- Завод теплоизоляционных изделий (филиал крупной компании)
- Выручка — 31+ млрд руб.
- 740 сотрудников
- Кадровый учет в филиале ведут 2 специалист
- Кадровый аудит
- Стоимость аудита — 970 000 руб.
- Предотвращены штрафы > 3 млн руб.
- Устранены ключевые нарушения
Ситуация
Эксперты «Правовест Аудит» провели анализ соблюдения норм трудового законодательства (выборочно), в т.ч. в части оплаты труда и соблюдения требований охраны труда, кадровых документов и оценили риски.
Особое внимание обратили на численность отдела кадров филиала компании — 2 человека на 740 сотрудников филиала! Ничего удивительного, что при такой нагрузке отдел кадров не справлялся с кадровым документооборотом.
Главный эксперт по налогам и бухучету, трудовому законодательству
Решение
Проверка показала системные нарушения:
1) Отсутствовали трудовые договоры с сотрудниками, принятыми в 90-х годах.
За данное нарушение (независимо от количества договоров) предусмотрен штраф: на должностных лиц — в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей, на работодателя — от 50 тысяч до 100 тысяч рублей (п.4 ст.5,27 КоАП РФ).
2) Не соблюдались правила обработки и передачи персональных данных работников (не представлены к проверке согласия на обработку и передачу персональных данных).
За данное нарушение ответственность еще выше — от 100 до 300 тыс. руб. — для должностных лиц; от 300 до 700 тыс. руб. — для юридических лиц (п.2 ст.13.11 КоАП РФ).
3) Не индексировалась зарплата.
За не индексацию заработной платы может быть вынесен штраф на должностных лиц от 1 до 5 тыс. руб., на организацию от 30 до 50 тыс. руб.
4) Спецоценка условий труда проведена не на всех рабочих местах, что может привести к штрафу на руководителя до 5 тыс. руб. и на работодателя — до 80 тыс. руб.
5) Задержка выплаты отпускных.
Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений влечет наложение штрафа на руководителя до 20 тыс. руб., на организацию — до 50 тыс. руб. Также у работодателя возникает материальная ответственность согласно ст.236 ТК РФ в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки.
6) Не было доплат за вредные условия труда, установленные проведенной СОУТ. За не начисление положенных доплат возникает как административная, так и материальная ответственность аналогичная несвоевременной выплате отпускных. Работник может пожаловаться в трудовую инспекцию или сразу подать иск в суд, тогда помимо административной и материальной ответственности по решению суда работнику присудят моральный ущерб и неустойку
Всего — более 30 нарушений. В целом риск привлечения к административной ответственности может составить:
- на организацию 2 500 тыс. руб.;
- на руководителя 835 тыс. руб.
Результат
Уже в процессе аудита сотрудники кадровой службы начали устранять критичные нарушения, например, заполняли трудовые книжки, восстанавливали дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении обязательных условий;
По результатам замечаний, директор принял решение создать комиссию, которая составила программу исправления ошибок и восстановления кадровых документов.
Дополнительно эксперты указали на недоукомплектованность кадровой службы и руководство решило расширить их штат.
Руководство прислушалось к рекомендациям специалистов, осознав, что кадровый учет и соблюдение норм ТК РФ — важная составляющая бизнес-процессов, которая, в т.ч. может испортить и ограничить доступ к госконтрактам и госфинансированию.
По итогам кадрового аудита:
- Устранены ключевые нарушения с высоким риском
- Предотвращены штрафы на сумму более 3 млн руб.
- Внедрен системный подход к кадровому учету
- Заложена основа положительного ЭКГ-рейтинга
