Письмо ФНС России от 08 мая 2014 г. N ГД-4-3/8852
Представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В целях налогообложения указанные расходы нормируются.
Конкретный перечень документов, подтверждающих указанные расходы, НК РФ не установлен.
Для целей налогообложения расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Использование налогоплательщиком приобретенных им товаров (работ, услуг) для установления и поддержания сотрудничества с контрагентами или потенциально возможными партнерами, является фактом его хозяйственной жизни, поскольку оказывает влияние на его финансовое положение. Согласно бухгалтерскому законодательству каждый факт хозяйственной жизни подлежит документированию, в том числе и расходование средств в представительских целях.
Таким образом, кроме первичных учетных документов, подтверждающих приобретение товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении представительских мероприятий.