Мнение Роструда
Нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен. Если речь идет о копиях паспорта гражданина РФ, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и подобных документов, то хранение таких копий в личных делах сотрудников допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены сотрудникам или уничтожены (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2022 г.).
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные данные, не является нарушением закона, если одновременно выполняются следующие условия:
- работодатель получил от работника согласие на хранение его персональных данных, содержащихся в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, указанных в п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- заранее определил конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
- объем персональных данных, содержащихся в копиях документов работника, не превышает объем данных, необходимых для использования работодателем в соответствии с заявленными целями обработки.
Судебная практика
При хранении копий документов, представленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов (в частности, территориальных органов Роскомнадзора). Причиной может является избыточность обрабатываемых работодателем персональных данных работников. В ряде случаев суды признают хранение копий документов работников незаконным (в частности, копий паспортов гражданина РФ, военных билетов, свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке и других документов такого рода). Причем претензии возникают даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см. например, решения АС Ростовской области от 14.11.2013 № А53-12557/2013, постановление ВАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
Хотите получить ответ на свой вопрос с полным правовым обоснованием? Закажите индивидуальную консультацию по абонементу «Хочу все знать». А для блиц-ответов — подписка «В курсе дела».
ПРОСТО АУДИТ!