Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что учесть

Что меняется с 1 сентября 2026 года в оформлении перевозок?

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках. Соответствующие изменения внесены федеральным законом от 07.06.2025 N 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее — Закон N 140-ФЗ). В отдельных случаях, список которых определит Минтранс России, будет допускаться оформление бумажных документов (Информация ФНС от 26.01.2026 г.).

Когда нужна ЭТрН, а когда можно работать без нее?

В соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 года N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон 259-ФЗ) заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Также договор перевозки груза может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозок грузов — заявки грузоотправителя (ч. 5 ст. 8 Закона 259-ФЗ).

С 1 сентября 2026 года данные документы формируются в виде электронной транспортной накладной, заказа или электронной заявки.

Исключения — случаи, установленные Минтрансом, при которых транспортная накладная, заявка или заказ оформляются на бумажном носителе (ч. 1 и ч. 5 ст. 8 Закона 259-ФЗ в ред. с 01.09.2026г.).

Если компания сама везет собственный товар своим транспортом, транспортная накладная или ЭТрН НЕ оформляется (как до, так и после 01.09.2026), оформляется путевой лист. Такой подход применим, например, когда организация доставляет собственную продукцию покупателю своими силами, а стоимость доставки включена в цену товара.

Приказом Минтранса России от 01.06.2026 N 262 установлены случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. К ним относятся случаи:

• перевозки военных грузов;
• каботажные перевозки юрлицами ЕАЭС;
• если грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное юридическое лицо, если у него нет аккредитованных филиалов;
• перевозки физическому лицу, являющемуся грузоотправителем и (или) грузополучателем, для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд;
• отсутствия доступа к Интернету или невозможность оформить электронный документ из-за сбоя ПАК, зафиксированный госсистемой;
• перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Вывоз отходов

Если речь идет о комплексной услуге по вывозу отходов, которая осуществляется на основании договора на оказание услуг по обращению с твёрдыми коммунальными отходами (ст. 24.7 Федерального закона от 24.06.1998 N89-ФЗ «Об отходах производства и потребления», Постановление Правительства РФ от 07.03.2025 N293 «О порядке обращения с твёрдыми коммунальными отходами»), т.е. НЕ на основании договора перевозки, то формально транспортная накладная или ЭТрН не нужны.

Но если отходы или иной груз перевозится на основании договора перевозки, оформляется транспортная накладная, в т.ч. ЭТрН с 01.09.2026 г..

Доставка товаров почтой

Оформление документов по договору транспортной экспедиции, в т.ч. требование об оформлении электронных экспедиторских документов с 01.09.2026 г. регулируется Федеральным законом от 30.06.2003 г. N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». В ч. 2 ст. 1 данного закона прямо указано, что он НЕ распространяется на транспортно-экспедиционную деятельность, осуществляемую в области почтовой связи.

Поэтому при отправке товаров почтой с 01.09.2026 г. порядок оформления документов НЕ меняется, составлять экспедиторские документы, в т.ч. в электронном виде не требуется.

CMR и электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года

Если международная перевозка оформляется CMR без транспортной накладной по РФ, что меняется после введения ЭПД с 1 сентября 2026 г.?

При осуществлении международных автомобильных перевозок, оформляемых CMR, порядок их оформления из-за введения электронной транспортной накладной, по нашему мнению, не меняется.

Дело в том, что оформление транспортных накладных, в т.ч. электронных при автомобильных перевозках установлено Законом N 259-ФЗ, но как указано в нем «перевозки пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом в международном сообщении регулируются международными договорами Российской Федерации» (ч. 3 ст. 1 Закона N 259-ФЗ). В частности, согласно Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), принятой в г. Женеве 19.05.1956 года заключение договора международной автомобильной перевозки груза (когда пункты погрузки и выгрузки находятся в разных странах) подтверждается CMR-накладной. Соответственно при ее применении при международной перевозке (от пункта погрузки до конечной точки международной автомобильной перевозки) транспортные накладные, предусмотренные Законом N 259-ФЗ, НЕ оформляются.

Например, если перевозчик осуществляет автомобильную перевозку из Китая в РФ или в обратном направлении, или из Республики Беларусь в РФ или в обратном направлении, такие международные перевозки, как и прежде будут оформляться CMR в бумажном виде, если международными договорами не будет установлена обязанность составлять CMR в электронном виде.

Но если, например, после ввоза груза в РФ груз перегружается на автотранспортное средство, и заключается новый договор транспортной перевозки, то на такую перевозку по территории РФ оформляется транспортная накладная. Такой порядок применяется как до, так и после 01.09.2026 года.

Что показывать водителю, ГИБДД и охране на объекте

В электронном документообороте бумажную накладную для водителя заменяет QR-код. Его нельзя воспринимать как обычный статичный код, который достаточно распечатать один раз. Водитель должен получить QR-код в приложении и предъявлять его при проверке.

Сотрудник ГИБДД проверяет наличие QR-кодов по ЭТрН и, если применимо, по электронному путевому листу. Проверка выполняется через специальные устройства или доступ к ГИС ЭПД. Задача участника перевозки — обеспечить водителя корректным QR-кодом; как именно инспектор будет его считывать, относится уже к стороне контролирующего органа.

Если водитель приезжает на режимное предприятие, охране можно показать электронный документ в мобильном приложении.

Роли в перевозке: грузоотправитель, покупатель, самозанятый

-Если покупатель при самовывозе нанимает экспедитора, а экспедитор заключает договор с перевозчиком, кто будет грузоотправителем в ЭТрН?

Если экспедитор принимает груз у продавца и заключает договор перевозки, то грузоотправителем в ЭТрН будет экспедитор.

-Должен ли покупатель-грузополучатель подключиться к ЭДО, чтобы подписывать документы?

Да. Если получатель является юридическим лицом, он тоже должен подписывать ЭПД, поэтому ему нужен доступ к ЭДО.

-Может ли самозанятый оказывать услуги перевозки груза частным лицам, юрлицам или ИП?

Формально самозанятый не может заключать договоры перевозки. Согласно ч. 13 ст. 2 Закона N 259-ФЗ под перевозчиком понимается только юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки груза соответствующие обязанности. Т.е. при формальном прочтении этой нормы следует вывод, что перевозчиком по договору перевозки могут являться только юридические лица и физические лица, зарегистрированные в качестве ИП.

Бумага, электронная форма

Можно ли оформлять транспортную накладную на бумаге, если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо? Например, компании нужно перевезти товары с одного склада на другой, и она заключает договор перевозки со сторонним перевозчиком?

Да, ТН можно оформлять на бумаге, т.к. этот случай относится к исключениям, установленным Приказом Минтранса.

Нужны ли бумажные транспортные документы для бухгалтерии?

Если документы оформлены в электронной форме, бумажные экземпляры для бухгалтерии не нужны. Электронный документ сам становится первичным документом при условии, что он корректно оформлен и подписан.

Более того, по нашему мнению, с 1 сентября 2026 года расходы на перевозки можно учесть только на основании электронных транспортных документов. Исключения, при которых можно учесть расходы на основании бумажных документов — случаи, предусмотренные Приказами Минтранса.

Дело в том, что все расходы в целях налогообложения должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы (ст. 252 НК РФ). Т.е. документы, составленные на бумаге в случаях, когда законодательство предписывает оформлять их в электронном виде, могут быть расценены налоговыми органами как «ненадлежащие документы», т.е. оформленные НЕ в соответствии с законодательством.

С 1 сентября 2026 года компаниям придется не только перестроить работу с транспортными и экспедиторскими документами. К этому времени будет сдана отчетность за первое полугодие, а налоговые органы продолжат проверки и анализ показателей компании.

Поэтому важно заранее проверить, правильно ли оформляются операции, согласованы ли действия участников перевозки и достаточно ли документов для обоснования налоговой позиции.

Комплексный аудит с налогами поможет оценить состояние бухгалтерского и налогового учета в целом: выявить риски, исправить ошибки и подготовиться к возможным вопросам ФНС до того, как финансовая служба войдет в напряженный период закрытия третьего квартала и года.

Лучше провести аудит сейчас, чтобы осенью заниматься внедрением новых требований, а не исправлением накопившихся ошибок. Аудит летом — выгоднее и умнее. Узнать подробнее, назначить встречу>>