Оформление поездки на служебном автомобиле: расход ГСМ, путевой лист, медосмотр

06 октября 2021

Как корректно оформлять поездки сотрудника на автомобиле компании и есть ли налоговые риски при возмещении расходов ГСМ без оформленной командировки? Есть ли необходимость оформлять разъездной характер работы сотрудника, существует ли риск штрафа за отсутствие у него медосмотра?

Оформление поездок

В ТК РФ нет конкретного определения разъездной работы.

Разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации. Она должна носить постоянный характер (письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047). Постоянная работа разъездного характера не относится к служебным командировкам (ст. 166 ТК РФ).

Если в трудовом договоре с работником, чья работа носит разъездной характер, указан регион работы, то по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения в ином регионе или за рубежом оформляется командировка по ТК РФ. И при разъездной и работе, и в командировках работник может пользоваться как общественными, так служебными ТС.

В силу трудовой функции автомобиль для водителя одновременно выступает рабочим местом и техническим средством, необходимым для выполнения трудовых обязанностей. Управление автомобилем для служебных поездок не означает автоматически, что работник теперь состоит на должности водителя (определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 N 33-9894).

Если в трудовом договоре не указана должность работника как водителя, то использование служебного транспорта является не трудовой функцией, а способом исполнения трудовых обязанностей. Например, в обязанности работника входит посещение строительной площадки для контроля работ.

Вопрос о признании характера работы разъездным для конкретной должности (штатной единицы) организация должна решать самостоятельно, исходя из всех обстоятельств и трудовой функции работника. Нужно определить, есть ли у него обязанности, которые он выполняет в офисе или трудовая функция заключается исключительно в разъездах.

ТК РФ не предусматривает порядок закрепления за работником служебного автомобиля, который будет использоваться при исполнении трудовых обязанностей. В такой ситуации вопрос о необходимости изменений в трудовой договор в связи с использованием работником служебного транспорта должен решаться по усмотрению работодателя. Предоставление работнику для исполнения трудовой функции принадлежащего работодателю автомобиля не требует какого-либо специального оформления. Работник в силу закона обязан бережно относиться к этому имуществу (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Нарушение этой обязанности чревато дисциплинарной или материальной ответственностью. Поэтому потребуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником. ТК РФ это не противоречит.

Т.е. независимо от того, в каких производственных целях используется работником служебный автомобиль — командировка, разъездной характер работы, разовые служебные поездки, не признаваемые командировками — автомобиль можно закрепить за работником приказом по организации.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (приложение к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368, далее соответственно -Приказ N 368, Приложение к Приказу N 368)). Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч.2 ст.6 Закона N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).

В указанной ситуации автомобиль не будет использоваться для перевозок грузов, пассажиров и багажа по договорам оказания услуг. Вопрос о том, обязаны ли оформлять путевой лист организации, не оказывающие такие услуги, а использующие автотранспорт исключительно для собственных нужд, на практике остается дискуссионным.

Оформление путевого листа целесообразно, поскольку облегчит организации подтверждение обоснованности затрат для целей налогообложения прибыли. Его стоит оформить независимо от того, используется ли автомобиль для поездок в командировки по распоряжению работодателя, в связи с разъездным характером работы, установленным работнику в трудовом договоре или для разовых поездок в связи с выполнением трудовой функции.

Расходы на ГСМ

По общему правилу расходы на содержание служебного транспорта при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией при выполнении условий ст. 252 НК РФ (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).

Факт, основания и размер расходов доказывается путем представления первичных документов, удовлетворяющих требованиям законодательства РФ о бухучете. Сведения, содержащиеся в расходных документах, должны быть достоверными (ст. 252 НК РФ, п. 1 ст. 54 НК РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Глава 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих расходы. Документы должны быть надлежащим образом оформлены. Из них четко и определенно должно прослеживаться, какие были расходы были и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-07/19097, письмо Минфина от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований ст. 252 НК РФ, то он для целей налогообложения не учитывается (п.49 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).

При использовании автомобиля в служебных целях нужно документальное подтверждение этого. Таким документами могут быть оформленные путевые листы. Для признания обоснованной налоговой выгоды в части расходов на транспорт (ГСМ, ремонт, содержание и др.) необходимо наличие не только платежных документов, но и правильно оформленных путевых листов (определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13, Определение ВС РФ от 25.07.2017 N 305-КГ17-8890, постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N А40-108772/14).

При этом не имеет значения, установлен ли работнику разъездной характер работы, направляется ли он в служебную командировку или работнику приказом руководителя разрешено использовать служебный автомобиль для совершения разовых служебных поездок, в любом случае организация должна подтвердить деловую (производственную) цель поездки путевым листом.

Для подтверждения расходов налогоплательщик вправе использовать иные документы, при составлении которых могут использоваться, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный ТС путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Отметка о медосмотре

Медосмотры проводятся в отношении лиц, принятых на работу в качестве водителя (ст. 2, ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», далее — Закон N 196-ФЗ). Водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или ИП (ст. 2 Закона N 196-ФЗ).

Кроме того, медосмотр водителей осуществляется в целях определения пригодности работников, связанных с движением транспорта, для выполнения поручаемой работы и предупреждения профзаболеваний (п. 1 ст. 213 ТК РФ). Когда автомобилем в организации управляет водитель, работающий в организации, предрейсовый медосмотр для водителя обязателен. Отметка о прохождении досмотра должна быть проставлена в путевом листе (решения Верховного Суда Республики Коми от 04.04.2018 по делу N 21-250/2018, Верховного Суда Республики Татарстан от 26.04.2017 по делу N 77-958/2017, Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).

За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей возможен штраф для организации в размере 30 000 руб., для должностного лица — 5000 руб., для гражданина — 3000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может привлечь трудовая инспекция, расценив отсутствие медосмотра как нарушение трудового законодательства (от 1000 до 5000 для должностного лица, от 30 000 до 50 000 для организации) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Для работников, управляющих служебными ТС, но не являющихся водителями по должности и в трудовых договорах, которых не указано, что они в рамках своих должностных обязанностей должны управлять автомобилем, принадлежащим работодателю, управление ТС в данном случае будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей. Судебная практика подтверждает, что одно управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник — водитель (апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).

В целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем следует считать не только лицо, выполняющее трудовые обязанности по должности водителя. Водителем ТС признается любое лицо, управляющее ТС (ст. 2 Закона N 196-ФЗ).

Из фактических обстоятельств следует, что работа такого сотрудника в том числе связана с управлением ТС. Контролирующие органы и (или) суд могут признать, что данный работник исполняет функцию водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего медицинский осмотр работников, к административной ответственности.

Примеры из судебной практики.

Решение Пермского краевого суда от 21.08.2014 по делу N 7-951/2014-21-581-2014: «Начальник отдела ГИБДД оштрафовал работницу по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за то, что она не прошла предрейсовый медосмотр перед тем, как сесть за руль служебного автомобиля. Работница утверждала, что не перевозила пассажиров или грузы, а использовала автомобиль для передвижения в рабочих целях. Суд разъяснил, что деятельность работодателя связана в том числе с эксплуатацией транспортных средств. Значит, работники, использующие служебные автомобили, осуществляют транспортные перевозки. Суд поддержал ГИБДД и решил, что работница должна была пройти предрейсовый медосмотр»

Постановление Верховного Суда РФ от 21.06.2019 N 56-АД19-8: «Из материалов дела следует, что 10 января 2018 г. в 12 часов 05 минут в районе 124 км автодороги „Артем — Находка — порт Восточный“ Балицкий Е.Н. управлял транспортным средством „Toyota Land Cruiser“, государственный регистрационный знак <...>, принадлежащим ООО „Восточная Стивидорная Компания“, осуществляя перевозку, с нарушением требований о проведении предрейсового медицинского осмотра. В жалобе Балицкий Е.Н. заявляет о необоснованности привлечения его к административной ответственности, утверждая, что в указанные выше время и месте он коммерческую перевозку не осуществлял, управлял автомобилем в личных целях, при этом в ООО „Восточная Стивидорная Компания“ работает оперативным директором, управление транспортным средством не является его трудовой функцией и не входит в должностные обязанности, автомобиль предоставлен ему с целью повышения эффективности выполнения трудовых обязанностей и личного использования. На водителя — оперативного директора был выписан путевой лист и в салоне находился пассажир. Привлечение к ответственности признано правомерным, т.к. по мнению суда, требования, касающиеся предрейсовых медицинских осмотров обязательны для работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих коммерческие перевозки и перевозки для собственных нужд автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми и грузовыми автомобилями».

В связи с этим работодателю целесообразно обеспечить прохождение периодических медосмотров работниками, управляющими ТС организации для служебных поездок, вне зависимости от их фактической должности.

Медосмотр в целях налога на прибыль

Судебная практика свидетельствует, что отсутствие в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговиков о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.

Например, в одном деле судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не является достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС, притом что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, 171, 172, 252 НК РФ (постановление АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014). Есть и противоположные примеры, когда суды приходили к выводу о нереальности операций и оформлении документов с целью увеличения расходов и получения вычетов по НДС, при этом вывод был сделан на основании анализа совокупности обстоятельств, свидетельствующих о создании формального документооборота (постановление АС Московского округа от 29.03.2017 N Ф05-3463/2017 по делу N А40-78891/2016, отказное Определение ВС РФ от 25.07.2017 N 305-КГ17-8890)

Вывод

Отсутствие отметки о проведении медосмотра при заполнении других реквизитов путевого листа не лишает организацию права на принятие в расходах для целей налогообложения прибыли затрат на ГСМ, но разногласия с налоговыми органами вероятны. Также существует административной ответственности за нарушение требований обеспечения безопасности перевозок, а также норм трудового законодательства о медосмотрах.

Получите
консультацию
эксперта
Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта.
Задать вопрос