О чем рассказал собственнику тайный аудит его компании

13 октября 2021

В «Правовест Аудит» обратился собственник компании (сфера деятельности — сдача помещений в аренду) с просьбой провести тайный финансовый аудит. Компания проводила ежегодный аудит, но собственник сомневался в выводах, полученных от аудиторов, подозревал их в сговоре с бухгалтером. Он решил обратиться к независимому аудиту, замкнув все контакты на себя.

После получения отчета аудиторов собственник очень удивился, что замечания отражают ошибки только в бухгалтерском учете. Но, оказалось, что именно эти результаты для него очень важны. Давайте разберемся, почему это так? Что еще мог получить собственник от проверки, если бы не ограничился стандартным финансовым аудитом.

Детали, которые упустил собственник

Собственник заказал проведение стандартного финансового аудита, т.е. проверку достоверности бухгалтерской отчетности. А в этом случае, аудиторы проверяют налоговый учет только на существенные ошибки, способные оказать влияние на данные бухгалтерской отчетности. Предметом проверки при проведении финансового аудита является только бухгалтерский учет. Поэтому собственник и получил больше замечаний по нему, а не по налоговым рискам.

Для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности аудиторы должны быть уверены, что активы, отраженные на балансе компании, действительно имеются в наличии. А контроль и сохранность активов обеспечивает система внутреннего контроля.

Замечания по системе внутреннего контроля могут иметь для собственника большой интерес.

Проблемы системы внутреннего контроля в компании всплыли быстро:

  • частичное отсутствие актов сверок и инвентаризации;
  • отсутствие фиксированного распределение права подписи между руководителем и бухгалтером;
  • отсутствие утвержденной учетной политики (УП);
  • отсутствие утвержденного порядка согласования сделок по отчуждению имущества компании, за исключением предназначенного для перепродажи.

Также обнаружилось, что нет первичных документов, подтверждающих правильность сформированной первоначальной стоимости недвижимого имущества. А это может привести к доначислению налога на прибыль с сумм, «излишне начисленной» амортизации.

Финансовый аудит  — Независимая проверка
Проверим правильность и полноту формирования бухгалтерских записей, первичных документов и корректность их оформления, достоверность и правильность формирования бухгалтерской отчетности.
Рассчитать стоимость

Назначение системы внутреннего контроля

Зачем собственнику знать о недостатках системы внутреннего контроля?

Как уже отмечалось, в организации не было четкой процедуры согласования договоров и их исполнения, которая должна содержаться в Положении о внутреннем контроле.

Оно пишется под конкретную организацию и состоит из блоков, которые формируются по потребностям компании. Основные блоки, которые позволяют собственнику контролировать сохранность имущества и расходование средств — это положения, в которых определено:

  • кто может подписывать первичные документы;
  • кто согласовывает заключение договоров;
  • кто согласовывает платежи;
  • как происходит планирование и бюджетирование деятельности;
  • как происходит согласование некрупных сделок, которые, тем не менее, влияют на деятельность компании;
  • в каких случаях и как проводится инвентаризация;
  • как происходит согласование сделок по отчуждению объектов недвижимости или иных объектов основных средств, наличие которых важно для компании.

Помимо Положения о внутреннем контроле некоторые моменты функционирования СВК целесообразно отобразить в уставе.

Так, в уставе следует определять критерии сделок, подлежащих одобрению. Причем нужно определять не только суммовой критерий, но и предмет сделки. По умолчанию, одобрение сделки не нужно, если предметом сделки является имущество, цена или балансовая стоимость которого составляет не более 0,1 процента (п. 7 ст. 45 Закона об ООО). Но можно установить, например, что любые сделки с недвижимостью или объектами интеллектуальной собственности требуют одобрения. Это очень важно, т.к. на практике встречаются случаи, когда руководители компании выводят дорогостоящие активы, продавая их за бесценок аффилированным лицам, поскольку формально такие сделки не нуждаются в одобрении.

Например, в уставе оговорено, что к сделкам, которые должны быть одобрены собственником относятся сделки стоимостью более 3 млн руб. На балансе компании числится имущество — недвижимость, остаточная стоимость которой стремиться к нулю. При этом рыночная стоимость недвижимости около 40 млн руб. Если компания продаст эту недвижимость, например, родственнику гендиректора за 1 млн руб., то в одобрении такая сделка нуждаться не будет. Поэтому, если в уставе не зафиксировано, что любая сделка с недвижимым имуществом нуждается в одобрении, то высок риск утратить это имущество из-за недобросовестных действий руководителей. Это касается и интеллектуальной собственности — патентов, товарных знаков.

Аудиторы обратили внимание собственника, что в уставе его компании нет ограничений по сделкам с недвижимостью, а это содержит риск потери недвижимости, сдаваемой в аренду.

Опасность отсутствия учетной политики

Зачем собственнику учетная политика компании (УП)?

Возможно собственнику не хочется погружаться в тонкости бухгалтерского и налогового учета, если он сам не управляет компанией. Но наличие этого документа — один из признаков нормальной работы бухгалтерии.

УП фиксирует все принятые в организации способы учета. При выездной проверке в первую очередь налоговые органы запрашивают учетную политику компании. Это необходимо для понимания порядка формирования тех или иных показателей. Если УП не представлена, то налоговые органы могут самостоятельно трактовать формирование показателей так как им удобно.

В бизнесе случается разное — например, за неделю до налоговой проверки может уволиться весь менеджмент, и тогда у собственника даже не будет возможности описать и обосновать формирование показателей. УП нужна, чтобы понимать, какие основные положения зафиксированы и применяются в организации.

Актуальная и рациональная учетная политика позволяет оптимизировать налогообложение, в т.ч. отложить уплату налогов на более поздний период, своевременно сформировать стоимость основных средств и др.

При проведении финансового аудита аудиторы анализируют учетную политику на предмет соответствия законодательству. А при проведении аудита по специальному техническому заданию или системного комплексного аудита можно провести анализ эффективности учетной политики и поиск резервов.

Например, в целях налога на прибыль организация может создавать резервы под «несвершившиеся» расходы — на расходы по неиспользованным отпускам, на резерв по сомнительным долгам и др., что позволяет учесть их в текущем периоде и отложить уплату налога «на потом». Создание резервов должно быть отражено в учетной политике.

В нашей практике были случаи, когда советы аудиторов по созданию резервов и четкие инструкции по их расчету позволили компании сэкономить около 6 млн руб. При заказе аудита руководство компании выразило обеспокоенность завышенной налоговой нагрузкой по сравнению с нормативными значениями по отрасли (аренда и управление недвижимостью). Поэтому помимо обязательного аудита было предложено провести анализ возможных вариантов оптимизации налоговых платежей и резервы были найдены. Подробнее >>

Мы на Вашей стороне!
В нашей компании работают 100% только штатные специалисты. Мы не передаём никакие данные третьим лицам и не пытаемся подставить бухгалтера. Находим резервы и даём рекомендации по устранению ошибок.
Узнать стоимость аудита

Польза инвентаризации

Аудиторы отметили важность фактического проведения инвентаризации. Она позволяет убедиться, что вложенные в активы деньги работают на компанию. Оборудование, мебель, недвижимость — все в наличии, в рабочем состоянии, не утеряно. А если обнаружена недостача, то система внутреннего контроля позволит выявить ее причины и возможных виновников пропажи или порчи имущества.

С учетом пандемии многие сотрудники работают удаленно, им выдается имущество, например, ноутбуки. Если не учитывать и не инвентаризировать такое имущество, то можно запросто его потерять.

Кроме того, как уже говорилось, сохранность имущества должна обеспечиваться системой внутреннего контроля. Например, передача ноутбуков и иного имущества сотрудникам должна оформляться соответствующими документами. Порядок выдачи имущества сотрудникам следует оговорить во внутренних документах компании, а в трудовых договорах или коллективном договоре или в положении о выдаче оргтехники и иного имущества работникам следует прописать материальную ответственность работника за полученное им оборудование.

По результатам инвентаризации также мы видим состояние имущества: что нуждается в ремонте, реконструкции. Мы можем сделать выводы о грядущих вложениях в ремонт или закупки новой техники, что нам необходимо для работы в будущем.

Особое внимание аудиторы уделяют материальным ценностям, находящимся на складе без движения более года.

Такие «залежи» позволяют задуматься о дальнейшей «судьбе» «лежалого» товара и проанализировать необходимость его приобретения. Аудиторы уточняют причины, по которым товары задержались на складе: товар потерял свойства, его нельзя продать, или на него другие планы? Это позволяет оперативно принять решение, что делать с таким товаром.

Также, получив аудиторское заключение, собственник сможет увидеть, какие действия предпринимало руководство компании, если были обнаружены недостачи или порча имущества (бездействовало или выяснило причину недостачи и т.д.).

Часто собственники заказывают полное наблюдение за инвентаризацией, когда есть признаки недобросовестности со стороны менеджеров компании. Поэтому инвентаризацию важно проводить и в идеале включать в состав инвентаризационной комиссии доверенных лиц собственников или независимых наблюдателей.

Кроме того, отказ от формального подхода к инвентаризации и своевременное и корректное оформление ее итогов поможет снизить налоговые риски при списании недостачи в убытки. Подробнее в кейсе >>

Защитите себя и свою компанию
уже сейчас
«Правовест Аудит» рекомендует начинать первый этап аудита уже сейчас — это позволит навести порядок и устранить риски еще до сдачи годовой отчетности.
Получить консультацию

Польза аудита и дополнительные опции

Многие руководители и собственники бизнеса относятся к аудиторским проверкам без особого интереса. На первый взгляд аудит прибыли не приносит, поэтому он снижается в рейтинге приоритетов для большого числа топ-менеджеров компаний. Тем не менее, без аудиторского взгляда со стороны часто просто невозможно заметить серьезные проблемы в компании. А невнимание к деталям может стоить очень дорого.

Как видим много важных для себя выводов собственник может сделать даже из обычного аудиторского заключения по результатам финансового аудита. А это инструмент для повышения доходов компании и минимизации потерь. А значит — выгода.

Многое можно добавить к процессу финансового аудита, чтобы получить больше пользы и охватить другие области (помимо бухучета).

Одним из основных вопросов у собственника по завершению аудита был вопрос об операциях с аффилированными компаниями. Интерес представляли внутригрупповые обороты, договоры с ИП, которые подконтрольны собственнику. Но так как это был финансовый аудит и эти операции не носили существенный характер, то они не попали в выборку. Собственник же хотел узнать: есть ли у его компании налоговые риски из-за предоставления данным ИП недвижимости в аренду дешевле, чем другим компаниям.

Также собственника волновала проверка поставщиков и соблюдение принципа осмотрительности. Аудиторы в рамках стандартной процедуры проверили только существенные договоры и поставщиков на их реальность и налоговую благонадежность, поскольку задача по проверке всех поставщиков в дополнительном техзадании на аудит не оговаривалась.

Как правило, на практике именно небольшие поставщики могут являться самыми проблемными.

Не стоит забывать и о рисках по выводу денег из компании недобросовестными сотрудниками по несуществующей сделке или по приобретению товаров (работ, услуг) по завышенным ценам «за откаты». Со всем этим можно разобраться с помощью аудита.

Какой вывод можно сделать из этого кейса?

Для понимания каких-то базовых моментов собственнику может быть достаточно финансового аудита. Но финансовый аудит касается бухгалтерской отчетности и лишь косвенно затрагивает область налогов. Поэтому для анализа налоговых рисков и выявления резервов, в т.ч. для проверки и помощи в работе бухгалтерии в крупной компании предпочтительнее провести системный аудит и изучить компанию комплексно с налогами. При желании в техзадание на аудит можно включить и другие вопросы: например, анализ, почему прибыль есть, а денежных средств недостаточно, проверить кадровую документацию и др.

Для небольших организаций целесообразнее согласовать аудит по индивидуальному техническому заданию, чтобы охватить аспекты, которые нужны данной компании дополнительно к «стандартному» финансовому аудиту.

При проведении системного комплексного аудита со страховкой от налоговых претензий «Правовест Аудит» проверяет корректность налогового учета и выявляет законные финансовые резервы компании. Мы даем расширенные гарантии и защиту от претензий налоговых органов, в течение 3-х лет, следующих за проверенным нами периодом.

Получите
консультацию
аудитора
Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию аудитора.
Задать вопрос