Налоговый учет отпускных в 2026 году

Правила предоставления отпуска

Отпуска предоставляются по общим правилам, закрепленным в ТК РФ:

• отпуск предоставляется ежегодно (ст. 114 ТК РФ);
• на время отпуска за работником сохраняется места работы (должность) (ст.115 ТК РФ);
• за время отдыха за работником сохраняется средний заработок (ст.115 ТК РФ).

НДФЛ с отпускных налоговых резидентов РФ

Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Таким образом, средний заработок на период отпуска облагается НДФЛ. Ставки НДФЛ применяются в зависимости от статуса налогоплательщика.

Для резидентов РФ к основной налоговой базе предусмотрена пятиступенчатая прогрессивная шкала (13%, 15%, 18%, 20%, 22%) в зависимости от совокупного дохода с начала года (п. 1 ст. 224 НК РФ), назовем ее «зарплатная шкала». Отпускные входят в основную налоговую базу для исчисления НДФЛ (п. 2.1 ст. 210 НК РФ), но есть исключения.

С 01.01.2026 п. 6.2 ст. 210 НК РФ пополнился новым положением в отношении «северных надбавок» — налоговым резидентам РФ. Теперь не только при расчете НДФЛ с зарплаты, но и при расчете НДФЛ при выплате среднего заработка налоговым резидентам РФ, в т.ч. отпускных, следует извлекать суммы учтённых при его расчёте районного коэффициента (РК) и процентной надбавки (ПН), начисленных за работу в удаленных районах Крайнего Севера и приравненных местностях. Эту часть среднего заработка, которая относится к районным коэффициентам и процентным надбавкам, нужно учитывать в особой налоговой базе, которая облагается по льготной двухступенчатой «северной шкале» — по ставкам, предусмотренным п. 1.2 ст. 224 НК РФ (13% и 15%) (Письмо ФНС России от 26.12.2025 N БС-4-11/11726@).

НДФЛ с отпускных работников, НЕ являющихся налоговыми резидентами РФ

В отношении отпускных иностранных сотрудников, работающие по трудовому договору в России, НЕ являющиеся налоговыми резидентами РФ таких как: иностранцы имеющие статус ВКС, граждане из стран ЕАЭС, иностранцы работающие по патенту, беженцы и получившие временное убежище применяется ставка, установленная пунктом 3.1 статьи 224 НК РФ — пятиступенчатая шкала «для дружественных иностранцев» — в диапазоне от 13% до 22% в зависимости от суммы полученного дохода.

Отпускные других категорий работников, НЕ являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются по ставке 30% (п.3 ст.224 НК РФ). Это касается и районных коэффициентов, и северных надбавок.

Вместе с тем в случае приобретения статуса налогового резидента РФ данными налогоплательщиками, их доходы, в т.ч. отпускные будут облагаться НДФЛ по «зарплатной шкале» для резидентов (п.1 ст.224 НК РФ), а если в сумме доходов есть «северные надбавки», то к таким выплатам будет применена «льготная северная шкала» (п.1.2 ст.224 НК РФ). Соответственно, после приобретения налогоплательщиками статуса резидента РФ следует произвести перерасчет ранее исчисленного и удержанного налога.

НДФЛ при выплате отпускных: сроки уплаты и отражение в 6-НДФЛ

Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала.

По общему правилу дата фактического получения дохода для целей НДФЛ — день выплаты отпускных (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Таким образом сроки уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• если отпускные выплачены и налог удержан с 1 по 22 число текущего месяца —не позднее 28-го числа этого месяца;
• если отпускные выплачены и налог удержан с 23 по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца;
• если отпускные выплачены и налог удержан с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года.

В расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Отпускные и удержанный НДФЛ в 1 и 2 разделе 6-НДФЛ указываются в зависимости от того, на какой КБК перечислялся налог.

По итогам налогового периода в состав 6-НДФЛ включаются справки о доходах налогоплательщиков. Для отпускных в справке о доходах и суммах налога физлица предусмотрен специальный код «2012» (Приказ ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@).

Но при заполнении справки о доходах и суммах налога физического лица к расчёту по форме 6-НДФЛ, доходы в части «северных надбавок» (РК и ПН), в т.ч. в сумме среднего заработка при выплате отпускных, обозначаются кодом «2006» (Письмо ФНС России от 26.12.2025 N БС-4-11/11726@). Причем код «2006» к РК и ПН применяется не зависимо от статуса налогоплательщика, то есть «северные надбавки» указываются в Справке по отдельному коду как у резидентов, так и у налогоплательщика, не являющегося налоговым резидентом РФ (письмо ФНС России от 24.04.2025 № БС-4-11/4221@).

Страховые взносы на отпускные: начисление и отчетность

На суммы отпускных работодатель обязан начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 420 НК РФ), в том числе от несчастных случаев и проф.заболеваний (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ) . Страховые взносы с отпускных, в том числе при переходящем отпуске, рассчитываются в обычном порядке. Отпускные включаются в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены (п. 1 ст. 421, п. 1 ст. 424 НК РФ), даже если дата начала отпуска в следующем месяце. Дата их выплаты не имеет значения. Срок уплаты взносов по единому тарифу с отпускных — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они начислены (п. 3 ст. 431 НК РФ).

Страховые взносы на травматизм с отпускных перечисляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они начислены (ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 4 ст. 22, п. п. 1, 9 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

В расчете по страховым взносам отпускные (в том числе при переходящем отпуске) отражаются в общей сумме начислений за месяц работнику. Форма расчета и порядок заполнения утверждена приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. В частности, отпускные нужно отразить:

• по строке 030 подраздела 1 разд. 1 «Общая сумма выплат в пользу работников (п. 4.8 Порядка);
• в строках 050 и 051 подраздела 1 разд. 1. «База для начисления взносов». Если по сотруднику превышена единая предельная величина базы для начисления взносов, то сумма превышения указывается в строке 052 (п. п. 4.11 — 4.13 Порядка);
• в графе 140 подраздела 3.2.1 разд. 3 по конкретному отпускнику, а также в графе 150 этого подраздела — в пределах единой предельной величины (п. п. 13.18, 13.19 Порядка).

Перерасчет НДФЛ и страховых взносов при отзыве из отпуска

Работнику, отозванному из отпуска, необходимо начислять зарплату с первого дня работы. Отпускные нужно пересчитать исходя из уменьшенного количества дней отпуска.

Сумму, выплаченную за неиспользованные дни, зачтите в счет выплаты зарплаты. НДФЛ с зарплаты удерживается за вычетом налога, удержанного с сумм «излишних» отпускных, т.е. расчет доходов и НДФЛ производится в «обычном» порядке нарастающим итогом.

Если месяц, когда были начислены отпускные, в учете уже закрыт, сторнируйте все отпускные, взносы и НДФЛ с них. А потом начислите их «заново», но уже на сумму начисленной зарплаты. Уточнять ранее поданную отчетность не нужно. Обнаружение в текущем отчетном (расчетном) периоде необходимости удержать с работников выплаты, которые были излишне начислены им в прошлых отчетных (расчетных) периодах, либо, наоборот, доначислить выплаты за прошлые отчетные (расчетные) периоды не является обнаружением ошибки в исчислении базы для начисления страховых взносов, поскольку в каждом из указанных периодов (прошлом и текущем) база для начисления страховых взносов определялась как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работников именно в том периоде (Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 N 1376-19, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 18.03.2016 N Ф04-778/16 по делу N А46-9598/2015). В отношении НДФЛ аналогичная ситуация — он был исчислен и удержан при фактической выплате доходов, ошибки не было.

Поэтому все изменения учитываются в текущем отчетном периоде.

Учет отпускных в целях налога на прибыль

К расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся, в частности, расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).

Что касается периода отражения отпускных в расходах по налогу на прибыль, необходимо руководствоваться п. 1 ст. 272 НК РФ, согласно которому расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и учитываются на основании положений ст. ст. 318 — 320 НК РФ. Аналогичной позиции придерживается Минфин России в Письме от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147. Т.е. если организация начисляет отпускные в июне за отпуск, приходящийся на июнь-июль, то часть отпускных за июнь следует учесть в расходах в июне и отразить в декларации по налогу на прибыль за полугодие, а отпускные, приходящиеся на июль — в расходах июля.

С другой стороны, п. 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ позволяют всю сумму отпускных учесть в целях налога на прибыль на дату начисления.

В 2015 на вопрос налогоплательщика в каком периоде отражать отпускные (письмо ФНС РФ от 06.03.2015 N 7-3-04/614@) дала ответ, что всю сумму отпускных нужно учитывать в том отчетном периоде, когда они начислены. Суды также считают правомерным полностью учитывать отпускные в расходах того месяца, в котором они начислены (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.11.2012 N А27-14271/2011, от 26.12.2011 N А27-6004/2011).

По нашему мнению, если организация не готова к спорам с контролирующими органами, то ей следует придерживаться позиции Минфина и отражать отпускные в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.

• Читайте о том, как кадровый аудит филиала помог избежать штрафов на 3 млн рублей.

Доплата отпускных до оклада сотрудника

Работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах доплаты работнику до суммы месячного оклада при оплате отпускных в случае, если доход, полученный в течение месяца, меньше суммы месячного оклада. По мнению чиновников, налогоплательщик имеет право учесть данную доплату в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, в соответствии с положениями п. 25 ст. 255 НК РФ, т.е. как другие виды расходов, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором и (или) иным ЛНА (Письмо Минфина РФ от 09.08.2010 N 03-03-06/1/535).

Дополнительные отпуска, предусмотренные ЛНА

Если дополнительные отпуска предоставляются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, например, за ненормированный рабочий день (ст.116 ТК РФ), за работу во вредных условиях труда согласно проведенной специальной оценки условий труда, за работу в удаленных районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, то средний заработок учитывается для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда (ст. 252, 255 НК РФ).

Но работодатель может в ЛНА или трудовом договоре предусмотреть дополнительные отпуска для работников, НЕ установленные законодательством. Такие затраты в расходах для целей налогообложения прибыли организаций НЕ учитываются. Это прямо установлено п. 24 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 20.01.2022 N 03-03-06/1/3024).

Лето — удобное время для проведения первого этапа аудита: уже есть данные и отчетность за 1-й квартал и полугодие, у компаний и аудиторов ниже нагрузка, а до конца года остается время исправить ошибки, подать уточненные декларации и собрать недостающие документы.

Потратьте несколько дней на аудит сейчас — чтобы не разбираться с ошибками и последствиями в конце 2026.

Аудит летом — выгодно и с максимальной защитой от налоговых и личных рисков. Узнать подробности и назначить встречу >>