Расходование подотчетных средств важно подтверждать документально

Постановление АС СКО от 21.12.2023 года по делу № А53-45258/2022

По итогам «камералки» расчета 6-НДФЛ компании предложили уплатить 1,3 млн руб. (налог, пени, штраф). Инспекция указала, что организация неправомерно не удерживала НДФЛ с денежных сумм, выданных работникам под отчет и не подтвержденных документально.

Согласно имеющимся авансовым отчетам, спорные денежные средства были израсходованы на приобретение спиртных напитков, номеров в гостиницах, приобретение продуктов питания, смартфонов, кухонной техники, медикаментов, оплату ГСМ , посещение кафе/ресторанов и т. д.

Суды согласились с налоговым органом, отметив следующее:

• суммы денежных средств, перечисляемые физлицам, выплачиваются в пользу работников в рамках трудовых отношений и облагаются НДФЛ в общем порядке;
• общество не представило надлежащих доказательств, подтверждающих расходование работниками спорных сумм именно на производственные, а не личные нужды.

Описанная ситуация вполне типична. Как показывает наша аудиторская практика, компании достаточно часто забывают о важности наличия документальных доказательств обоснованности расходов. Без таковых можно легко получить солидные доначисления уже в рамках камеральных проверок. Берегите финансы бизнеса-не допускайте подобных упущений.