Расходы на ГСМ учитываются на основании документов о приобретении топлива и о его расходе. Списание ГСМ на расходы должно производится на основе путевых листов.
Договор аренды может предусмотреть использование автомобиля в личных целях. Например, по условиям договора автомобиль без экипажа арендуется в часы работы, с указанием, что за их пределами работник использует автомобиль в личных целях. Договором предусматривается момент сдачи-приемки автомобиля при передаче в аренду и обратно, путевой лист заполняется каждый раз по показателям на данный момент. То есть путевой лист заполняется для служебных целей на время аренды по акту приема-передачи.
Если работник заправлял автомобиль самостоятельно (во время использования его в личных целях), к акту также должны быть приложены документы (чеки ГСМ) или их копии подтверждающие покупку бензина, для подтверждения остатка топлива в баке. Такой документооборот разграничит бензин в баке, приобретенный за счет арендодателя и приобретенный за счет работника-арендодателя авто.
По риску переквалификации договора аренды без экипажа в договор аренды с экипажем или трудовой договор важно следующее: в договоре аренды автомобиля без экипажа не указываются отдельно стоимость услуг по управлению автомобилем, в то время как по факту работники сами управляют своим авто, по сути, оказывают услуги по вождению ТС (определение ВС РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395, определение ВС РФ от 13.05.2019 N 69-КГ19-4).
При этом выплаты по гражданско-правовым договорам оказания услуг облагаются страховыми взносами (пп. 1 п.1 ст.420 НК РФ). При фактическом оказании работником услуг по вождению своего автомобиля, переданного в аренду, налоговые органы могут начислить страховые взносы на всю арендную плату. Анализ судебной практики показывает, что суды квалифицируют договор как договор аренды ТС с экипажем на основании следующего (постановление АС СКО от 20.11.2017 N Ф08-8594/17 по делу N А32-1706/2017):
- стороны не подписали акт приема-передачи ТС, в связи с чем невозможно однозначно сказать, что техника передавалась во владение арендатору;
- в договоре страхования арендованного ТС указано, что автомобиль используется для личных целей;
- в полис ОСАГО вписан только арендодатель, что свидетельствует о том, что только он может осуществлять управление переданным в аренду ТС.
- в ОСАГО указано несколько работников арендатора, допущенных к управлению, путевые листы оформлялись на различных сотрудников, а не только на арендодателя, обязанности водителя входят в служебные обязанности сотрудника (арендодателя) и оплачиваются в составе зарплаты;
- на время болезни, отпуска или иного отсутствия на работе сотрудника — арендодателя арендованный автомобиль продолжает использоваться.
Если подобных доказательств организация не представит, то риск доначисления страховых взносов на всю сумму арендной платы по договору аренды транспортного средства без экипажа весьма высок.
Снизить его можно при заключении договора аренды ТС с экипажем с выделением суммы арендной платы за автомобиль и услуг по управлению им. Возможно также заключить два договора: аренды транспортного средства без экипажа и оказания услуг по управлению и технической эксплуатации ТС.
консультацию
эксперта