблюдать установленные законом правила обращения с наличными деньгами. Совокупность этих формирует кассовую дисциплину. В частности, организации необходимо:

• Соблюдать лимит расчётов наличными денежными средствами с организациями и ИП. Предельный размер расчётов наличными между организациями и ИП составляет 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания № 5348-У);
• Своевременно и в полном объёме приходовать в кассу поступающие наличные деньги. Иными словами, нужно оформить приходный ордер и внести соответствующую запись в кассовую книгу в день фактического поступления наличных денег (п. 4.1, п. 4.6 Указания № 3210-У; письмо ФНС России от 05.06.2013 № АС-4-2/10250);
• Расходовать наличную выручку только на цели, прямо предусмотренные законодательством (п. 1 Указания № 5348-У);
• Соблюдать лимит остатка наличных денег в кассе, если организация не относится к СМП (п. 2 Указания № 3210-У).

Далее остановимся подробнее на некоторых аспектах кассовой дисциплины.

Предельный размер расчетов наличными

Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У).

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов составляет 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282, дополнительно см. постановление Девятого ААС от 31.08.2023 N 09АП-45855/2023 по делу N А40-53767/202).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов (т.е. с ИП и организациями). Это прямо установлено п.1 ст. 861 ГК РФ, а также следует из абз. 2 п. 5 Указаний № 5348-У.

Обратите внимание! Плательщики налога на профессиональны доход (так называемые самозанятые), не зарегистрированные в качестве ИП, рассматриваются как физические лица (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2020 N 20-21/093682@). Отсюда вывод — ограничение предельного размера расчетов наличными на таких самозанятых не распространяется.

О расходовании наличных денег из кассы

На что можно потратить наличную выручку

Пункт 1 Указаний № 5348-У содержит общее требование о том, что все наличные расчёты должны проводиться только деньгами, полученными с собственного банковского счёта. Однако организации и ИП также вправе расходовать суммы наличной выручки (за проданные товары, работы и услуги) на следующие цели:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Итак, наличная выручка из кассы организации может быть израсходована без ее зачисления на банковский счет на перечисленные выше цели, с соблюдением предельного расчета наличными деньгами между участниками расчетов. ИП имеет право без ограничений брать из кассы выручку на свои личные нужды. Без ограничений можно рассчитываться деньгами из наличной выручки с физическими лицами, не являющимися ИП.

Дополнительно специальные нормы предусмотрены для страховых организаций: они вправе расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы в виде страховых премий, на выплату страховых возмещений (страховых сумм) физическим лицам, если указанные лица ранее уплатили эти страховые премии наличными (абз. 2 и подп. 2 п. 1 Указания № 5348-У).

Отдельный порядок установлен для воинских частей и иных подразделений, где служат военнослужащие или работает гражданский персонал Вооружённых Сил РФ: такие подразделения могут расходовать наличные деньги, полученные от этих лиц в качестве возврата неиспользованных подотчётных сумм, на цели, предусмотренные пунктом 1 Указания № 5348-У.

Банковские платёжные агенты и субагенты вправе выдавать наличные деньги при осуществлении операций, предусмотренных статьёй 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платёжной системе».

Прочие наличные поступления в кассу

Обращаем Ваше внимание, что расходовать из кассы без зачисления на банковский счет разрешено только наличные деньги, поступившие в качестве выручки на цели, предусмотренные в Указании N 5348-У (см. выше).

Иными словами, Указания N 5348-У содержат для «обычных организаций и ИП» требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу, за исключением выручки. Например, если в кассу наличными внесли вклад в имущество, взнос в уставный капитал, возмещение ущерба и другие наличные деньги, отличные от выручки, расходование этих средств допустимо после их внесения на банковский счет. Так, в ситуации, когда подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу, Банк Росси разъяснил, что эти деньги нужно сдать в банк, исходя из п. 1 Указания N 5348-У.

Банк России высказался за правомерность расходования выручки из кассы на оплату аренды помещения (ссылаясь на абзац 2 п.1 Указания N 5348-У). Банк России термин «услуги» трактует широко, для целей применения норм Указания N 5348-У к понятию «услуга» относит любую осуществляемую на возмездной основе деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, подкрепляя это сноской на п. 5 ст. 38 НК РФ и п. 1 ст. 39 НК РФ. Далее Центробанк делает вывод, что оплата услуг по сдаче имущества, в том числе недвижимого при применении Указания N 5348-У является допустимой целью расходования наличных денег из кассы участника наличных расчетов без их предварительного зачисления на банковский счет.

Особенности для МФО, СКПК и КПК

В отличие от «обычных» организаций микрофинансовые организации (МФО), ломбарды, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы (СКПК), кредитные потребительские кооперативы (КПК) имеют право расходовать наличные, полученные в кассу:

• по договору займа (по договору передачи личных сбережений) (для МФО, ломбарда, СКПК и КПК);
• в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (для МФО, ломбарда, СКПК и КПК);
• в качестве паевых взносов (для СКПК и КПКП).

МФО и ломбарды могут расходовать наличные деньги на выдачу займов, возврат привлечённых займов, уплату процентов и (или) неустоек (штрафов, пеней) по привлечённым займам в сумме не более 50 000 руб. по одному договору и не более 1 млн руб. в день в расчёте на организацию или её обособленное подразделение.

СКПК и КПК вправе выдавать и принимать наличные по договорам займа и передачи личных сбережений, выплачивать проценты, неустойки, а также суммы паенакоплений (паёв):

• физическим лицам — в сумме до 300 000 руб. по каждому договору или паю,
• участникам наличных расчётов (организациям и ИП) — до 100 000 руб. по каждому договору или паю,
  при этом общий лимит наличных расходов не может превышать 2 млн руб. в день по кооперативу (или его подразделению) (абз. 11–13 п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

Можно ли выдать займ из кассы наличными?

Таким образом, для большинства организаций расходование полученных наличными в кассу организаций займов или выдача займов из наличной выручки (за исключением МФО, ломбардов, КПК, СКПК) по-прежнему не допускается Правилами. Кроме того, закреплено требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу (отличные от выручки), исходя из буквального прочтения Указания N 5348-У и разъяснений на сайте ЦБРФ, сдать в банк организация обязана даже неизрасходованный подотчётным лицом аванс.

Ответственность за нарушения правил расчета наличными

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций: осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров; неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности; несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств; накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов,

частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

• для должностных лиц и ИП в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

В случаях, когда денежные средства выдавались в виде займа из кассы за счет наличной выручки от оказания ООО услуг, а не из наличных денег, снятых с банковского счета юридического лица суды привлекали организации к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 15.1 КоАП (см. постановления АС Уральского округа от 09.06.2020 N Ф09-2385/20 по делу N А60-51746/2019, Первого ААС от 01.10.2019 N 01АП-8104/2019 по делу N А43-21657/2019 и др.).