Учет топливных карт и расхода ГСМ

23 июня 2020

Как учесть расход на топливные карты и ГСМ, выданные сотрудникам с разъездным характером работы?

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Для учета в расходах необходимо наличие в Организации следующих документов:

  • Трудовой договор;
  • Положение о разъездном характере;
  • Должностная инструкция;
  • Документы подтверждающие расходы.

Бухгалтерский учет и документы по расчетам с применением топливных карт

Приобретение и выдача топливной карты:

Проводка Операция Документы
Дт 10 – Кт 60 Оприходование топливной карты Акт (накладная)
Дт 19 – Кт 60 Отражен вх. НДС по топливной карте Счет-Фактура
Дт 20(26,44) – Кт 10 Стоимость карты учтена в расходах тек. периода Акт (накладная)
Дт 68 – Кт 19 НДС принят к возмещению
Дт 006.Склад Учет топливной карты за балансом Операции, введенные вручную
Дт 006.МОЛ – Кт 006.Склад Карта выдана МОЛу Акт приема-передачи топливной карты сотруднику. Журнал учета выдачи топливных карт.

Использование топливной карты:

Проводка Операция Документы
Дт 60.02 – Кт 51 Пополнен баланс топливной карты Пополнен баланс топливной карты
Дт 10 – Кт 60 Приняты к учету ГСМ На дату заправки автомобиля. Чек/информация из Отчета поставщика.
Дт 19 – Кт 60 Отражен НДС по поступившим ГСМv Счет-Фактура
Дт 60 – Кт 60.02 Зачтен ранее перечисленный аванс
Дт 20(44) – 10 Стоимость ГСМ учтена в расходах Путевой лист
Дт 68 – Кт 19 НДС принят к вычету

Нормирование затрат на ГСМ

В разъяснениях Минфина России содержатся указания, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщикам следует ориентироваться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. Письма Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

В НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством).

Организация может самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону.

Создается Приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.

Налогообложение

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для обоснования вычета по топливной карте и ГСМ необходимо наличие следующих документов:

  • договор с поставщиком;
  • счет-фактура.

Налог на прибыль

Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Списание ГСМ осуществляется по путевым листам и списывается в расходы НУ после проведения путевого листа, а не предоставления поставщиком услуг Отчета и накладной по оказанным услугам за месяц.

Необходимые документы для списания ГСМ в расходы НУ:

  • путевой лист;
  • чек;
  • акт приема-передачи услуг;
  • реестр операций по картам от поставщика.

НДФЛ и взносы в фонды

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).

В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется (Минфин письмо от 14 мая 2018 г. N 03-03-06/1/31933).

То же самое относится и к обложению страховыми взносами — отсутствие доказательств расходов ГСМ в производственных целях (использование в личных целях) и отсутствие данных расходов в ст.422 НК РФ может привести к доначислениям взносов.