Как данные из госсистем отражать в электронных накладных

Официальный сайт ФНС

При осуществлении перевозки товара, который учитывается в государственной системе, в электронных документах нужно ставить специальную отметку и вписывать коды этих систем (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

При проверке у ФНС автоматически совпадут данные из документов перевозчика с данными в государственных системах учета. Это избавляет от необходимости прикладывать бумажные сертификаты к каждой накладной — достаточно указать их номера, если они уже есть в базе.

Главные правила заполнения:

1. Если систем несколько: если груз нужно регистрировать сразу в нескольких системах (например, и в ЕГАИС, и в «Честном знаке»), их коды пишутся через запятую без пробелов (например, 01,02). Если системы нет в официальном списке, ее название пишется просто текстом.
2. Как заполнять транспортную накладную: в электронной накладной есть специальная таблица «Дополнительные сведения о товаре». В ней нужно указать код системы и номер, под которым груз в ней числится. Если номеров несколько, для каждого создается отдельная строка.
3. Как заполнять путевой лист: в электронном путевом листе нужно заполнить «Информационное поле»:
   • в поле «Идентификатор файла» всегда ставится один и тот же код: ed000000-0000-0000-0000-000000000000;
   • в поле «Текстовая информация» вписываются код системы и номер учетной единицы.

Классификатор кодов систем:

01 — ЕГАИС (алкоголь)02 — ГИС МТ («Честный знак», маркировка)03 — ФГИС ВетИС (Меркурий, мясо, молоко)04 — ФГИС ЛК (лес)05 — ФГИС Зерно06 — ФГИС «Северный завоз»

Чек-лист:

1. Проверьте, подлежит ли ваш груз учету в ЕГАИС, «Честном знаке», ФГИС «Зерно» или других системах;
2. Найдите нужные коды в классификаторе;
3. Внесите код системы и номер груза в электронную транспортную накладную (таблица 5.10) или путевой лист (таблица 5.26);
4. Если систем несколько, перечислите их через запятую или добавьте несколько строк;
5. Убедитесь, что в путевом листе стоит технический идентификатор.

Рекомендуем:

• видео: Обязательные электронные перевозочные документы, СПОТ и налоговые риски в логистике: что нужно знать и к чему готовиться в 2026 году;
• статья: Вместо ЭТрН бумажная транспортная накладная — можно ли учесть расходы на перевозку и сохранить вычет НДС?

Как использовать результаты аудита для правильного закрытия 2026 года и уверенных решений руководства.