Документальное подтверждение суточных

В законодательстве нет определения разъездного характера работы. По мнению Минтруда, разъездной считается работа, при которой работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации (письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-1504). Такая работа носит постоянный характер. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства. Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции (письмо Минтруда России от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185).

Обязательными условиями для включения в трудовой договор являются те, которые определяют в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) (ч. 2 ст.57 ТК РФ).

Для возмещения расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ, условия, определяющие разъездной характер для конкретного работника, должны быть определены трудовым договором.

Статья 168.1 ТК РФ предоставляет право работодателю устанавливать перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Работникам, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):

• расходы по проезду;
• расходы на жилье;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ расходов открытый, поскольку позволяет возместить и «иные расходы» в связи с поездками, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

В отличие от командировок (см. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»), порядок выплаты суточных при разъездном характере в законодательстве не урегулирована. Кроме того, суточные при разъездном характере работы не упоминаются в п. 3 ст. 217 НК РФ и ст. 422 НК РФ, где присутствуют ограничения по размерам суточных и полевого довольствия, не включаемых в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам.

По разъяснениям Минфина РФ, суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина РФ от 23.03.2021 N 03-04-06/20746, от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 и др.)

Поскольку ни глава 23 НК РФ, ни глава 34 НК РФ не содержат определения суточных, в силу п. 1 ст. 11 НК РФ данный термин следует применять в том значении, в котором он используется в трудовом законодательстве. Правовая природа суточных одинакова как для суточных, выплачиваемых работодателем в случае направления в служебную командировку, так и для суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером. В обоих случаях выплата носит компенсационный характер (ст. 164 НК РФ). При таких обстоятельствах подход к обложению суточных НДФЛ и страховыми взносами, по нашему мнению, должен быть единообразным в смысле документального подтверждения суточных.

В отношении суточных расходов, выплачиваемых работодателем работнику при направлении в командировку, Минфин РФ разъяснил, что для целей исчисления НДФЛ не нужно документально подтверждать только суточные, в отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для освобождения их от налогообложения нужно документальное подтверждение (письма Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189, от 17.05.2018 N 03-15-06/33309 (п. 2), от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508 и др.)

Иными словами, работник расходует суточные по своему усмотрению и не отчитывается перед работодателем за их целевое использование.

Такой подход должен быть распространен и на суточные при разъездном характере работы.

Если обязывать сотрудников отчитываться по выданным «суточным», в частности предъявлять чеки за оказанные услуги общепита, это уже можно квалифицировать как «возмещение расходов на питание». «Компенсация питания» может стать поводом для начисления «зарплатных налогов» и отказа в признании расходов в целях налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Компенсация расходов на питание прямо не установленная на уровне законодательства РФ, субъектов РФ, решений представительных органов местного самоуправления, они расцениваются налоговыми органами как суммы, подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами (письмо ФНС России от 10.04.2020 N БС-4-11/6061, письмо Минфина РФ от 15.02.2021 N 03-15-06/10032 и др.).

Минфин РФ разъясняет, что доходы в натуральной форме в виде питания, обеспечиваемого работодателем работникам, привлекаемым для проведения сезонных полевых работ с учетом требований Трудового кодекса (ст. 294 ТК РФ), освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 44 ст. 217 НК РФ. В прочих случаях налогообложение питания производится в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 03.03.2020 N 03-04-06/15768). Таким образом, если вместо суточных производить компенсацию питания по чекам из общепита, то это может привести к налоговым рискам.

В целях исключения суточных, выплачиваемых работникам за разъездной характер работы, из облагаемой базы по страховым взносам и НДФЛ необходимо документальное подтверждение факта, что выплата суточных произведена сотруднику, чья работа носит разъездной характер в соответствии с порядком, закрепленным в локальных нормативных актах организации, а также факта совершения работником служебной поездки, с проживанием вне места постоянного жительства.

Подтверждением выплат, связанных с разъездным характером работы могут являться документы:

• коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;
• трудовые договоры, определяющие трудовую функцию работника и порядок ее исполнения, размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;
• порядок направления в служебные поездки, ведомости служебных разъездов и иные аналогичные документы;
• проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п.

Предоставление работником чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных при разъездном характере работы, не требуется. Так как суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, законодательством не предусмотрен отчет работника об их расходовании. Вероятно, что под документальным подтверждением следует понимать документы (перечисленные выше) из совокупности которых очевидно, что работник постоянно выполняет свою работу в условиях, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Если поездки носят эпизодический характер, то они относятся к командировкам с соответствующей оплатой и налогообложением.