Письмо Минфина России от 24 июля 2015г. № 03-03-06/1/42838
Согласно ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) является определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности, в случае просрочки исполнения.
Соглашение о неустойке должно быть совершено в письменной форме независимо от формы основного обязательства.
Неустойка за нарушение договорных обязательств учитывается в налоговом учете на дату признания соответствующих сумм должником, либо на дату вступления в законную силу решения суда о взыскании этих сумм.
Документальным подтверждением признания должником обязанности по уплате сумм штрафов (пеней и др.) за нарушение договорных или долговых обязательств и (или) по возмещению убытков (ущерба), исходя из условий договора, могут являться любые документы или действия контрагента, подтверждающие факт признания нарушения обязательства, позволяющий определить размер суммы, признанной должником. К ним может относиться и проведение зачета.
Если контрагент без письменного согласия или возражения с суммой неустойки направляет письменное обращение в адрес организации с просьбой уменьшить ее размер, такое обращение может являться документом, косвенно подтверждающим факт признания должником обязанности по уплате неустойки за нарушение договорных обязательств.