Начисление отпускных авансом: риски и возможности

Предоставление отпуска авансом

В российском трудовом законодательстве нет термина «отпуск авансом». Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют сотрудники, которые отработали на предприятии не менее полугода (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев. Это значит, что новые сотрудники могут отдохнуть досрочно, если руководитель даст свое согласие.

Надо сказать, что есть категории сотрудников, которые имеют законное право уйти в отпуск, не отработав полгода:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него
• работники, не достигшие 18 лет
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев и другие

Сотрудник может оформить отпуск в любое время рабочего года, согласно утвержденному графику, после года работы в компании. Рабочий год определяется для каждого сотрудника индивидуально. Его отсчитывают с первого дня трудоустройства.

Так что ситуация отдыха «авансом» за следующий год для работников вполне допустима и не нарушает трудовое законодательство. Сотруднику может быть предоставлен отпуск до наступления у него права на отпуск (Правила об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169).

Удержание средств из зарплаты за неотработанные дни отпуска

Работодатель может удержать средства за неотработанные дни отпуска из зарплаты сотрудника, если сотрудник уволился до окончания того рабочего года, в счет которого получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Исключение составляют отдельные случаи (ст. 137 ТК РФ).

При этом, размер удержаний не должен превышать 20 % выплат (ст. 138 ТК РФ). Если он превышает 20 %, то работодатель не вправе заставить сотрудника вернуть денежные средства. Однако работник может это сделать по собственной инициативе (в таком случае целесообразно получить от него соответствующее заявление).

В рассматриваемой ситуации отпускные выплачены законно на момент предоставления отпуска «авансом»: их учли для целей налогообложения в составе расходов на оплату труда (на основании ст. 255 НК РФ). Таким образом, нельзя говорить об ошибке. А значит не нужно вносить исправления в налоговый учет прошедшего отчетного периода (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ).

Если работодатель прощает сотруднику оставшуюся часть долга, то в периоде увольнения работника компания должна отразить внереализационный доход в учете (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Если работодатель не смог взыскать часть долга по объективным причинам (например, долг превысил установленные 20%), то компания отражает внереализационный доход в сумме образовавшейся дебиторской задолженности, а по истечении срока исковой давности (по общим правилам он составляет три года) списывает названную сумму как безнадежные долги (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если организация не отразит в учете внереализационный доход на дату увольнения работника, то списать сумму образовавшегося долга будет нельзя, поскольку в этом случае возникнет задвоение расходов. В части НДФЛ и страховых взносов не нужны корректировки.