Организациям, в которых сотрудники работают в пути или их работа носит разъездной характер, как правило, приходится использовать механизм подотчета. Это происходит потому, что возмещение «разъездных» расходов работодателем осуществляется в размере фактически осуществленных расходов, размер которых заранее определить невозможно. Работодатель выдает денежные средства, предназначенные для покрытия расходов, под отчет сотрудникам, осуществляющим регулярные служебные поездки.
Выдача наличных денег подотчетному лицу производится на основании расходного кассового ордера 0310002 (форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»).
Расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Данные требования содержатся в п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. №
Подотчетное лицо в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (а при их отсутствии — руководителем) его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания №
