Памятки по учету расходов, связанных с коронавирусом

Учет расходов во время простоя

Налог на прибыль

Потери от простоев по внутрипроизводственным причинам, и не компенсируемые виновниками потери от простоев по внешним причинам относятся в состав внереализационных расходов (пп.3 и пп.4 п.2 ст.265 НК РФ).

Минфин РФ разъяснил, что затраты, относимые к прямым расходам, которые организация несет во время простоя, например, заработную плату работников (оплату времени простоя работников), страховые взносы, амортизацию оборудования, не переведенного на консервацию, следует учитывать в составе внереализационных расходов на основании п. 2 ст. 265 НК РФ (письмо Минфина России от 21.02.2018 N 03-07-07/11012, от 14.11.2011 N 03-03-06/4/129, от 04.04.2011 N 03-03-06/1/206, от 21.09.2010 N 03-03-06/1/601).

А косвенные расходы, которые налогоплательщик продолжает нести во время вынужденного простоя, учитываются для целей налогообложения прибыли в составе соответствующих групп расходов в порядке, установленном главой 25 НК РФ (Письма Минфина от 14.11.2011 N 03-03-06/4/129, от 04.04.2011 N 03-03-06/1/206, от 21.09.2010 N 03-03-06/1/601).

Аналогичные выводы следуют из судебной практики (Постановление Президиума ВАС РФ от 19.04.2005 N 13591/04 по делу N А71-115/2004-А6, Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2011 N КА-А40/3538-11-2 по делу N А40-11927/10-4-48).

Внереализационные расходы в виде потерь от простоя признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, если деятельность компании приостановлена, все расходы, которые она произвела в периоде простоя и могла бы учесть в целях налога на прибыль при обычных условиях, признаются в налоговом учете единовременно: в составе косвенных или внереализационных расходов соответственно. Поэтому у налогоплательщика могут возникнуть убытки.

НДС

Минфин РФ разъяснил, что суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) в период вынужденного простоя налогоплательщика, подлежат вычету в порядке и на условиях, предусмотренных нормами ст. 171 и 172 НК РФ (См. Письмо от 21.02.2018 N 03-07-07/11012). Т.е. можно сделать вывод, что во время вынужденного простоя организация может принимать к вычету НДС также как она сделала бы это, если бы продолжала вести деятельность. Например, если по арендной плате за офис или цех организация принимала к вычету НДС, поскольку такие услуги приобретались для операций, облагаемых НДС, то и во время простоя входной НДС по арендной плате может быть принят к вычету при наличии счета-фактуры и соответствующих первичных документов.

НДФЛ страховые взносы

Оплата времени простоя не является компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей. Такая выплата квалифицируется как заработная плата (гл.21 ТК РФ и ст.157 ТК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2009 г. по делу N А27-7678/2009, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.02.2013 г. по делу N А82-1008/2012).

Поэтому оплата времени простоя облагается страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 20, 56, 129, 135 ТК РФ) и НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, п. 1 ст. 210 НК РФ, ст.164, 165 ТК РФ) как обычная зарплата.

Особенности расходов при удаленной работе

Налог на прибыль

При дистанционной работе в трудовом договоре с сотрудником (дополнительном соглашении к договору) может быть предусмотрена компенсация за использование принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы. Порядок и сроки выплаты компенсации определяются трудовым договором (ст. 312.3 ТК РФ).

Поскольку норматив компенсации за использование имущества работника (кроме личного автотранспорта) нормами НК РФ не установлен, компенсация за использование личного или арендованного имущества в целях налога на прибыль может учитываться в составе прочих расходов в сумме, предусмотренной трудовым договором на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждены (ст.252 НК РФ). Поэтому помимо документов, подтверждающих оплату работником услуг Интернет, телефонных переговоров и т.п. следует предусмотреть представление отчета работника, подтверждающего, что расходы были произведены по производственной необходимости (например, если работник не использует безлимитные тарифы Интернет или услуг связи, то для обоснования размера компенсации следует предусмотреть представление детализации номеров и стоимости переговоров (Письмо Минфина РФ от 17.06.2009 г. N 03-04-06-01/138) и (или) Интернет трафика, произведенных по производственной необходимости).

Официальных разъяснений, на какую дату следует учесть компенсацию в расходах нам обнаружить не удалось. По нашему мнению, компенсацию следует учитывать в порядке, предусмотренном для учета компенсации за использование личного автотранспорта, т.е. —на дату ее выплаты (п.п. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование в служебных целях компьютеров (ноутбуков), мобильных телефонов не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах сумм, установленных трудовым договором (п.1 ст.217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).

Но Минфин РФ разъясняет, что освобождение может применяться только при документальном подтверждении расходов. Если работник, не представит документы подтверждающие расходы, то на суммы «непроизводственной» компенсации нужно будет начислить страховые взносы и удержать НДФЛ (Письма Минфина РФ от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).

К ведению! По мнению Минфина РФ, при освобождении от налога и страховых взносов компенсации за использование личного имущества нужно также иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику (см. письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168 от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831 и др.).