За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

• возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);

• характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);

• порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);

• срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;

• порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Главное, чтобы работник (генеральный директор) был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В отношении исчисления и уплаты НДФЛ отметим следующее.

Безвозмездное пользование служебным автомобилем в личных целях является экономической выгодой для пользователя — директора.

При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).

Тем не менее в Вашей ситуации для возникновения у физического лица на­ло­го­об­ла­гае­мо­го дохода необходимо, чтобы у работодателя была возможность опре­де­лить размер полученной им экономической выгоды согласно главы 23 НК РФ.

В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п.1 ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).

Возникающий доход в натуральной форме, можно рассчитывать, например, исходя из стоимости проката или аренды транспортного средства, аналогичного тому, которым воспользовался работник (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Так же необходимо вести отдельно учет расходов, связанных с использованием служебного автомобиля по служебным поездкам и личным (ГСМ и другие расходы).