Хранение персональных данных работника в его личном деле

21 ноября 2022

Является ли законным хранение копий личных документов работника в его личном деле? Влияет ли на законность хранения таких документов наличие письменного согласия работника?


Отвечает Наталья Наталюк,
советник налоговой службы РФ II ранга, ведущий юрист по налоговым и гражданско-правовым спорам «Правовест Аудит»

Мнение Роструда

Нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен. Если речь идет о копиях паспорта гражданина РФ, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и подобных документов, то хранение таких копий в личных делах сотрудников допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены сотрудникам или уничтожены (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2022 г.).

Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные данные, не является нарушением закона, если одновременно выполняются следующие условия:

  • работодатель получил от работника согласие на хранение его персональных данных, содержащихся в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, указанных в п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • заранее определил конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
  • объем персональных данных, содержащихся в копиях документов работника, не превышает объем данных, необходимых для использования работодателем в соответствии с заявленными целями обработки.
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (части 2, 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

Судебная практика

При хранении копий документов, представленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов (в частности, территориальных органов Роскомнадзора). Причиной может является избыточность обрабатываемых работодателем персональных данных работников. В ряде случаев суды признают хранение копий документов работников незаконным (в частности, копий паспортов гражданина РФ, военных билетов, свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке и других документов такого рода). Причем претензии возникают даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см. например, решения АС Ростовской области от 14.11.2013 № А53-12557/2013, постановление ВАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).

Хотите получить ответ на свой вопрос с полным правовым обоснованием? Закажите индивидуальную консультацию по абонементу «Хочу все знать». А для блиц-ответов — подписка «В курсе дела».

БОЛЬШЕ, ЧЕМ
ПРОСТО АУДИТ!
Особое внимание налогам и «первичке», помощь с новыми ФСБУ, исправление ошибок, минимизация рисков, применение льгот, страховка от штрафов ФНС и поддержка налоговых юристов.
Рассчитать стоимость аудита
6 дек
11:00
ФСБУ 6/2020: применение в 2022 году. Особенности и способы определения ликвидационной, рыночной и справедливой стоимости
Бесплатный вебинар
Записаться