Действия при утрате первички

09 апреля 2021

По халатности сотрудника были уничтожены все первичные документы филиала компании за 3 года. Каковы действия организации в такой ситуации?

Расследование причин и оформление акта

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012). Приказом Минфина РФ от 30.04.2020 N 184 данное Положение прекращает действие с 1 января 2022 года).

Данный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Так как иных правил не установлено, то руководствоваться ими целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов.

Создание комиссии оформляется приказом по организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Специалисты налоговых органов с таким порядком действий согласны. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 разъяснено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В связи с этим считаем, что в рассматриваемом случае необходимо:

  • издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи документов (указанный приказ подписывает руководитель). В состав комиссии, на наш взгляд, могут входить любые сотрудники организации: работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и т.п.;
  • провести расследование пропажи документов. По нашему мнению, применительно к рассматриваемой ситуации в процессе расследования причин пропажи документов можно получить от лиц, ответственных за их сохранность (бухгалтеров, главного бухгалтера), письменные объяснения (докладные записки);
  • по результатам расследования составить акт. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты. В акте следует отразить причины пропажи документов, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для их восстановления;
  • попытаться восстановить документы.

Восстановление документов

В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету не запрещают организации формировать дубликаты первичных документов (в т.ч. актов) с теми же реквизитами, что были указаны в изначально оформленном первичном документе.

При этом бухгалтерское законодательство не определяет понятие дубликата первичного документа, а также не разъясняет механизм его составления. Поэтому рекомендуем руководствоваться общим стандартом, согласно которому дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (подп. 22 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст)). Поскольку нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов (например, постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09), полагаем, что соответствующий порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

В рассматриваемой ситуации утеряны, в том числе, документы на бумажных носителях, которые оформляла сама организация (товарные отчеты, акты списания, инвентаризации и т.д.) — внутренние документы. Поскольку эти документы создавались автоматизированным способом (с помощью компьютера), то возможно они сохранились в электронном виде. В таком случае организация может их распечатать и оформить дубликаты, то есть повторные экземпляры подлинников утраченных документов. В дубликатах должны содержаться те же сведения и подписи, что и в подлинниках утраченных документов.

Представляется, что наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор подписей всех сотрудников, в том числе уволенных.

Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенными сотрудниками), на наш взгляд, допустимо подписать дубликаты утраченных документов лицам, которые на данный момент являются ответственными за оформление подобных документов. На восстановленных документах целесообразно сделать надпись «Дубликат».

Распечатайте документы, снова поставьте печати и подписи.

В свободном месте документа (вверху правой страницы или на обороте) сделайте надпись о том, что это дубликат взамен утраченного. Под этой надписью также поставьте подписи и печати.

Пример надписи:

«Дубликат. Изготовлен сторонами „__“ _______ 2019 взамен экземпляра договора, утраченного ООО „_________“.

Генеральный директор ООО ___________ подпись, печать

Генеральный директор ООО ___________ подпись, печать».

Вместо генерального директора можно указать физическое лицо.

На дубликатах всегда указывают дату их изготовления.

Восстановление внешних документов.

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Получите
консультацию
эксперта
Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта.
Задать вопрос